Od asystentki stacjonarnej do asystentki wirtualnej. Historia Michaliny Ossowskiej
Mam wiedzę i doświadczenie, aby pomóc Ci w skutecznym rozpoczęciu i skalowaniu działań w wirtualnej asyście.
Jeśli chcesz zobaczyć opinie o współpracy ze mną - KLIKNIJ TU
Zobacz poniżej jak mogę Ci pomóc:
Długie dojazdy do pracy — motywacją do zmiany
Całe życie pracowałam jako asystentka albo jak manager. Pracowałam stacjonarnie, natomiast poza tym, że lubiłam swoją pracę, to irytowała mnie zależność od decyzji mojego pracodawcy. Na przykład — czy mi da urlop, czy tego urlopu mi nie da. Denerwowały mnie też kwestie dojazdowe. Jeśli chciałam mieć lepiej płatną pracę, to musiałam dojeżdżać. Jak później pracowałam w korporacji, to miałam dziennie do przejechania 60 km. Szukałam pomysłu na siebie. Szczególnie jak urodziłam pierwszą córkę, to stwierdziłam, że te dojazdy mnie wykończą.
Nie chciałam tracić wielu godzin na dojazdy. Trafiłam na artykuł o wirtualnej asyście. To było w 2018/2019 roku. Wtedy wirtualna asysta to była enigma. Nikt nic za bardzo o tym nie wiedział.
Czytając ten artykuł, pomyślałam: „To jest moja nisza! Ja chcę to robić!".
Byłam właśnie na macierzyńskim, a może już w kolejnej ciąży? To w tym samym czasie się poskładało. Stwierdziłam, że wykorzystam ten czas i się przekwalifikowałam ze stacjonarnej asystentki i managera na wirtualną asystentkę.
Czy wizja pracy pod palmami jest realna?
Moja wizja była prosta. Będę pracować tyle, co na etacie i zarabiać grube pieniądze. To było moje założenie bez świadomości, jak to wszystko wygląda. Po przepracowaniu dwóch lat w zawodzie jako wirtualna asystentka stwierdzam, że tak się nie da.
Nie da się pracować 8 godzin dla klienta i zarabiać grube pieniądze. To znaczy, da się zarabiać pieniądze. To jest niepodważalne. Natomiast nie da się pracować ciągiem 8 godzin.
To jest też powód, dlaczego często firmy zatrudniają wirtualne asystentki, a nie asystentki stacjonarne. Nie potrzebują tej asystentki na całe 8 godzin i wiedzą, że pracę można wykonać dużo szybciej, nie zatrudniając na etat. Natomiast ja miałam założenie, że to jest niszowy zawód, bo wirtualna asysta nie była dla mnie wtedy znana. Szukałam wtedy informacji, ale ich nie było.
No i pojawiła się pandemia. A jak się pojawiła pandemia, to wszyscy przerzucili się na wirtualny świat i nagle się zrobił „boom” i pojawiła się bardzo dużo konkurencja, i troszeczkę się pozmieniało. Jestem jednak zadowolona z tego, że wybrałam ten zawód i w dalszym ciągu uważam, że to jest właśnie ścieżka, którą chcę iść i która mnie rozwija. Przed pandemią, moja wizja też była taka, że będę pracowała za granicą. Planowałam na listopad, grudzień i styczeń, kiedy u nas jest smog, wyjeżdżać na Kanary i pracować zdalnie. Tak też robiliśmy. Nie pracowałam wtedy zdalnie, ale gromadziłam urlop na etacie, żeby tylko mieć 4-5 tygodni ciągiem, żeby móc wyjechać za granicę. Ale pojawiła się pandemia. Zamknęli nam granicę, więc pracuję zdalnie. Jednak nie miałam jeszcze przyjemności pracowania z laptopem na plaży. Mam nadzieję, że w tym roku się uda.
