Zmiana zawodu: wirtualna asystentka
05/07/2024

Co i dlaczego deleguję w swojej firmie e-commerce

W dzisiejszym odcinku podcastu zapraszam Was do wysłuchania rozmowy z Katarzyną Tomasik.

 

Kasia jest właścicielką marki Ekome. Ekome Aroma - naturalnych olejków eterycznych oraz Ekome Pet Care - linii suplementów dla zwierząt. Poza tym Katarzyna jest wyłączną dystrybutorką W Polsce marki Lunderland - naturalnie zdrowego żywienia dla psów i kotów. Razem z mężem założyła w 2006 roku Fundację Rotka Polska. Od 2013 pracuje całkowicie zdalnie i deleguje.

 

Naszą rozmowę możesz posłuchać 👇

lub obejrzeć   👇

 

Delegowanie zadań w e-commerce

 

Delegowanie zadań w e-commerce to nie tylko sposób na odciążenie przedsiębiorcy, ale również klucz do efektywnego zarządzania firmą. Prowadzenie działalności online stawia właściciela firmy przed wieloma wyzwaniami, które trudno jest ogarnąć samodzielnie. Marketing, sprawy biurowe, obsługa klienta, zamówienia, finanse – to tylko niektóre z nich.

 

Delegowanie zadań to sposób na radzenie sobie z natłokiem obowiązków. Pozwala przedsiębiorcy skupić się na strategicznych kwestiach związanych z prowadzeniem firmy. Dzięki przemyślanemu przekazywaniu obowiązków możliwe jest zwiększenie produktywności i poprawa jakości obsługi klienta.

 

Ważne jest jednak, aby delegowanie odbywało się w sposób uporządkowany, z uwzględnieniem odpowiednich procedur i narzędzi.

 

Dowiedz się jak to robić prawidłowo. Przeczytaj ten artykuł do końca i wysłuchaj rozmowy z Katarzyną Tomasik, która od wielu lat działa i deleguje zadania w e-commerce.

 

Dlaczego warto delegować?

 

Jednym z najważniejszych powodów delegowania zadań jest lepsze zarządzanie czasem. Właściciele firm często muszą radzić sobie z wieloma obowiązkami jednocześnie, co prowadzi do przepracowania i spadku efektywności. Delegowanie zadań pozwala skupić się na strategicznych decyzjach, które mają największy wpływ na rozwój firmy.

 

Równie ważnym powodem delegowania zadań jest wzrost efektywności przedsiębiorstwa. Delegowanie zadań specjalistom pozwala na wykorzystanie ich doświadczenia i umiejętności. Dzięki temu zadania są wykonywane szybciej i bardziej profesjonalnie, co przyczynia się do ogólnego wzrostu wydajności firmy.

 

Co delegować, a czego nie?

 

Decyzja o tym, jakie zadania delegować, jest bardzo indywidualna. Można delegować zadania, które dobrze się zna, co ułatwia ocenę ich wykonania, lub te, które są proste w realizacji, jak wysyłka towaru czy obsługa klienta.

W miarę rozwoju firmy i zdobywania doświadczenia, podejście do delegowania może się zmieniać. Niektóre zadania, które początkowo wydawały się nieodpowiednie do delegowania, z czasem mogą zostać przekazane innym.

 

Przykłady zadań, które można delegować, to:

  • obsługa klienta,
  • pomoc w obsłudze wysyłek,
  • zarządzanie finansami,
  • obróbka i recykling treści,
  • obsługa IT,
  • kampanie Google Ads,
  • prowadzenie mediów społecznościowych

 

Trudniej jest delegować zadania związane z budowaniem marki osobistej, ale nawet tu można znaleźć sposoby na współpracę – na przykład przekazując techniczną obróbkę treści komuś z zewnątrz.

 

Oto kilka bardziej szczegółowych przykładów delegowania zadań w e-commerce:

 

  1. Tworzenie treści.
    Pisanie artykułów na bloga, tworzenie postów w mediach społecznościowych, obróbka graficzna – te zadania można zlecić copywriterom i grafikom. Dzięki temu firma może regularnie publikować wartościowe treści bez angażowania właściciela w każdy etap ich tworzenia.
  2. Kampanie reklamowe.
    Zarządzanie kampaniami Google Ads, Facebook Ads i innymi formami reklamy online można powierzyć agencjom marketingowym lub specjalistom ds. reklamy. Pozwala to na profesjonalne podejście do promocji  i optymalizację budżetu reklamowego.
  3. Zarządzanie mediami społecznościowymi.
    Specjaliści od social media mogą zająć się planowaniem, tworzeniem i publikowaniem treści oraz interakcjami z obserwującymi. Regularna i spójna obecność w mediach społecznościowych jest kluczowa dla budowania marki i angażowania klientów.
  4. Specjaliści ds. analizy danych mogą zajmować się monitorowaniem i interpretacją wyników sprzedaży, ruchu na stronie, efektywności kampanii reklamowych i innych kluczowych wskaźników. Dzięki temu właściciel firmy może podejmować decyzje oparte na rzetelnych danych.

