@2010 - 2021 Copyright by Elżbieta Nieradko.

Oferta wirtualnej asystentki

Dostaję ogrom pytań odnośnie oferty: co powinna zawierać, jak wyglądać, o czym pamiętać. 

 

Oferta wirtualnej asystentki może mieć różną formę - strona www, mail, prezentacja, wideoprezentacja, pdf, itd. Powinna mieć zwięzłą formę i prezentować esencję tego, co chcesz przekazać, żeby Twój potencjalny klient nie tracił czasu. Wszak wszyscy cierpimy na deficyt czasu :( Pamietaj też, aby nie przesadzić z grafikami i ilością kolorów - im bardziej oferta będzie męczyła wzrok odbiorcy tym mniejsze prawdopodobieństwo, że ją przeczyta (nawet pobieżnie).

 

Oferta jest Twoją wizytówką. Jest to świadectwo tego jak będziesz współpracować z klientem, dlatego powinna być usystematyzowana, spersonalizowana, zwięzła i zawierająca tylko potrzebne informacje (nie umieszczamy w ofercie historii swojego życia ;) )

 

Uniwersalna oferta handlowa, dociera do wszystkich, ale tak naprawdę nie zostaje odebrana przez nikogo.

Dlaczego? Ponieważ nie jest spersonalizowana.

Skuteczna oferta, powinna zawierać słowa kluczowe ważne dla potencjalnego klienta.

 

 

O czym musisz pamiętać, tworząc ofertę?

 

Podczas tworzenia oferty warto, żebyś pamiętała, że klient nie musi mieć doświadczenia we współpracy z wirtualną asystentką. Jeśli klient nie miał wcześniej okazji pracować z wirtualną asystentką, zaproponuj w ofercie różne rozwiązania, które jesteś w stanie mu zaoferować (oczywiście w obrębie jego potrzeb), pokaż się jako profesjonalistka, która przeprowadzi klienta przez cały proces współpracy. Przedstaw możliwe formy rozliczenia, pamiętaj o umowie, wszystkie możliwości, które wg Ciebie są istotne, ale niech one będą dostosowane do klienta, a nie całe Twoje spektrum działań, w tym rzeczy, które danemu klientowi kompletnie nie będą potrzebne. 

 

Dopilnuj tego, żeby Twoja oferta odzwierciedlała Twoje umiejętności i prezentowała Cię w jak najlepszym świetle. Jeśli zajmujesz się grafiką, dopracuj swoją ofertę graficznie - przecież jest ona jednocześnie Twoim (wstępem do) portfolio. Zadbaj o brak literówek, o to, żeby ten pierwszy kontakt z klientem był naprawdę na jak najwyższym poziomie.

Niestety, ale jeśli w ofercie coś nie będzie się spinać, stawia to pod znakiem zapytania Twój profesjonalizm i Twoje umiejętności.

 

 

 

Zakładam, że chcesz zbudować dobrą, skuteczną ofertę, która pomoże Ci znaleźć klientów jako wirtualna asystentka, dlatego na początku poświęć czas na research i dobre poznanie potencjalnego klienta. Czym się zajmuje? Jakie działania prowadzi wokół swojego projektu/biznesu? Jaki ma styl komunikacji? Jakich zwrotów najczęściej używa? 

 

 

 

Jakie elementy powinna zawierać oferta?

 

  • Wstęp - pierwsza strona + nazwa firmy + imię nazwisko - to jest takie przedstawienie się i moment, w którym potencjalny klient wie z kim ma do czynienia. Umieszczenie swojego zdjęcia na pierwszej stronie nie jest wymogiem, ale każdy z nas lubi wiedzieć z kim ma doczynienia ;)  Ciekawym elementem jest również zawarcie swojego hasła/motta (jeśli takie posiadasz). Jeśli oferta jest odpowiedzią na ogłoszenie lub podsumowaniem po rozmowie handlowej warto również zawrzeć informację o czasie ważności oferty. 

  • Elevator pich - kilka słów o Twojej marce, o tym czym się zajmujesz, jaka jest Twoja specjalizacja, jakie usługi możesz na ten moment zaproponować.

  • Opis współpracy - przedstaw swoje usługi zgodnie z potrzebami klienta. Możesz tutaj wymienić programy, które obsługujesz, a jeśli widzisz, że w czymś poza potrzebami, któe wskazuje klient możesz mu jeszcze pomóć, to też jest dobre miejsce na ich zasugerowanie. 

