Wirtualna asystentka - wchodzę w to

Moim gościem była Agnieszka Owczarczak.

Opowiedziała jak to się stało, że zdecydowała się na zmianę zawodu i skąd pomysł na zostanie  wirtualną asystentką. 

Poznaj lepiej Agnieszkę:

"obecnie buduję swój zespół VA, a dla klientów głównie działam w obszarze marketingu, tworzę i organizuję wydarzenia, mailingi, prowadzę SM oraz wdrażam i szkołę nowych pracowników do działu wsparcia klienta. Tworzę landingi, grafiki, ogarniam strony postawione na WordPress".

Naszą rozmowę możesz posłuchać 👇

lub obejrzeć 👇

"Nawet nie wiedziałam, że istnieje zawód: wirtualna asystentka"

Trochę przypadek, trochę życie mnie zmusiło do zmiany zawodu, gdyż na dłuższy czas, ze względów zdrowotnych, wypadłam z obiegu zawodowego. Ta luka w życiorysie nie sprzyjała znalezieniu nowej pracy etatowej.

Wtedy moja serdeczna przyjaciółka zapytała mnie: „A może wirtualna asystentka? Bo robiłaś takie i takie rzeczy. I to też robią wirtualne asystentki”.
 

Zaczęłam googlować, szukać. Pomysł kiełkował. Wpisywał się idealnie w to, jak ja żyję i czego ja potrzebuję i to, co robiłam wcześniej. Mam głęboka potrzebę uczenia się i doskonalenia. Powiedziałam „Tak, to jest, to jest dla mnie. Wchodzę w to”. 

"Wiem, że jeszcze wszystkiego nie wiem"

Obiekcji miałam mnóstwo, obaw jeszcze więcej i cała masa tych rzeczy nadal mi towarzyszy. Wynikają one z moich naturalnych predyspozycji. Mam wiecznie poczucie, że jeszcze mogę się czegoś nauczyć, jeszcze czegoś nie wiem. Myślę, że to jest bardzo pozytywna cecha. Towarzyszy mi też obawa, czy ja dam radę? Te obawy i wyzwania towarzyszą mi stale. 

Często bym chciała mieć wszystko na już, albo coś umieć natychmiast. Chciałaby mieć taki jeden pakiet moich możliwości pomnożony razy dziesięć. Wtedy cokolwiek by się nie zadziało, miałabym poczucie, że jestem absolutnie przygotowana. 

Planowanie jest u mnie związane z tym, że im więcej rzeczy robię, tym mam większą świadomość tego, co jeszcze mogłabym robić albo co jeszcze bym chciała robić.

Jeżeli ktoś ma taką romantyczną wizję, że się nauczy iluś rzeczy i sobie tak usiądzie, już sobie to będzie robił i w ogóle będzie tak lekko i przyjemnie, to muszę go rozczarować: niestetniesy tak nie jest.

Jeśli chcesz się rozwijać, to te wyzwania są cały czas i ciągle je sobie stawiamy. Klienci też je nam stawiają, bo wymyślają różne zadania.

"Oddała swojego klienta komuś innemu"

Najpierw skorzystałam z e-booka, aby dowiedzieć się czym jest "wirtualna asysta", o co w niej chodzi, jak to wygląda. (jeśli Ty też masz takie zastanowienia kliknij tu i pobierz "Zanim zainwestujesz w rozwój w wirtualnej asyście".)

Robiłam różnego rodzaju kursy, czytałam wywiady z wirtualnymi asystentami na YouTube.

Kurs na wirtualną asystentkę - płatny, kurs na WordPress - płatny. Więc jakby czerpałam zewsząd. Nawet teraz mam wrażenie, że rzuciłam się na to - aż za bardzo. Gdy przeglądałam pocztę, okazało się, że jest kilka rzeczy, które gdzieś pobrałam lub kupiłam i do tej pory nie było potrzeby, żeby z tego skorzystać. 

