@2010 - 2023 Copyright by Elżbieta Nieradko.

 

OBM Elżbieta Nieradko 

ul. Żurawia 6/12, lok. 766, 00-503 Warszawa

NIP: 5213641211

e-mail: elzbieta@nieradko.pl

rozmowa telefoniczna

 

 

Zapraszam Cię do odsłuchania nagrania z konferencji dla freelancerów i wirtualnych asystentek. 
Agnieszka Owczarczak odpowiedziała na moje pytania o to, jak to się stało, że zdecydowała się na przekwalifikowanie zawodowe, na zmianę zawodu i skąd pomysł na wirtualną asystę. 

 

 

Posłuchaj

Agnieszka Owczarczak - bio

 

W życiu zawodowym robiła wiele rzeczy i szukała swojego miejsca.

 

Była jednym z wielu trybików w dziale marketingu i reklamy w branży filmowej, specjalistą do spraw administracyjnych w hurtowni części elektronicznych, pracownikiem działu windykacji i panią z dziekanatu. Zawsze aktywna na wielu płaszczyznach. Jako pracownik, mama we wszelkich możliwych radach rodziców i wolontariuszką w fundacji wspierającej rozwój dzieci i rodziców.

 

Obecnie buduje swój zespół wirtualnych asystentek, a dla klientów głównie działa w obszarze marketingu, tworzy i organizuje wydarzenia, mailingi, prowadzi SM oraz wdraża i szkoli nowych pracowników do działu wsparcia klienta. Tworzy landingi, grafiki, ogarnia strony postawione na WP.

 

Jeśli doba i dla niej robi się za krótka, znajduje osoby, które w jej imieniu udzielają wsparcia klientowi i robi to bardzo skutecznie. W związku z rozwojem biznesów swoich klientów ostatnimi czasy coraz częściej funkcjonuje jako wirtualny projekt manager.

 

Prywatnie mam 3. dzieci, 3 koty, psa, gekona, ślimaki afrykańskie, patyczaki, liśćce, straszyki i wije tzn. dzieci mają zwierzyniec, a ja tym zarządzam ;-) Nagrała krótkiego audiobooka i podobno dobrze się jej słucha. Jeśli będzie taka potrzeba, to głosu chętnie gdzieś użyczy.

 

Uwielbia czytać, szyć, szydełkować i uczyć się nowych rzeczy. Ostatnio mapy myśli i strzelectwo sportowe (z sukcesami!) wskoczyły na podium tego, co Wirtualna Jagna lubi jeszcze bardziej.

Mam nadzieję, że znalazłaś w tym odcinku coś dla siebie.

Jeśli masz pytania — napisz do mnie na elzbieta@nieradko.pl

A jeżeli potrzebujesz bardziej namacalnego/realnego wsparcia w realizacji swoich planów — zapraszam Cię do zapoznania się z moją ofertą — KLIKNIJ TU

Agnieszka korzystała u mnie z konsultacji indywidualnych, mentoringu i pakietu dokumentów niezbędnych wirtualnej asystentce. 

Transkrypcja z rozmowy

Nawet nie wiedziałam, że taki zawód istnieje — czyli jak się zaczęła moja przygoda z wirtualną asystą. 

 

 

Ela Nieradko: Agnieszko, czy można powiedzieć, jak to się stało, że zdecydowałaś się na przekwalifikowanie?

Agnieszka Owczarczak: Trochę przypadek, trochę życie mnie do tego zmusiło. Wypadłam na dłuższy czas ze względów zdrowotnych z obiegu zawodowego. Ta luka w życiorysie nie sprzyjała, gdy po dłuższej przerwie próbowałam znaleźć pracę. Natomiast moja serdeczna przyjaciółka zapytała mnie: „A może wirtualna asystentka? Bo robiłaś takie i takie rzeczy. I to też robią wirtualne asystentki”. Na tym etapie nawet nie wiedziałam, że jest taki zawód. Zaczęłam googlować, szukać. No i pomysł kiełkował. Na tyle fajnie, że wpisywał się idealnie w to, jak ja żyję i czego ja potrzebuję i to, co robiłam wcześniej. Na plus była też moja chęć uczenia się i doskonalenia. Powiedziałam „Tak, to jest, to jest dla mnie. Wchodzę w to”. 
 