Kursy i dofinansowanie ze środków unijnych wsparciem dla nowej działalności gospodarczej
Na początku zapisałam się do wszystkich możliwych wirtualnych grup na Facebooku i wspierałam się doświadczeniem osób, które się tam wypowiadały. Trafiłam też na Twoją grupę, na grupę Karoliny i tam szukałam informacji. Później zapisałam się na newslettery. Z niektórych korzystam bardziej, z niektórych mniej. Miałam możliwość skorzystania z kilku kursów, które były jako pierwsze testujące i bezpłatne. To bardzo polecam.
Pomimo mojego doświadczenia jako asystentka czy manager i pomimo mojego doświadczenia, posiadając wcześniej własną działalność gospodarczą, w innym zakresie, te kursy mi też dużo wyjaśniły. Pomogły mi i ułożyły wiedzę, którą miałam, natomiast nie umiałam z niej skorzystać i dzięki kursom skorzystałam. Skorzystałam też z dofinansowanie z Unii Europejskiej. Aby otrzymać dofinansowanie, złożyłam wniosek w styczniu-lutym, a temat zamknęliśmy w czerwcu. Jeśli chodzi o główne dofinansowanie. Ta opcja, którą miałam, polegała na tym, że była możliwość założenia działalności wcześniej, zanim się podpisało umowę i dostało środki. Był to ryzykowne. Miało to swoje konsekwencje, o których też w umowie był zapis. Pomimo tego, że rozliczenie dotacji unijnej i bawienie się z tymi papierkami jest strasznie męczące, wręcz irytujące, to gra jest warta świeczki. Mówimy tutaj o kwocie około 50 tysięcy. Więc mieć 50 tysięcy na sprzęt, na programy itd., a nie mieć — to jest o co walczyć.
Komunikacja i wchodzenie w rolę eksperta — przepisem na sukces
Moja pierwsza współpraca, którą rozpoczęłam w styczniu 2019 roku, to była współpraca ze szkołą językową i współpracuję z nimi do dnia dzisiejszego. Nasze droga była „bumpy”, czyli wyboista, bo na początku super się dogadywałyśmy, przeszłyśmy też na „ty" i ta relacja naprawę była fajna. Natomiast w pewnym momencie ja zaczęłam się skupiać też na innych klientach, ponieważ chciałam się dalej rozwijać. Ta klientka jednak chciała, żeby to była praca na wyłączność, pomimo, że pracowałam dla niej około 20 godzin w miesiącu. Udało nam się dojść do porozumienia.
W międzyczasie ona też zatrudniła jeszcze jedną asystentkę, która była w stanie robić to, czego ja nie jestem. A ja nie jestem w stanie pracować po godzinie 16.00. Przynajmniej nie w takim wymiarze, w jakim wymaga szkoła językowa i kontakt z klientem czy nadzór lekcji. Jednak do dnia dzisiejszego współpracuję i jestem tym „backendem".
Później, jak już córka młodsza poszła do żłobka, to zdecydowałam się na dalszy rozwój i wysłałam tysiące maili, tysiące ofert. Odpowiadałam na wszystkie zapytania na Facebooku, na wszystkie ogłoszenia. Zawsze starałam się tę ofertę dopasować, ale nie było odzewu. Później stwierdziłam, że zacznę komentować w grupach przedsiębiorców, typu „biznesy 2.0” czy „przedsiębiorcze kobiety”. Tam, gdzie były zapytania, starałam się wchodzić w rolę eksperta i doradzić; „A jeżeli masz ochotę, to zapraszam do kontaktu”. Nienachalnie, tylko z wyborem. Dzięki temu przyszło do mnie trzech klientów znikąd. Po prostu. I to wszystkich 3 przyszło do mnie w odstępie 2 dni. Dalej się rozwijam. Pojawiły się kolejne nowe współprace i firma idzie do przodu. Zarabiam. To nie jest tak, że też dokładam. Zarabiam już w tej chwili, więc to jest najważniejsze.