Program Edukacyjny - Wirtualna Asysta z certyfikatem MEiN

Sprawdź szczegóły, jeśli:

👉 chcesz wrócić do aktywności zawodowej po przerwie, ale szukasz większej elastyczności niż praca na etacie,

👉 zaczynasz karierę zawodową lub planujesz się przebranżowić,

👉 chcesz zdobyć umiejętności i kompetencje potrzebne do wspierania innych przedsiębiorców,

👉 działasz już w wirtualnej asyście, ale czujesz, że nie wykorzystujesz całego potencjału tego nowego zawodu,

👉 masz świadomość potrzeby ciągłego rozwoju i samodoskonalenia, gdyż jest to bardzo dynamicznie zmieniający się obszar,

👉 nie chcesz tracić czasu i swojej energii na długie dojazdy,

Później szukałam mentoringu i zgłosiłam się do autorki szkolenia online, które robiłam.

Rozmawiałyśmy dosyć długo i ona uznała, że ktoś inny będzie mógł mi lepiej pomóc i skierowała mnie do Ciebie Elu. Pola odpowiedzialnie i bardzo uczciwie podeszła do tego, że w jej ocenie ktoś inny będzie w stanie mi pomóc. Urzekło mnie, że oddała klienta. 

Pierwszy klient

Mój pierwszy klient był prelegentem w kursie dla wirtualnych asystentek. W trakcie jego prelekcji padło pytanie, czy on ma wirtualną asystentkę i dlaczego bez względu na odpowiedź.

Odpowiedział, że nie ma wirtualnej asystentki, ponieważ w bieżących projektach jego zespół mu wystarcza. Natomiast szykuje mu się projekt, do którego będzie potrzebował dodatkowego wsparcia. Zadania do których potrzebował wsparcia, to były transkrypcje webinarów.

Chciałam od razu pisać, że ja zapraszam, poproszę i w ogóle jestem najlepsza na świecie, ale wzięłam głęboki oddech i napisałam do niego od razu po zakończonym webinarze.

Pierwsze pytanie, jakie otrzymałam po zgłoszeniu się to było: jaką masz ofertę? I pierwszy zonk, ponieważ ja jeszcze tej oferty nie miałam, nie miałam działalności. Dopiero się uczyłam.

Na szczęście klient podszedł do tego bardzo rozsądnie. Przesłał mi przykładowy materiał i poprosił o wycenę. Nie wiedziałam, jak to wycenić. Zapytałam wirtualnej asystentki, która na co dzień wykonywała takie zadania i ona mi podpowiedziała. Pomogła mi to wycenić.

Nie od razu po wycenie nawiązałam współpracę z tym klientem. Przez parę tygodni się trochę "ganialiśmy" , który z jednej strony chciał, z drugiej strony to nie był właściwy czas. Więc ja zagajałam rozmowę, dopytywałam.

Lubię współprace i relacje oparte na komunikacji. Jeżeli nie chcesz, to mi powiedz, że nie chcesz. Ale gdy mam informację, że klient chce ze mną współpracować, to zakładam, że po prostu sto tysięcy rzeczy mogło się wydarzyć, że akurat ten moment nie jest odpowiedni do rozpoczęcia działań.

Ostatecznie zrobiłam jedną rzecz w ramach "prezentu próbki", która przekonała klienta do rozpoczęcia współpracy. Wykonałam próbną tranksrypcję i ją mu przesłałam z pytaniem: "Zobacz, czy w ogóle o to ci chodzi. Robię to pierwszy raz w życiu. Daj mi informację zwrotną, czy to jest to, czy coś poprawić".

Klient to zobaczył i się zachwycił.

Absolutnie. Weszliśmy we współpracę. Na początku była tylko transkrypcja. Później dużo, dużo więcej.

Gdy z jego zespołu odszedł pracownik, stwierdził, że po co on ma szukać kogoś na zewnątrz, skoro ma mnie. I jak to określił pięknie "czytam mu w myślach" i „super nam się współpracuje”. Jest taka sobie Jagna, która może to zrobić.