Wiem, że jeszcze wszystkiego nie wiem, czyli o moich obawach i wyzwaniach w wirtualnej asyście.

 

EN: A czy miałaś jakieś obiekcje, Pytania? Może wyzwania?

AO: Obiekcji miałam mnóstwo, obaw jeszcze więcej i cała masa tych rzeczy nadal mi towarzyszy. To wynika tylko z moich predyspozycji. Mam wiecznie poczucie, że jeszcze mogę się czegoś nauczyć, że jeszcze czegoś nie wiem. Myślę jednak, że to jest bardzo pozytywna cecha. Przy okazji towarzyszy mi taka obawa, czy ja dam radę. Dodatkowo często bym chciała mieć wszystko na już, natychmiast umieć. Chciałaby mieć taki jeden pakiet moich możliwości pomnożony razy dziesięć. Cokolwiek by się nie zadziało, to jestem absolutnie przygotowana. Tak myślę, tak mi się marzy. Mam to cały czas z tyłu głowy. Więc jak to połączyć? Oczywiście cały czas są te obawy i  wyzwania każdego dnia. 

Planowanie jest u mnie przede wszystkim też związane z tym, że im więcej rzeczy robię, tym mam większą świadomość tego, co jeszcze mogłabym robić albo co jeszcze bym chciała robić.

Więc jeżeli ktoś ma taką romantyczną wizję, że się nauczy iluś rzeczy i sobie tak usiądzie, już sobie to będzie robił i w ogóle będzie tak lekko i przyjemnie, niestety tak nie jest. Jak chcesz się rozwijać, to te wyzwania są cały czas i ciągle je sobie stawiamy. Klienci je stawiają, bo też wymyślają różne rzeczy, których ja jeszcze nie robiłam.

 

Oddała swojego klienta komuś innemu- czyli o mojej drodze w zmianie kwalifikacji zawodowych, w zmianie zawodu.

 

EN: A czy korzystałaś z jakiegoś wsparcia w przekwalifikowaniu się i mam tutaj na myśli te źródła bezpłatne i płatne?

AO: Tak. Zaczęło się od e-booka, żeby poczytać, czym to w ogóle jest (wirtualna asysta), o co chodzi, jak to wygląda.

Później szukałam mentoringu i zgłosiłam się do jednej osoby.

Rozmawiałyśmy dosyć długo i ona (w ogóle mnie urzekło, że oddała klienta) uznała, że ktoś inny będzie mógł mi lepiej pomóc i skierowała mnie do Ciebie, pomimo że ona też się zajmuje mentoringiem. Pola, bardzo Ci dziękuję. Odpowiedzialnie i bardzo uczciwie podeszła do tego, że w jej ocenie ktoś inny będzie w stanie mi pomóc. To była pomoc płatna.

Różnego rodzaju kursy, również taki mini kurs bezpłatny, wywiady z wirtualnymi asystentami na YouTube. Kurs na wirtualną asystentkę- płatny, kurs na WordPress -płatny. Więc jakby czerpałam zewsząd. Nawet teraz mam wrażenie, że rzuciłam się na to aż za bardzo.

Tak przeglądając pocztę, okazało się, że jest kilka rzeczy, które gdzieś pobrałam darmowych albo nawet niekoniecznie darmowych, za jakąś drobną opłatą i do tej pory nie było potrzeby, żeby z tego skorzystać. Okazało się, że mój entuzjazm był na wyrost i tego nie potrzebuję, przynajmniej na tym etapie, ale mam.

 

Pierwszy klient, czyli o tym ja budować długoterminową i satysfakcjonującą współpracę.

 

EN: A czy pamiętasz, jak nawiązały się pierwsze współprace i czego one dotyczyły? 