Nie na wszystkim się znam, ale mam szerokie grono współpracowników
Od początku mówiłam, że nie będę zajmować się social mediami. Kurs Biznes Ninja, to nie były moje tematy. Oczywiście mogę odpowiadać na pytania czy na komentarze. Mogę odpowiadać na wiadomości na czacie, odpowiadać na telefony itd. Natomiast samo stricte postowanie — nie. I trzymam się tego, chociaż się tym zajmuję, ale nie personalnie, więc w pewnym sensie moja oferta się nie zmieniła. Mój zakres działań się nie zmienił. Jestem typem takiej stacjonarnej asystentki czy managera, który ogarnia biznes i jest tą prawą ręką. Natomiast mój wachlarz działań poszerzył się o współpracowników. Oferuję też dodatkowe rzeczy — grafikę, budowanie strony internetowej, prowadzenie social mediów i pisanie postów czy copywriting. To są rzeczy, o które moja oferta się poszerzyła, natomiast ja tego nie robię, tylko nadzoruję i zlecam.
Lepiej mieć rację czy relację?
Jeśli chodzi o błędy, to przede wszystkim nauczyłam się słuchać bardziej swojej intuicji i nie brać każdej oferty, i nie współpracować z każdym klientem. Czasami gra nie jest warta świeczki. Nauczyłam się też, że to, co jest na papierze, jest święte. Papier przyjmie wszystko.
Z kolei rozmowę telefoniczną nie zawsze można nagrać. Dlatego ustalenia telefoniczne nie są widoczne. Miałam taką sytuację, że klient mi nie płacił. Prosiłam, a on za każdym razem mówił: „Ależ Michalino! Oczywiście, ja Ci to dzisiaj przeleję!" No i tak przez 3-4 tygodnie.
Chodzi też o to, żeby ten klient szanował mnie i moją pracę.
Jeżeli mi nie płaci w terminie, to znaczy, że nie traktuje mnie poważnie i nie jesteśmy na jednym poziomie. Tego nie chcę. Dlatego sugeruję, żeby przynajmniej połowiczna płatność była „przed” a druga połowa „po” lub nawet cała płatność „przed”. W tej chwili przeszłam na ten system i moim klientom to pasuje.
Ba, ten klient, z którym miałam problem z tą płatnością, w dalszym ciągu z nim pracuję. Podniosłam stawkę i oprócz tego zrobiłam płatność „przed”. Jeżeli nie mam pieniędzy na koncie, to nie pracuję. To jest rozwiązanie. Wydaje mi się, że to jest w naszych głowach: „Bo ten klient na pewno nie będzie chciał ze mną współpracować, bo musi zapłacić z góry". On i tak to musi zapłacić. Wychodzi na jedno.
To co jeszcze pamiętam, to, że zaniżałam swoje ceny.
Owszem, wyszłam ze stawką 40 zł na godzinę. Widziałam, że są asystentki, które oferują 15 czy 20 złotych za godzinę. Zrobiłam research i nie, moje 40 złotych nie było bardzo wysoką stawką — nie na moje umiejętności, nie na moje doświadczenie i nie na moją wiedzę. Zdecydowanie ta stawka była za niska. Moja zasada jest taka, że jeżeli zrobisz research i sprawdzisz oferty, to ustal sobie stawkę i dorzuć do tego 20%. Wtedy może wyjdziesz na stawkę, która jest ciebie godna i ciebie warta.
Widzę to z perspektywy czasu. W tej chwili moje stawki są od minimum 55 - 65 złotych za godzinę przy 20 godzinach. Wtedy też to się fajnie pokrywa, bo mam gwarancję. Nie muszę się bawić z pojedynczymi projektami. Dobrze trafiłam, bo mam klientów długodystansowych. Podtrzymujemy relacje, choć pojawiają się różne konflikty, ale wypracowujemy je i idziemy do przodu.