  • Proces nawiązywania współpracy - tutaj pokazujesz, jak wygląda cały proces nawiązywania i trwania współpracy. Tu możesz też zaznaczyć czy rozliczacie się z efektu Twojej pracy (czyli faktura wystawiana jest z dołu), czy działania rozpoczynasz dopiero po otrzymaniu wynagrodzenia. To jest kwestia zaufania i zasad pracy, które dla siebie określiłaś. Dobrze widziana będzie również informacja, jaką Ty proponujesz ilość godzin w odniesieniu do ogłoszenia i zadań w nim przedstawionych. Wiesz, ile Ci to zajmie oraz wskaże to, ile godzin jesteś dostępna. Dzięki temu klient będzie wiedział, że masz więcej mocy przerobowych i jeśli współpraca z Tobą będzie mu odpowiadała, być może zgłosi się do Ciebie o rozszerzenie działań.

  • Cennik - jeśli przesyłasz ofertę na konkretne ogłoszenie, warto ten cennik spersonalizować, a co ważniejsze, pamiętać o nim! Tutaj powinna znaleźć się informacja o proponowanych rozliczeniach (projektowo, godzinowo, jeśli są oba warianty to pokazanie cen jednego i drugiego rozwiązania). Jeżeli pokazujesz rozliczenie godzinowe, fajnie jakbyś pokazała, co w tym określonym czasie jesteś w stanie zrobić. Zaznacz czy stawka jest netto, czy brutto. Istotną informacją jest również okres ważności pakietu. Dzięki temu klient wie, czy wykupione godziny, np. 10h, musi wykorzystać w ciągu miesiąca, czy ma na to np. kwartał. Jest to zabezpieczenie zarówno dla Ciebie, jak i dla klienta. Zawierając te informacje, Ty masz pewność, że współpraca się nie rozwlecze, a klient, że wie czego od Ciebie oczekiwać (jeśli chodzi o efekty Twojej pracy).

  • Potwierdzenie jakości usług - pokazanie tego, co zyskuje klient jeśli wybierze Cię do realizacji swoich zadań. Pokaż tutaj swoje kompetencje, swoje specjalizacje (nawet jeśli wspominałaś o nich wcześniej). Fajnie jakbyś w tym miejscu przedstawiła swoje referencje (np. za pomocą hiperłączy przekierowujących do Twojej strony). Pokaż swoje portfolio (znowu hiperłącza, grafiki zawarte w ofercie itp.). Jeśli nie możesz udostępnić referencji/portfolio, napisz w ofercie, jakie robisz zlecenia, jakie konkretnie działania wykonujesz w ich obrębie i zaznacz, że ze względu na umowę poufności nie możesz udostępnić portfolio/referencji. To również będzie dobrze wyglądało - zostaniesz odebrana jako osoba lojalna, dotrzymująca umowy.

  • Podsumowanie - to dosłownie 2-3 zdania na temat tego co oferujesz, co klient zyskuje nawiązując współpracę z Tobą.

  • Wezwanie do działania - zaproponuj konsultację wstępną, zachęć do napisania wiadomości, np. „proszę zostawić kontakt”, „umów się na konsultację wstępną”, itp. Możesz również po kilku dniach sama odezwać się do klienta i zapytać, czy chce się umówić na taką konsultację, podczas której odpowiesz na wszelkie pytania/wątpliwości.

  • Kontakt- wszystkie formy kontaktu z Tobą. Jakie? Mail, telefon, portale społecznościowe, w których najczęściej bywasz. Podaj tylko takie możliwości kontaktu, z których faktycznie korzystasz.  (ps. dobrze jest w stopce każdej strony podać dane kontaktowe, wtedy klient nie musi ich szukać ;) )

 

 

Czy układ graficzny oferty ma znaczenie?

 

Układ graficzny oferty jest równie istotny co jej zawartość. Rozplanuj to tak graficznie, żeby to nie był elaborat, a klient nie miał poczucia marnowanego czasu. Jeśli masz możliwość pokazania liczb/statystyk tego, jak Twoja praca przekłada się na efekty Twoich klientów - dołącz je! To również pokaże Cię w świetle profesjonalistki. Klient będzie czarno na białym widział, co dzięki Tobie może zyskać. 

 

W układzie graficznym istotne jest również to, żebyś pamiętała o spójności z kreacją Twojej marki i z tym jak się prezentujesz w sieci (jeśli prowadzisz konta w SM, stronę internetową). Zadbaj o hiperłącza, żeby klient łatwo mógł dotrzeć w Twoje miejsca, mógł poczytać komentarze o Twoich usługach, zobaczył, jak się komunikujesz.