Po rozszerzeniu współpracy wrzucił mnie na głęboką wodę. Większości rzeczy z tych obszarów, które były do zaopiekowania nie robiłam, ale uczciwie powiedziałam "nie wiem, nie umiem, nauczę się".

Aktualnie jest moim głównym klientem.  W lutym minie rok jak współpracujemy w zakresie: transkrypcja, social media, tworzenie wydarzeń i innych typowo asystenckich zadań.

Wirtualna asysta - wyobrażenia kontra rzeczywistość.

Swoją pierwszą ofertę stworzyłam bardzo asekuracyjnie. Co to znaczy? Popatrzyłam na profile innych dziewczyn, strony, poczytałam posty, profile na LinkedInie i znalazłam takie zadania, które pasowały do mojego wyobrażenia o tym zawodzie. Wydawało mi się, że wirtualna asystentka to jest taka Pani sekretarka, tylko że wirtualna. Przekładanie papierków, jakiś kalendarz, edycja dokumentów, odpowiadanie na maile, odbieranie telefonów i tego rodzaju rzeczy. I na początku takie rzeczy miałam w ofercie.

Pierwszy klient wrzucił mnie na głęboką wodę, pokazał mi, jaka jest jego faktyczna potrzeba, a nie to, co mi się wydaje.

Oferty wirtualnych asystentek często są bardzo do siebie podobne. Choć w rzeczywistości jest tak, że w ofercie jest jedno, a robią tak naprawdę zupełnie coś innego. Odpowiadają na realną potrzebę klienta, a w ofercie mają to, co im się wydaje. Z takich typowo biurowych, administracyjnych rzeczy, o których ja sobie myślałam, że zacznę od tego, ani razu czegoś takiego nie zrobiłam i nie mam klientów, którzy by tego ode mnie potrzebowali.

Wydawało mi się, że w wirtualnej asyście nie ma przestrzeni na bardzo samodzielną lub kreatywną pracę, tylko i wyłącznie odtwórcza.

W rzeczywistości zlecenia, które otrzymuję wymagają dużej samodzielności i kreatywności, są to: prowadzenie social mediów, tworzenie grafik,  montaż filmów. Natomiast cała masa innych zadań, typowo asystenckich: znajdź hotel, znajdź catering, zadzwoń, też się zdarzają.

To, co robię teraz, jest rzeczywistym odzwierciedleniem tego, czego klienci potrzebują. To nie jest tak, że tamtych rzeczy klienci nie potrzebują, potrzebują. Ja akurat takich klientów nie mam. Wyszłam na przeciw potrzebom klientów, których spotykałam i rzuciłam się na głęboką wodę, aby nauczyć się pływać w tym wirtualnym świecie zawodowym. 

"Działając w zgodzie z sobą, tych błędów bym nie popełniła"

Zdarzały mi się drobne wpadki, typu jakaś literówka w poście, mimo że są fantastyczne narzędzia, które to sprawdzają. Albo post opublikowany o złej godzinie, czy błąd na grafice. To są takie drobne rzeczy. 

Natomiast ze dwa razy byłam za miękka w negocjacjach. Uważam, że to był błąd, bo na samym początku współpracy, właściwie na początku rozmowy o współpracy tak bardzo mi zależało na tym, żeby znaleźć klienta, bo trzeba coś jeść i przydałoby się zarabiać więcej niż jakieś absolutne minimum. Ugięłam się za bardzo. 

Miałam stawkę godzinową przemyślaną, nie wygórowaną, wzięłam pod uwagę, że w tym zawodzie dopiero zaczynam, więc nie szalałam.