AO: Tak, zdecydowanie. Mój pierwszy klient wziął się ze szkolenia, był prelegentem w czasie kursu dla wirtualnych asystentek. I na sam koniec od prowadzącej padło pytanie, czy on ma wirtualną asystentkę i dlaczego bez względu na odpowiedź.

I klient odpowiedział (prelegent- wtedy) powiedział, że on nie ma wirtualnej asystentki, że jego zespół mu wystarcza, natomiast szykuje mu się projekt, do którego będzie potrzebował takiego dodatkowego wsparcia. Chodzi o transkrypcje webinarów, które on nagrywa. Wzięłam głęboki oddech, bo chciałam od razu pisać, że ja zapraszam, poproszę i w ogóle jestem najlepsza na świecie. Natomiast powstrzymałam się, napisałam do niego od razu po zakończonym webinarze. I pierwsze pytanie było, jaką masz ofertę? I tu pierwszy zonk, bo ja jeszcze tej oferty nie miałam, nie miałam działalności. Ja się właśnie uczyłam. Klient podszedł do tego bardzo rozsądnie. Mówi-  dobra, to masz taki i taki materiał, zrób mi wycenę. I tutaj ze wsparciem przyszła inna wirtualna asystentka, która takie rzeczy robi. Nie wiedziałam, jak to wycenić. Ktoś mi polecił konkretną osobę. Zapytałam. Pomogła mi to wycenić. Wyceniłam.  Przez parę tygodni tak się trochę ganialiśmy z moim przyszłym klientem, bo z jednej strony chciał, z drugiej strony to nie był właściwy czas. Więc ja zagajałam rozmowę, dopytywałam. Ja współpracuję tak, że liczę na komunikację. Jeżeli nie chcesz, to mi powiedz, że nie chcesz. Jeżeli  mam informację, że klient chce ze mną współpracować, to zakładam, że po prostu sto tysięcy rzeczy mogło się wydarzyć, że akurat nie w tym momencie. Ostatecznie zrobiłam jedną rzecz w ramach prezentu próbki. Zobacz, czy w ogóle o to ci chodzi. Robię to pierwszy raz w życiu. Daj mi informację zwrotną, czy to jest to, czy coś poprawić. Klient to zobaczył i się zachwycił. Absolutnie. Weszliśmy we współpracę. Na początku tylko transkrypcja, później dużo, dużo więcej.

Gdy akurat zwolnił mu się pracownik, stwierdził, że po co on ma szukać kogoś na zewnątrz, skoro ma mnie. I jak to określił pięknie "czytam mu w myślach" i „super nam się współpracuje”. Jest taka sobie Jagna, która może to zrobić. Wrzucimy na głęboką wodę, bo ja większości  rzeczy z tych obszarów, które były do zaopiekowania nie robiłam, ale uczciwie powiedziałam "nie wiem, nie umiem, nauczę się".

Aktualnie jest moim głównym klientem.  W lutym minie rok jak współpracujemy w zakresie: transkrypcja, social media, tworzenie wydarzeń i innych typowo asystenckich rzeczy. Bardzo, bardzo dużo fajnych i ciekawych wyzwań.

 

Wirtualna asysta wyobrażenia kontra rzeczywistość, czyli jak różni się moja obecna oferta od zakładanej na początku.

 

EN: Czy aktualnie Twoja oferta w jakiś sposób różni się w stosunku do tego, co było na początku?

AO: Tak, zdecydowanie się różni. Swoją ofertę wymyśliłam na początku bardzo asekuracyjnie.

To znaczy, popatrzyłam na profile innych dziewczyn, strony, poczytałam posty, profile na LinkedInie i znalazłam takie zadania, które pasowały do mojego wyobrażenia o tym zawodzie. Mnie się wydawało, że wirtualna asystentka to jest taka pani sekretarka, tylko że wirtualna. Przekładanie papierków tylko i wyłącznie, jakiś kalendarz, edycja dokumentów, odpowiadanie na maile, odbieranie telefonów i tego rodzaju rzeczy. I na początku takie rzeczy po prostu miałam.

