13 listopada 2018
Współpraca z wirtualną asystentką jest specyficzna. Osoba ta powinna posiadać
07 listopada 2018
Bardzo częstym pytaniem, które zadają przedsiębiorcy jest “w czym mi
31 października 2018
Jeśli rozliczasz się z klientem na podstawie przepracowanych roboczogodzin, to

Stawiam Ci kawę i ciacho :) 

 

Być może już spotkałeś się z pojęciem złej wielozadaniowości (bad multitasking). Jeśli jednak nie, to tylko krótko wyjaśnię. Powstaje ona wtedy, gdy człowiek ma do zrobienia tak wiele zadań, z których pierwsze goni drugie, drugie — trzecie i tak w kółko. Chcąc zareagować na jedno zdarzenie, przerywamy inne w trakcie jego wykonywania. Na przykład jesteś w trakcie rozpisywania strategii dla nowego kursu on-line, ale zapomniałeś wystawić fakturę za poprzedni miesiąc, a dziś już piętnasty i musisz to zrobić natychmiast, a jeszcze do tego klient do Ciebie dzwoni, bo nie wysłałeś mu obiecanych materiałów po konsultacji i przypomina się już piąty raz.

 

W rezultacie, zamiast skupić się na tym, co przyniesie Ci zyski, gasisz pożary, które są spowodowane nie zapominalstwem, a tym, że doba dla każdego ma tylko 24 godziny. Znasz to skądś? Możesz mi wierzyć lub nie, ale na pocieszenie Ci powiem, że nie jesteś w tym osamotniony. Nie zmieni to jednak faktu, że takie sytuacje stwarzają Ci wiele stresu i trudno później płynnie przejść do tego, co robiłeś.

 

Nie piszę tego jednak po to, żeby wyjaśniać Ci, jakie spustoszenie w Twoim organizmie tworzy zła wielozadaniowość. Skąd ona jednak się bierze. Jako przedsiębiorca — jednoosobowa działalność gospodarcza, bez różnicy czy masz swoje biuro, czy działasz w modelu no office, jesteś sterem, żeglarzem, okrętem i kapitanem dla swojego okrętu — firmy.

 

 

Pełnisz w niej funkcje:

 

  • Fakturzystki — wystawiasz faktury i nawet jeśli masz ten proces zautomatyzowany, to co jakiś czas zdarzają się korekty, dokumenty sprzedażowe i kosztowe trzeba przekazać do księgowości (o ile sam nią nie jesteś).

 

  • Księgowej — to rzadziej, przedsiębiorcy, którzy się do mnie zgłaszają i pytają, w jaki sposób mogę ich wesprzeć, w 99% księgowość już mają oddelegowaną na zewnątrz.

 

  • Asystentki (office managera, jeśli masz kilku podwykonawców) - przygotowanie oferty dla klienta, potwierdzenie terminu spotkania, odbieranie telefonów od klientów, odpowiadanie na wiadomości mailowe, wyszukiwanie ofert dostawców i podwykonawców oraz weryfikacja ofert o tych podmiotów, wyszukiwanie wydarzeń, na których warto, żebyś się pojawiła i zgłoszenie Twojej kandydatury na wydarzenie oraz później cała koordynacja z organizatorami i wiele innych.

 

  • Help desku, czyli działu technicznego — zawiesił się komputer? Program e-malingowy nie chce działać, jak należy? Trzeba skonfigurować mikrofon, żeby wydobyć z niego maksimum możliwości? Trzeba zainstalować i skonfigurować nowe oprogramowanie?

 

  • Web developera — nawet jeśli stronę internetową zrobił Ci profesjonalista, to czy z każdą aktualizacją, czy nową wtyczką do niego idziesz? Kto wprowadza zmiany na stronie internetowej, czyli wrzuca fizycznie na stronę to, co przygotował copywriter?

 

  • Copywritera — teksty na stronę internetową czy bloga się same przecież nie napisały...