 

Program Edukacyjny - Wirtualna Asysta z certyfikatem MEiN

Sprawdzam szczegóły

Sprawdź szczegóły, jeśli:

 

👉 chcesz wrócić do aktywności zawodowej po przerwie, ale szukasz większej elastyczności niż praca na etacie,

👉 zaczynasz karierę zawodową lub planujesz się przebranżowić,

👉 chcesz zdobyć umiejętności i kompetencje potrzebne do wspierania innych przedsiębiorców,

👉 działasz już w wirtualnej asyście, ale czujesz, że nie wykorzystujesz całego potencjału tego nowego zawodu,

👉 masz świadomość potrzeby ciągłego rozwoju i samodoskonalenia, gdyż jest to bardzo dynamicznie zmieniający się obszar,

👉 nie chcesz tracić czasu i swojej energii na długie dojazdy,

Szkolenie, które pozwoli Ci wystartować jako wirtualna asystentka

 

Praca w biurze czy praca zdalna?

 

Pandemia koronawirusa udowodniła, że funkcjonowanie firmy przy pracy online jest możliwe i efektywne. Obecnie praca zdalna jest powszechnie akceptowana i ceniona za swobodę, jaką daje.

 

Pracownicy i właściciele firm mogą działać w godzinach, które im najbardziej odpowiadają. Wystarczy dostęp do internetu, aby móc działać z dowolnego miejsca na świecie. Widok osób pracujących w kawiarni czy podczas podróży staje się coraz bardziej powszechny. Popularność zyskują tzw. workation — jest to połączenie angielskich słów "work" oraz "vacation". Pojęcie to opisuje styl życia polegający na podróżowaniu po świecie

i jednoczesnej pracy online.

 

To, co dla wielu osób wydaje się wymarzoną formą pracy, może jednak wzbudzać niepokój u zatrudniających ich przedsiębiorców.

 

Obawy związane z delegowaniem

 

Jest kilka powodów, przez które przedsiębiorcy obawiają się delegować zadania.

 

Jednym z nich jest przekonanie, że tylko oni potrafią wykonać daną pracę prawidłowo. W takiej sytuacji warto szukać osób, które są specjalistami w danej dziedzinie. Z pewnością da to większy spokój właścicielom firm, którzy jak przysłowiowa Zosia Samosia chcą robić wszystko samodzielnie.

 

Inny lęk to obawa, że pracownik, którego wprowadzą i wyszkolą, odejdzie, zabierając ze sobą zdobyte doświadczenie. W takim przypadku warto pamiętać, że każdy pracownik ma prawo do rozwoju i realizacji swoich ambicji. Traktowanie pracowników jako partnerów biznesowych może przynieść obopólne korzyści.

 

Poza tym przedsiębiorcy obawiają się braku kontroli nad pracą wykonywaną przez zewnętrznych pracowników. Kluczowe jest tutaj to aby organizować pracę w sposób umożliwiający łatwe monitorowanie postępów. Istnieje wiele narzędzi, które mogą w tym pomóc, takie jak systemy do zarządzania projektami, komunikatory czy narzędzia do śledzenia czasu pracy.

 

Właściwa organizacja pracy i jasne procedury to podstawa skutecznego delegowania, które dają spokój zarówno właścicielom firm, jak i osobom, które wykonują wydelegowane zadania.

 

Procedury i zasady działania

 

Odpowiednie procedury i zasady działania firmy są fundamentalnymi elementami skutecznego delegowania zadań w e-commerce. Dzięki nim przedsiębiorstwo może działać sprawnie i efektywnie, niezależnie od tego, kto wykonuje konkretne zadania.

 

Przy tworzeniu procedur warto:

  • wykonać dokładną analizę zadań do wykonania w firmie
  • zdecydować jakie kroki należy podjąć oraz jakie narzędzia są potrzebne do wykonania zadania
  • określić kryteria oceny zadania

 

Należy pamiętać o tym, że procedury muszą być aktualizowane, by nadążyć za zmianami w firmie i na rynku.