Mój pierwszy klient wrzucił mnie na głęboką wodę, pokazał mi, jaka jest jego faktyczna potrzeba, a nie to, co mi się wydaje. Jak ja widzę, to oferty wirtualnych asystentek bardzo często są bardzo do siebie podobne. Jak z nimi rozmawiam, to często jest tak, że w ofercie jest jedno, a robią tak naprawdę zupełnie coś innego, czyli odpowiadają na realną potrzebę klienta, a w ofercie mają to, co im się wydaje. Ja mam takie spostrzeżenie. Więc z takich typowo biurowych, administracyjnych rzeczy, o których ja sobie myślałam, że zacznę od tego, ani razu czegoś takiego nie zrobiłam i nie mam klientów, którzy by tego ode mnie potrzebowali.

Wydawało mi się, że tutaj nie ma przestrzeni na taką bardzo samodzielną lub kreatywną pracę, tylko i wyłącznie odtwórcza. Osobiście mam zlecenia wymagające dużej samodzielności i kreatywności, są to: prowadzenie social mediów, tworzenie grafik,  montaż filmów, to są główne obszary. Natomiast cała masa innych zadań, takich typowo asystenckich: znajdź hotel, znajdź catering, zadzwoń, też się zdarzają.

Natomiast ta oferta jakbym miała powiedzieć, czym najbardziej się różniła to: moja pierwsza oferta wyglądała tak, że tam były spisane rzeczy, które wydawało mi się, że ja mogę robić, że takie jest zapotrzebowanie. A to, co robię teraz, jest rzeczywistym odzwierciedleniem tego, czego klienci potrzebują. To nie jest tak, że tamtych rzeczy klienci nie potrzebują, jak najbardziej. Ja akurat takich klientów nie mam. I wyszłam im naprzeciw, rzuciłam się na głęboką wodę. Zaczęłam robić to, co oni faktycznie potrzebują, a nie upierać się, że ja będę robić takie, a nie inne rzeczy, bo tak mi się właśnie wydaje. Najwyraźniej biorąc pod uwagę moich klientów — źle mi się wydawało.

 

Działając w zgodzie z sobą, tych błędów bym nie popełniła.

 

EN: Czy możesz nam powiedzieć jakie błędy popełniłaś? Pamiętasz jakieś?

AO: Tak, zdecydowanie. Zdarzały mi się drobne wpadki, typu jakaś literówka w poście, mimo że są fantastyczne narzędzia, które to sprawdzają. Albo post opublikowany o złej godzinie, czy błąd na grafice. To są takie drobne rzeczy. 

Natomiast ze dwa razy jakby byłam za miękka w negocjacjach. Uważam, że to był błąd, bo na samym początku współpracy, właściwie na początku rozmowy o współpracy tak bardzo mi zależało na tym, żeby znaleźć klienta, bo trzeba coś jeść i przydałoby się zarabiać więcej niż jakieś absolutne minimum. Ugięłam się za bardzo. 

Miałam stawkę godzinową przemyślaną, nie wygórowaną, wzięłam pod uwagę, że w tym zawodzie dopiero zaczynam, więc nie szalałam. Natomiast trafiłam na klientów, którym się wydawało, że to jest zdecydowanie za dużo i były negocjacje cenowe. Od początku czułam, że ja nie chcę, oczywiście, że można iść na ustępstwa, ale pod warunkiem, że to jest w zgodzie ze mną. A ja tutaj czułam, że nie. I to było takie szarpanie się ze sobą, że nie nadajesz na tych samych falach, co klient, to nie rokuje dobrze. Na szczęście miałam te projekty i jednorazowe, i bardzo krótkotrwałe, więc zrobiłam to, co do mnie należało. Miałam poczucie, że moim podstawowym błędem było to, że było za mało asertywności i nie potrafiłam zawalczyć o to, w co wierzyłam. Więc te ustępstwa nie były dla mnie w porządku, a docelowo myślę, że także dla klienta.

 

Uciekaj albo się rozwijaj, czyli o momentach przełomowych w wirtualnej asyście.