Od początku czułam, że nie chcę, oczywiście, że można iść na ustępstwa, ale pod warunkiem, że to jest w zgodzie ze mną. A ja tutaj czułam, że nie. I to było takie szarpanie się ze sobą, że nie nadajesz na tych samych falach, co klient, to nie rokuje dobrze. Miałam poczucie, że moim podstawowym błędem było to, że było za mało asertywności i nie potrafiłam zawalczyć o to, w co wierzyłam. Więc te ustępstwa nie były dla mnie w porządku, a docelowo myślę, że także dla klienta.

Uciekaj albo się rozwijaj, czyli o momentach przełomowych w wirtualnej asyście.

Momentem przełomowym dla mnie było, gdy klient, dla którego robiłam bardzo małą rzecz, przedstawił mi kolejne dwa obszary, które powiedzmy, w 40% miałam opanowane. Podjęłam się współpracy, otwarcie mówiąc, że "ja nie jestem wymiataczką w tym obszarze. Jednak czuję, że w tym obszarze dużo się mogę nauczyć". Wdrożenie z poprzednim pracownikiem trwało dwa tygodnie na zasadzie instruktażu filmowego. Ja nic nie robiłam sama, tylko chłonęłam teorię. I po dwóch tygodniach zostałam sama z tymi wszystkimi obszarami, które nie do końca były przeze mnie opanowane do perfekcji, a trzeba było stanąć na wysokości zadania i to zrobić. Z tyłu głowy miałam "uciekaj", "nie dasz rady", "to za dużo", "będzie kompromitacja". Z drugiej strony było poczucie odpowiedzialności.

To był przełom dla mnie. Schowałam w kieszeń te moje obawy, wzięłam się za bary z tematem. Miałam ochotę uciekać przez parę tygodni, pomimo że mnie to ekscytowało, że się uczę i daję radę bez większych wtop.

Mój sposób na chwile zwątpienia.

Zwątpienie mnie dopada, kiedy nie zadbam o siebie, kiedy nie odpoczywam. Jak się rzucę na głęboką wodę na trzy, cztery, pięć dni to jest okay. Natomiast jeśli jest taki okres przeciążenia, w trakcie którego ja nie zadbam o to, żeby odpocząć i się wyspać, czy też poczytać książkę, posłuchać muzyki, iść na spacer z psem do lasu. W momencie fizycznego przeciążenia dopadają mnie takie myśli: "ja nie chcę", "chcę z powrotem na etat, bo czy się leży, czy się siedzi, kasa się należy”. Poczucie, że ktoś płaci za prąd, za kawę itp. Miewam takie myśli.

Wtedy pojawia się lampka i myśl "aha, znowu jesteś niewypoczęta". Dlatego zaczęłam planować odpoczynek. Nie na zasadzie "planuję w tym tygodniu przeczytać książkę" czy "planuję w tym tygodniu się wyspać" tylko wpisuję konkretnie w kalendarz np. "randka z mężem", "spacer do lasu", "drzemka w ciągu dnia". 30 minut, nie więcej. Więc tak miewam kryzysy, jak o siebie nie zadbam. Jak jestem wypoczęta albo krótkotrwale przemęczona, okazuje się, że jest zupełnie inna energia i takie kryzysy to nie kryzysy.

Częste błędy początkujących wirtualnych asystentek — nie powielaj ich.

Mam takie spostrzeżenie, że temat komunikacji z klientem kuleje i to bardzo. W momencie, kiedy ja daje ogłoszenie, albo gdzieś rzucam taką informację wśród znajomych, że szukam konkretnej osoby i podaję, czego ja konkretnie oczekuję, jakie mam wymagania, takie podstawowe, że proszę o maila itd.  

Dziewczyny czytajcie wyraźnie ogłoszenia.

Dostaje odpowiedzi, które nie mają nic wspólnego z tym, o co ja prosiłam. Wiem, że można tak siać dookoła, może coś się trafi, ale to jest strata energii i czasu. Mojego czasu również. Nie potrzebuję, żeby ktoś do mnie pisał „Szanowna, wielmożna Pani” 

Napisałaś? Przeczytaj raz jeszcze tę wiadomość. Daj do przeczytania innej osobie i dowiedz się, jak ona to odbiera. Zdarzyło mi się, że dostaje CV dziewczyny, która ma bardzo fajne doświadczenie, a pisze do mnie w takim tonie, że ja nie chcę z nią współpracować. 