Poza tym procedury powinny zawierać jasne wytyczne dla pracowników. Eliminuje to nieporozumienia i błędy.

 

Każdy powinien wiedzieć, jakie są jego obowiązki i jak je wykonać. Procedury pozwalają utrzymać spójność

i wysoką jakość wykonywanych zadań. Bez względu na to, kto aktualnie pracuje nad danym projektem, efekty będą zbliżone.

 

Ponadto dobrze opracowane procedury ułatwiają wprowadzenie nowych pracowników do firmy. Jasne

i szczegółowe instrukcje pozwalają na szybsze wdrożenie, co zmniejsza czas i koszty związane ze szkoleniem.

 

Jak wyszukiwać nowych pracowników?

 

Znalezienie odpowiednią osobę do współpracy to jedno z trudniejszych tematów związanych z delegowaniem zadań w firmie.

 

Zanim zaczniemy jej szukać, warto się zastanowić, kogo dokładnie potrzebujemy do pracy w naszej firmie. Jakich umiejętności oczekujemy od takiej osoby i jakie zadania będzie wykonywać.

 

Jednym ze sposobów na znalezienie właściwego pracownika jest szukanie specjalistów w danych dziedzinach. Takie osoby często można znaleźć poprzez wyszukiwarkę Google czy w mediach społecznościowych.

 

Nieodzowna przy szukaniu nowego pracownika jest również sieć kontaktów, którą już posiadamy. Warto wykorzystać nasze znajomości do tego, aby znaleźć nową osobę do współpracy z polecenia.

 

Coraz częściej przedsiębiorcy przy szukaniu nowych osób do współpracy wykorzystują odpowiednie grupy na Facebooku. W takiej grupie – w wystarczy napisać swoje ogłoszenie o pracy, aby zgłosiło się do nas dużo chętnych osób. Ta forma szukania pracownika jest jednak czasochłonna i obarczona jest większym ryzykiem, że osoba, którą znaleźliśmy, nie będzie spełniała naszych wymagań.

 

Przy rekrutacji warto zwracać uwagę na to, czy kandydat potrafi się utożsamić z niszą, którą reprezentujemy. Ważne jest również to aby był otwarty na współpracę, kreatywny i samodzielny.

 

Tworzenie zespołu

 

Tworzenie zespołu to proces, który wymaga czasu i zaangażowania. Ważne, aby członkowie zespołu dobrze się dogadywali i współpracowali. Im lepsze procedury, tym łatwiejszy onboarding nowych pracowników. Warto zacząć od delegowania zadań, które samemu dobrze się zna, co pozwoli na lepszą ocenę ich wykonania 

i stopniowe rozbudowywanie zespołu.

 

Delegowanie zadań w e-commerce jest nie tylko sposobem na odciążenie przedsiębiorcy, ale również na zapewnienie firmie możliwości rozwoju i zwiększenie jej efektywności. Odpowiednie podejście do tego procesu, zrozumienie potrzeb i oczekiwań, oraz budowanie silnych relacji z pracownikami, to klucz do sukcesu

w dynamicznie zmieniającym się świecie e-commerce.

 

 

Chcesz zostać w kontakcie z Kasią?

Mam wiedzę i doświadczenie, aby pomóc Ci w skutecznym rozpoczęciu i skalowaniu działań w wirtualnej asyście. 

Jeśli chcesz zobaczyć opinie o współpracy ze mną - kliknij tu. 

 

Jeśli chcesz sprawdzić aktualną ofertę - kliknij tu.

Pakiet umów

Zaczynasz działać jako wirtualna asystentka i chcesz mieć sprawdzone dokumenty, które zabezpieczą Twoją współpracę z klientami? Zobacz ofertę.

Sprawdź

Zatrzymałaś się w miejscu i nie wiesz, co warto zrobić dalej? Umów się na konsultacje z mentorką wirtualnych asystentek.

Sprawdź

Zaczynasz działać jako wirtualna asystentka i chcesz mieć sprawdzone dokumenty, które zabezpieczą Twoją współpracę z klientami? Zobacz ofertę.

 

OBM Elżbieta Nieradko NIP: 5213641211

ul. Żurawia 6/12, lok. 766, 00-503 Warszawa

e-mail: elzbieta@nieradko.pl   |   rozmowa telefoniczna

 

 

@2010 - 2024 Copyright by Elżbieta Nieradko