 

EN: A pamiętasz jakieś momenty przełomowe?

AO: Momentem przełomowym było, gdy klient, dla którego robiłam bardzo małą rzecz, przedstawił mi kolejne dwa obszary, które powiedzmy, w 40% miałam opanowane, to dużo nie było. Podjęłam się współpracy, otwarcie mówiąc, że ja nie jestem wymiataczką w tym obszarze. Że czuję, że w tym obszarze dużo się mogę nauczyć. Potem okazało się, że z tych obszarów to naprawdę są cztery lub pięć obszarów, a reszta to są rzeczy, o których nie miałam zielonego pojęcia. Wdrożenie z poprzednim pracownikiem trwało dwa tygodnie na zasadzie instruktażu filmowego — szkoleniowego. Ja nic nie robiłam sama, tylko chłonęłam teorię. I po dwóch tygodniach zostałam sama z tymi wszystkimi obszarami, które nie do końca były przeze mnie opanowane do perfekcji, a trzeba było stanąć na wysokości zadania i to zrobić. Z tyłu głowy miałam "uciekaj", "nie dasz rady", "za dużo", "będzie kompromitacja". Z drugiej strony było poczucie odpowiedzialności, a tutaj drżenie rąk, drżenie głosu. To był przełom dla mnie. Schowałam w kieszeń te moje obawy, wzięłam się za bary z tematem. Miałam ochotę uciekać przez parę tygodni, pomimo że mnie to ekscytowało, że się uczę i daję radę bez większych wtop.

 

Mój prosty, ale dość nieoczywisty sposób na chwile zwątpienia.

 

EN: Skoro już mówimy o takich dość trudnych momentach, to czy miałaś chwile zwątpienia?

AO: Tak miewam. Natomiast ostatnio się nad tym zawiesiłam, kiedy one się pojawiają? Pewnie to oczywiste, dla mnie to nie było oczywiste, przynajmniej do pewnego etapu. Zwątpienie mnie dopada, kiedy nie zadbam o siebie, kiedy nie odpoczywam. Jak się rzucę na głęboką wodę na trzy, cztery, pięć dni to jest okay. Natomiast jeśli taki okres przeciążenia, gdzie ja nie zadbam o to, żeby odpocząć i się wyspać, by poczytać książkę, posłuchać muzyki, iść na spacer z psem do lasu. W momencie fizycznego przeciążenia dopadają mnie takie myśli: "ja nie chcę", "chcę z powrotem na etat, bo czy się leży, czy się siedzi, kasa się należy”. Poczucie, że ktoś płaci za prąd, za kawę itp. Miewam takie myśli. Wtedy pojawia się lampka i myśl "aha, znowu jesteś niewypoczęta". I tak zaczęłam planować odpoczynek. Nie na zasadzie "planuję w tym tygodniu przeczytać książkę" czy "planuję w tym tygodniu się wyspać" tylko wpisuję konkretnie w kalendarz np. "randka z mężem", "spacer do lasu", "drzemka w ciągu dnia". 30 minut, nie więcej. Azjaci o tym wiedzą, mają to wpisane w plan dnia, korzystajmy od bardziej wprawionych. Więc tak miewam kryzysy, jak o siebie nie zadbam. Jak jestem wypoczęta albo krótkotrwale przemęczona, okazuje się, że jest zupełnie inna energia i takie kryzysy to nie kryzysy.

 

Częste błędy początkujących wirtualnych asystentek — nie powielaj ich.

 

EN: Już na koniec naszej rozmowy, czy jest coś jeszcze, o co Cię nie zapytałam, a co chciałabyś przekazać osobom, które nas oglądają?

AO: Tak. Jest to obszar komunikacji. Mam takie doświadczenie, ponieważ chwili obecnej sama szukam kogoś do mojego zespołu wirtualnych asystentek, jak również z  obszaru mojego klienta. Są inne osoby, które potrzebują takiego wsparcia, albo chociażby się zastanawiają, czy to może być wsparcie i ja im trochę pomagam znaleźć takie osoby. Ja już nie mam aż tak dużej przestrzeni czasowej, a są dziewczyny, które mają. 