Żałuję, że jedną współpracę zakończyłam na ostrzu noża.
Wynikało to z tego, że po 3 miesiącach miałyśmy negocjować stawkę. Minęły 3 miesiące, minął kolejny miesiąc, a klientki nie miały czasu, żeby porozmawiać ze mną o mojej stawce. Mało tego, z 60 godzin w miesiącu, zeszłyśmy do 10 godzin. Akurat dostałam możliwość wyjazdu na urlop. Znaleźliśmy super wczasy i stwierdziłam z dnia na dzień, że to jest okazja do tego, że albo współpracujemy dalej razem, albo rezygnuję. Postawiłam sprawę na ostrzu noża, że albo przechodzimy na stawkę przynajmniej 55 złotych za godzinę, albo rezygnuję ze współpracy. Napisały mi, że rezygnują i do dnia dzisiejszego się nie odzywają. Próbowałam odbudować ten most, który spaliłam. Natomiast nie żałuję, że zrezygnowałam z tej współpracy. Żałuję tylko formy, bo mogłam to załatwić inaczej, poświęcić na to trochę więcej czasu, ale tak się poskładało. Dlatego warto zastanowić się, przeanalizować i nie działać na emocjach. To jest taka moja rada.
Chcesz mieć rację, czy relację?
Działam na relacjach. Po zrobieniu testu Gallupa jedną z moich najmocniejszych stron jest empatia i komunikatywność, więc ta relacja z automatu jest dla mnie ważniejsza niż posiadanie racji. Chociaż nie ukrywam, lubię mieć rację i postawić na swoim.
Z jednej strony odwaga, z drugiej strony ostrożność
Kiedy pojawiło mi się tych 3 klientów znikąd, to był moment przełomowy. Było takie: „Wow! Ale jestem dobra!
Przyszli do mnie, nie musiałam się starać!”. To było takie mega budujące i bardzo fajnie się czułam, że nie musiałam zabiegać o tego klienta, tylko klient przyszedł sam. To było zdecydowanie jednym z fajniejszych doświadczeń.
Kolejnym fajnym doświadczeniem było, to kiedy złożyłam ofertę na copywriting. Nigdy nie miałam doświadczenia z zakresu z copywritingu. Natomiast zobaczyłam, że jest ogłoszenie z copywritingu na bardzo fajną stawkę. Jak sobie przeliczyłam to wszystko, to doszłam do wniosku, że tu można zarobić. Stwierdziłam, że najpierw się zgłoszę, a później będę się martwić. W międzyczasie zaczęłam szukać copywriterki i znalazłam. To zlecenie mam do dnia dzisiejszego, dzięki temu, że złożyłam swoją ofertę, mimo że wydawało mi się, że nie mam ani doświadczenia, ani zaplecza, ani nic.
Stwierdziłam, że spróbuję, co mi szkodzi.
I właśnie to podejście: „Spróbuję, co mi szkodzi?” — spowodowało, że moja firma się rozwija. Dostałam to zlecenie i idziemy dalej do przodu. Ja na tym zarabiam, copywriterka na tym zarabia i jest super.
Negatywnym doświadczeniem było to, gdy klient, którego bardzo szanowałam, lubiłam i współpracowało mi się z nim mega, nie zapłacił mi faktury w terminie.
To było takie wiadro zimnej wody.
Ale jak to? Jak to ktoś może mnie oszukiwać? Przecież ja tu z sercem na dłoni, czasem wypruwam z siebie flaki. Jak trzeba było, to robiłam po nocach, byle wziąć i się wykazać, a on mi nie płaci w terminie? No ale jak?
To było przełomowe, pokazujące mi, że nie można ufać każdemu.
Że trzeba zadbać przede wszystkim o siebie.