To są takie drobne słówka, gdzie muszę się doszukiwać, prosić o ofertę, o stawkę, o doświadczenie w konkretnym obszarze, a ktoś mi pisze „proszę o kontakt”. To przecież ja już poprosiłam o kontakt i wskazałam, którędy proszę o ten kontakt. 

Proszę o maila - a dostaję kilka wiadomości na messengerze. Ok, jest fajnie — gdy wysłałaś mi maila, ale nie masz ode mnie odpowiedzi — to napisz mi na messengerze, może przegapiłam, może nie miałam czasu. To jest w porządku. 

Forma ma znaczenie, to, jakich zwrotów używamy, to jest absolutna podstawa.

Fantastyczne osoby, z dużym doświadczeniem, z fajną energią, szybko uczące się, fajne jako ludzie mogą stracić szansę na naprawdę genialną współpracę przez to, że chcą być pierwsze i na szybko wysyłają maila.

Jak patrzę, skąd wzięli się moi klienci to proaktywność. Ja nie znalazłam żadnego klienta z ogłoszenia, ponieważ są to często konkursy ofert, ktoś szuka najtańszej usługi. 

Ja jak proponuję współpracę swoim podwykonawcom, to nie zgadzam się na najniższą lub poniżej godności stawkę. Nie chcę pośredniczyć we współpracy z osobą, która jest fatalnie opłacana.

Nie zaniżajcie stawek, poniżej krytyki.

Jak słyszę, że ktoś chce coś zrobić za 15 złotych za godzinę, to ja nie wiem, jak może być zadowolony klient i wirtualna asystentka z takiej pracy. Nie chodzi o to, żeby podpompować tę stawkę, bo to musi być realna stawka, oparta na tym, jakie mam doświadczenie i umiejętność i ile jest w stanie zapłacić klient i ile chce zapłacić. Może chcieć zapłacić trzy razy więcej, ale czy to jest tyle warte.

Przemyślcie: komunikacja i proaktywność.

Znajdź sobie klienta, który ci się podoba, chcesz dla niego pracować, napisz do niego. Może teraz z tego nic nie wyniknie, może za pół roku coś wyniknie, może on cię zapamięta i ktoś inny będzie potrzebował i tobie zaproponuje współpracę. Warto wychodzić naprzeciw, dopytywać się, nie dostałaś odpowiedzi — zapytaj, ale błagam Was! Komunikacja! Dbajcie o formę - to ma znaczenie.

Chcesz zostać w kontakcie z Agnieszką?

Ponad 50 pytań w prosty sposób sprawdzających Twoją wiedzę techniczną, biznesową i freelancerką.

✅ Zweryfikować, czy masz już umiejętności potrzebne do rozpoczęcia kariery jako wirtualna asystentka lub freelancerka.

✅ Zrozumieć, co jeszcze musisz opanować, aby wspierać przedsiębiorców działających online.

✅ Odkryć, jak daleko jesteś od wymarzonej pracy, która pozwoli Ci pracować z dowolnego miejsca i na własnych zasadach.

Mam wiedzę i doświadczenie, aby pomóc Ci w skutecznym rozpoczęciu i skalowaniu działań w wirtualnej asyście. 

Jeśli chcesz zobaczyć opinie o współpracy ze mną - KLIKNIJ TU 

Zobacz poniżej jak mogę Ci pomóc:

OBM Elżbieta Nieradko NIP: 5213641211

ul. Żurawia 6/12, lok. 766, 00-503 Warszawa

e-mail: elzbieta@nieradko.pl   |  881689833  rozmowa telefoniczna

@2010 - 2024 Copyright by Elżbieta Nieradko

Regulamin

Polityka prywatności i plików cookies