Ma takie spostrzeżenie, że temat komunikacji z klientem kuleje i to bardzo. W momencie, kiedy ja daje ogłoszenie, albo gdzieś rzucam taką informację wśród znajomych, że szukam konkretnej osoby i podaję, czego ja konkretnie oczekuję, jakie mam wymagania, takie podstawowe, że proszę o maila itd.  

Dziewczyny czytajcie ogłoszenia. Dostaje odpowiedzi, które nie mają nic wspólnego z tym, o co ja prosiłam. Wiem, że można tak siać dookoła, może coś się trafi, ale to jest strata energii i czasu. Mojego czasu również. Nie  potrzebuję, żeby ktoś do mnie pisał „szanowna, wielmożna Pani” 

Napisałaś? Przeczytaj raz jeszcze tę wiadomość. Daj do przeczytania innej osobie i dowiedz się, jak ona to odbiera. Zdarzyło mi się, że dostaje CV dziewczyny, która ma bardzo fajne doświadczenie, a pisze do mnie w takim tonie, że ja nie chcę z nią współpracować. 

To są takie drobne słówka, gdzie muszę się doszukiwać, prosić o ofertę, o stawkę, o doświadczenie w konkretnym obszarze, a ktoś mi pisze „proszę o kontakt”. To przecież ja już poprosiłam o kontakt i podałam źródło, którędy proszę o ten kontakt. 

Proszę o maila- a dostaję kilka wiadomości na messengerze. Ok, jest fajnie — gdy wysłałaś mi maila, ale nie masz ode mnie odpowiedzi — to napisz mi na messengerze, może przegapiłam, może nie miałam czasu. To jest w porządku. 

Forma ma znaczenie, jakich zwrotów używamy, to jest absolutna podstawa. Fantastyczne osoby, z dużym doświadczeniem, z fajną energią, szybko uczące się, fajne jako ludzie mogą stracić szansę na naprawdę genialną współpracę przez to, że chcą być pierwsze i na szybko wystają maila.

Jak patrzę, skąd wzięli się moi klienci to proaktywność. Ja nie znalazłam żadnego klienta z ogłoszenia. To są często konkursy ofert, ktoś szuka najtańszej usługi. 

Ja jak proponuję osobom, które ze mną współpracują, to nie zgadzam się  na najniższą lub poniżej godności stawkę. Nie chcę pośredniczyć we współpracy z osobą, która jest fatalnie opłacana. Moja rada też dla przyszłych wirtualnych freelancerów — nie zaniżajcie stawek, poniżej krytyki. Jak ja słyszę, że ktoś chce coś zrobić za 15 złotych za godzinę, to ja nie wiem, jak może być zadowolony klient i wirtualna asystentka z takiej pracy. Nie chodzi o to, żeby podpompować tę stawkę, bo to musi być realna stawka, oparta na tym, jakie mam doświadczenie i umiejętność i ile jest w stanie zapłacić klient i ile chce zapłacić. Może chcieć zapłacić trzy razy więcej, ale czy to jest tyle warte. Przemyślcie: komunikacja i proaktywność.

Znajdź sobie klienta, który ci się podoba, chcesz dla niego pracować, napisz do niego. Może teraz z tego nic nie wyniknie, może za pół roku coś wyniknie, może on cię zapamięta i ktoś inny będzie potrzebował i tobie zaproponuje współpracę. Warto wychodzić naprzeciw, dopytywać się, nie dostałaś odpowiedzi — zapytaj, ale błagam Was! Komunikacja! Dbajcie o formę - to ma znaczenie.

 

Bądźmy w kontakcie z Agnieszką Owczarczak

 

Jeśli chcesz pozostać w kontakcie z moim gościem, poniżej znajdziesz linki do jej miejsc w sieci. 

LinkedIn

Facebook

Instagram

 

Zmiana zawodu: wirtualna asystentka historia Agnieszki Owczarczak.

05 grudnia 2022