 

  • Blog managera — posiadanie bloga, to nie tylko wrzucanie tam treści, to też przewidywanie jakie zapytania związane z branżą, w której się poruszasz, wpisują i będą wpisywali potencjalni klienci przy wyszukiwaniach w Google, i tworzenie tematów odpowiadających na ich zapytania. To tworzenie strategii rozwoju bloga.

 

  • Prawnika — regulamin, polityka prywatności i plików cookies, stworzenie procedur do zgłoszeń z RODO. Przygotowanie treści umów, na których później może bazować asystentka. Treści klauzul poufności, czy umowy powierzenia danych osobowych. W jednoosobowej działalności gospodarczej, na Tobie spoczywa odpowiedzialność za to, co zrobiłeś i czego nie zrobiłeś — nieznajomość prawa nie jest usprawiedliwieniem.

  • Marketera — to nie tylko ustawianie reklam na Facebooku, czy automatyzacji w systemie mailingowym. Ktoś załatwił Ci wywiad u znanego podcastera albo w telewizji? Artykuł na temat Twojej branży, Twojego autorstwa pojawił się w magazynie branżowym?

  • Grafika — potrzebujesz loga, wizytówki, a może plakatów, czy roll up-u na konferencję? A może warto odświeżyć wizerunek twojej strony internetowej, przygotować nową wizualizację marki. Nowy kurs potrzebuje innej energii i trzeba ustalić mu nową kolorystykę, nowe szablony do prezentacji, pdf-ów?

  • Sprzedawcy — kto ustala warunki zakupu Twoich usług, negocjuje z klientami, obmyśla strategię sprzedaży nowego kursu on-line i działa wspólnie z działem marketingu. To ten dział Twojej firmy generuje jej przychody, które pozwalają na jej istnienie i opłacalność działania innych działów.

  • Project managera — wymyśla strategię rozwoju Twojej marki i przedstawia ją dyrekcji, rozpisuje plany produkcji Twoich kolejnych produktów lub usług, sprawdza ich opłacalność, ryzyko, bada potencjalny rynek zbytu. Po wypuszczeniu pierwszej partii produktu (np. pierwszej edycji kursu) sprawdza, co było dobre, co zawiodło, gdzie należy go udoskonalić. Robi ewaluacje, analizuje wyniki. Oblicza ROI (zwrot z inwestycji) dla Twoich projektów.

 

  • Dyrektora — o ile masz jeszcze czas i siły cieszyć się tą funkcją ;).

 

 

Naliczyłam ich aż 13!

 

I powiem Ci z ręką na sercu, że to nie wszystkie, bo możesz być jeszcze: kierowcą, kurierem, działem badań i rozwoju… i tak dalej.

 

 

Tylko od Ciebie zależy, czy zajmiesz stanowiska strategiczne w swojej firmie, a pozostałe delegujesz. Chciałam Ci tylko pokazać, jak wieloma tematami się zajmujesz.

 

Nie powiem Ci, że rozpraszasz w ten sposób swoją uwagę.

 

Nie powiem Ci też, że mógłbyś skalować swoją firmę bardziej efektywnie, delegując niestrategiczne zadania.

 

To Twój okręt!

 

 

 

 

 

 

Dziękuję za Twój czas,

 

Ela Nieradko

 

 

 

 

ps1. Napisz do mnie, jeśli potrzebujesz wsparcia.

 

ps2. Serdecznie zapraszam: Wirtualna Asystentka - grupa dla osób chcących rozpocząć współpracę z VA

Uprzedzam - zatwierdzamy tylko zgłoszenia osób, które wypełniły ankietę.

 

 

 

 

 

 

Zła wielozadaniowość na poziomie zbyt wielu ról w swojej firmie, 
czyli za co tak naprawdę jesteś odpowiedzialny jako właściciel?

24 października 2018

STREFA KLIENTA