 

 

Czy moja oferta będzie skuteczna?

 

Jeśli jesteś ciekawa czy oferta będzie konwertować, warto ją pokazać innym (niekoniecznie klientom, nie testuj na żywym organizmie ;) ). Często jest tak, że my pewnych elementów na pierwszy rzut oka nie widzimy, dlatego takie świeże spojrzenie może nam pokazać inną perspektywę ;) 

 

 

Czy muszę mieć stronę internetową, żeby pozyskiwać klientów?

 

To pytanie pojawia się bardzo często. Zarówno na mojej grupie, jak i w wiadomościach prywatnych/mailach. Pamiętaj, nie musisz mieć swojej strony internetowej. Jeśli masz fanpage, profil na LinkedIn, zadbaj o to, żeby to było Twoje miejsce w sieci, które będzie jednocześnie Twoją wizytówką. Uzupełnij wszystkie niezbędne informacje, zadbaj o uaktualnienie tych, które wpisałaś jakiś czas temu. Umieść swoje aktualne zdjęcie. Bądź aktywna na tych kanałach, daj się poznać potencjalnym odbiorcom. Do tych kanałów możesz odsyłać klienta w ofercie. Co nie zmienia faktu, że stronę internetową mieć warto - to najlepsze (ze wzgledu na funkcje, jakie możesz ustawić) miejsce na pokazanie swoich umiejętności i referencji. 

 

 

Wysyłam bardzo dużo ofert, a nie mam klientów - co jest nie tak z moją ofertą?

 

Jak sama widzisz, oferta jest jednym z kluczowych elementów pozyskiwania klientów - niezależnie od tego w jakiej formie ją przygotujesz. Zależy od niej bardzo dużo. Pomaga nam zyskać współpracę lub wręcz przeciwnie, zaprzepaści nasze szanse.

 

Warto poświęcić czas na jej przygotowanie i późniejsze dopracowanie. Pamiętaj o wymienionych wyżej elementach. Zadbaj o to, żeby była spersonalizowana. Pamiętaj, żeby przed wysłaniem oferty, po wyeksportowaniu jej do PDF, sprawdzić, czy nic się nie rozjechało, czy wszystko wygląda tak, jak tego chciałaś. Pamiętaj, żeby było krótko, treściwie, żeby zachęcała do kontaktu z Tobą. Istotna jest również nazwa pliku. Nie wysyłaj PDF o nazwie „oferta”. Prawdopodobnie klient dostanie kilkanaście maili (jeśli nie kilkadziesiąt) i jeśli każdy będzie nazwany w ten sam sposób, trudniej będzie Cię znaleźć. Podpisz ją np. oferta nazwa firmy dla kogo. Każdy załącznik, który będzie w mailu, niech ma odpowiednią nazwę, która ułatwi identyfikację Ciebie i kontakt z Tobą.

 

Oprócz ustalania polityki cenowej, omówienia procesu pozyskiwania klientów to główny temat, w którym wspieram wirtualne asystentki. To stały element spotkań mentoringowych i 90% konsultacji indywidualnych

Jeśli wysyłasz dużo ofert i nie są one: trudne w zrozumieniu, pstrokate, zbyt ogólnikowe - to najczęściej trudność w pozyskaniu nowych klientów nie leży w ofercie, a w sposobie w jakim się komunikujesz z klientami, w czasie reakcji, w Twojej pewności siebie, w... dużo elemetów z tego co robisz, jak się zachowujesz, jak sie komunikujesz ma wpływ na znalezienie klienta, a oferta to tylko jeden z tych elementów. 

 

PS. jeśli masz trudności w pozyskiwaniu klientów i chciałabyś, żebym sprawdziła czy i jak mogę Ci pomoć pisz śmiało - to nic nie kosztuje ;) elzbieta@nieradko.pl

 

 

 

 

 

Pozostańmy w kontakcie,

 

 

 

 

 

ps.

 

Szukasz wsparcia w skutecznym przekwalifikowaniu zawodowym do wirtualnej asysty?

Jeśli Twoje pytania wymagają indywidualnego podejścia i analizy sytuacji - zapoznaj się z moją ofertą spotkań indywidualnych i warsztatów grupowych.

 

Możesz też napisać bezpośrednio do mnie na elzbieta@nieradko.pl

 

Jakie korzyści niesie ze sobą prowadzenie bloga. Czy wirtualna asystentka powinna prowadzić blog?
10 września 2021

ostatnia aktualizacja: 

       


 

Wróć do bloga