Jak zdobyć klienta, gdy pod ogłoszeniem jest 30 komentarzy „Wysłałam ofertę”
Moje chwile zwątpienia, były w momencie kiedy pojawiła się pandemia. Był wysyp tysiąca różnych ofert wirtualnych asystentek, które traktują wirtualną asystę jako coś dodatkowego, czyli „Mam stałą pracę, a wirtualnie coś zrobię za 15 złotych czy 20 złotych za godzinę”. Wtedy miałam duży dyskomfort. Myślałam, że ciężko będzie się przebić ze swoją ofertą.
Jestem dosyć pewna siebie, ale mam też bardzo dużo wątpliwości, które nie zawsze pokazuję. Wewnętrznie to mnie gryzło, że nie dam rady. Jak ja nie dam rady w moim cudownym, wymarzonym zawodzie? Stwierdziłam, że nie będę odpisywać na te tysiące zapytań, gdzie jak np. jest jakaś oferta, to tam jest 30 ofert „Wysłałam ofertę". Przestałam na to odpowiadać, bo to jest strasznie demotywujące. Nad każdą ofertą spędzałam przynajmniej 40-30 minut, żeby dopasować ją do danego ogłoszenia. A później nawet ani dziękuję, ani nic, tylko zero odpowiedzi.
To demotywujące, więc zmieniłam tę strategię na marketing szeptany i pojawianie się w roli eksperta, żeby zbudować swój autorytet.
Przede wszystkim — dbanie o swój dobrostan
Dla mnie wirtualna asysta to nie dodatkowa praca, dla mnie to było po prostu spełnienie marzeń. Natomiast, to o czym warto pamiętać, to każde marzenie ma swoje koszty. To nie jest tak, że jeżeli pracuję i robię to, co kocham, to nic mnie to nie kosztuje. Wszystko kosztuje. To jest biznes i każdy biznes ma swoje koszty, więc zawsze warto wziąć to pod uwagę. To nie jest takie zero jedynkowe.
W każdym biznesie przede wszystkim należy dbać o siebie. Jeżeli nie zadba się o siebie, to nie ma jak później zadbać o klienta i jego dobro i o jego sprawy. Warto o tym pamiętać, żeby mieć czas dla siebie, dla swojego biznesu, dla swojego rozwoju. Dbanie o sieć kontaktów, nie tylko tych biznesowych, pod kątem, że klient ciebie zatrudni, ale też pod kątem takim, że ktoś Cię może wesprzeć. Warto pamiętać też o innych, ale przede wszystkim patrzeć przez pryzmat swojego biznesu i tego co dla mnie będzie dobre.
Bądźmy w kontakcie z Michaliną:
LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/michalina-ossowska-wirtualna-asystentka/
Facebook: https://www.facebook.com/Michalina.Ossowska.Wirtualna.Asystentka
Instagram: https://www.instagram.com/michalina_ossowska/
Strona internetowa: https://ossowska.net/
Mam nadzieję, że znalazłaś w tym odcinku coś dla siebie.
A jeżeli potrzebujesz bardziej namacalnego/realnego wsparcia w realizacji swoich planów — zapraszam Cię do zapoznania się z moją ofertą — KLIKNIJ TU
Project manager, office manager, właścicielka agencji wirtualnych asystentek. W 2020 roku zaczynała jako wirtualna asystentka a obecnie prowadzi własną agencję zapewniając zdalne wsparcie klientom korzystającym z jej usług.
Chcesz być na bieżąco - zapisz się do newslettera
Zapraszam Cię do odsłuchania nagrania z konferencji dla freelancerów i wirtualnych asystentek. Michalina Ossowska opowiedziała, jak wyglądały jej początki pracy jako wirtualnej asystentki.
OBM Elżbieta Nieradko
ul. Żurawia 6/12, lok. 766, 00-503 Warszawa
NIP: 5213641211
e-mail: elzbieta@nieradko.pl
@2010 - 2023 Copyright by Elżbieta Nieradko.