Asana.Wsparcie w delegowaniu zadań.
Moim gościem była Anna Papiernik.
Podczas rozmowy opowiedziała o tym, jak Asana wspiera firmy i osoby prywatne w codziennym funkcjonowaniu oraz delegowaniu zadań. Wskazała zalety oraz wady korzystania z aplikacji, oraz najlepszy moment na drożenie aplikacji.
Poznaj lepiej Anię- Ania działa w sieci pod marką Zarządzaj Skutecznie. Jest menadżerką projektów, menadżerką biznesu oraz certyfikowanym Asana Services Partnerem.
Od dwóch lat pomaga przenosić biznesy do tej aplikacji.
Prowadzi szkolenia i warsztaty wdrożeniowe. Działa na zapleczu biznesu.
Planuje, organizuje, porządkuje, układa i deleguje tak, aby biznes działał bez zastrzeżeń.
Naszą rozmowę możesz posłuchać 👇
lub obejrzeć 👇
Wdrożenie Asany
Coraz częściej istnieje potrzeba wspierania biznesów przez wdrożenie takich aplikacji, jak Asana. Wiąże się to
z określeniem celów, jakie firma zamierza osiągnąć przy wykorzystaniu aplikacji oraz opracowaniem całego procesu wdrożeniowego. Wymaga zdefiniowania struktury firmy, projektów, odpowiedzialności, procesów
i przygotowania automatyzacji. Oznacza to również nabycie umiejętności pracy zespołowej i wypracowanie dobrych praktyk.
Klienci Asany
Wspieram firmy, które mają około 6-10 pracowników. Choć z definicji ekonomicznej są to mikro i małe przedsiębiorstwa, to w świecie, w którym działam, są to już duże firmy. Ich pracownicy tworzą zespół, który wymaga współpracy i koordynacji zaplanowanych działań. Trzeba pogodzić oczekiwania i potrzeby wszystkich osób.
Początki współpracy
Rozpoczęcie współpracy nie wymaga wcześniejszego przygotowania, ponieważ jako partner Asany przychodzę
z gotowymi scenariuszami spotkań, na których od zaplecza poznaję firmę. Podczas rozmów poznaję odpowiedzi na kluczowe pytania, jak działa firma, jaka jest jej kultura, z jakich aplikacji korzysta, gdzie pojawiają się wąskie gardła wymagające uwagi.
Pierwsze warsztaty pozwalają mi na poznanie firmy od środka, gdzie poznaję oczekiwania i wyzwania.
Na początek wystarczy przekonanie, że aplikacja, z którą przychodzę, naprawdę może wesprzeć i usprawnić działalność firmy.
Wyzwania dla osób niekorzystających z aplikacji
W mojej ocenie największym wyzwaniem jest brak kontroli nad tym, co się deleguje. Polecenia często przekazywane są podczas weekendów, drogą mailową. Znikają w gąszczu innych wiadomości w skrzynce odbiorczej.
Ich treści często są ogólne, niesprecyzowane i nie są przenoszone i zapisywane do innych programów i aplikacji. Oznacza to, że w kwestii wywiązania się z polecenia, możemy polegać tylko na swojej pamięci, która niestety często jest zawodna.
Innym wyzwaniem jest mnogość różnych wątków w jednym mailu oraz kilka wersji jednego dokumentu,
na którym pracują członkowie zespołu. Utrudnia to monitorowanie, na jakim etapie realizacji znajduje się dane zadanie.
Dodatkowo, mailowe przekazywanie polecenia pozbawione jest jasnej struktury i przejrzystości, która dokładnie określa, jak wykonać zadania, na kiedy, gdzie i w jakiej kolejności według priorytetów powinny być zrealizowane.
Przesyłając kolejne maile, nie mamy też kontroli nad tym, czy osoba, która ma wykonać zadanie, dysponuje jeszcze mocą przerobową.
Kiedy sami zarządzamy projektem i wykonujemy zadania samodzielnie, możemy polegać na własnej osobie. Natomiast bardzo trudne jest zarządzanie zespołem, płynne przekazywanie zmieniających się informacji, zapamiętanie co i komu zleciliśmy.
Kontrolowanie tych aspektów jest możliwe dzięki Asanie.
W jednym miejscu wszystko, czego potrzebujesz do skutecznego rozwoju w biznesie online!
Formuła: platforma subskrypcyjna - jak Netflix, tylko na wiedzy, którą tu zdobędziesz, możesz zarabiać
Jeśli marzysz o tym, aby pracować zdalnie, z dowolnego miejsca na świecie i zarabiać na kompetencjach cyfrowych, ta przestrzeń jest stworzona właśnie dla Ciebie!
Bez względu na to, czy dopiero zaczynasz swoją przygodę, czy chcesz podnieść swoje kompetencje na wyższy poziom – znajdziesz tu wszystko, czego potrzebujesz, aby rozwijać się w świecie cyfrowym i biznesowym.
Korzystasz ze wsparcia w zakresie, w którym tego potrzebujesz - tak długo jak tego potrzebujesz. Ty decydujesz ile mojego wsparcia potrzebujesz!
Czekają na Ciebie:
Nagrania szkoleń z różnych obszarów: back office, social media, sprzedaż, podcasty, vlogi, blogi, strony internetowe, webinary, newslettery, e-booki.
Co miesiąc nowe szkolenie tematyczne - najbliższe we wrześniu o AI ;)
2 razy w miesiącu spotkania na Q&A (sobota i piatek) - na żywo
4 razy w miesiącu CoWorking - na żywo, wspólna praca i omawianie wyzwań (wtorki lub środy)
średnio w miesiącu widzimy się ok. 20 godzin ;)
Kompetencje cyfrowe i biznesowe: Wirtualna Asysta
Zalety Asany
Na rynku istnieje kilka innych aplikacji, jednak kiedy zgłaszają się do mnie klienci, są raczej zdecydowani na wybór Asany. Sama wybrałam tę aplikację, biorąc pod uwagę kilka kryteriów.
Po pierwsze, posiadając mały zespół nie potrzeba od razu płatnych rozwiązań, a Asana zapewnia darmową wersję, która bardzo dobrze sobie radzi w wersji darmowej.
Aplikacja w tej wersji pozwala skupić się na tym co ważne, czyli dobrym opisaniu i zdefiniowaniu zadań.
Nie rozprasza uwagi na funkcje, które na tym etapie są zbędne.
Do dużych i złożonych projektów warto wybrać Asanę w wersji płatnej, która pozwala na koordynację wielu aspektów naraz.
Asana dobrze się skaluje. Zaczynamy pracować z wersją darmową, a w miarę rozbudowy projektów,
kiedy umiemy poruszać się po programie, poszerzamy ilość oferowanych funkcji.
Asana daje możliwość zbudowania systemu CRM, co oznacza, że nie ma konieczności używania kolejnej aplikacji.
Aplikacja pozwala na utrzymanie ciągłości korespondencji, wywołanie danej osoby w zadaniu, stworzenie podzadań, które będą działały jak checklista, którą będzie można odhaczać, a tym samym będzie można kontrolować wykonane zadania.
Jeżeli to konieczne, istnieje możliwość zapraszania nowych osób do już istniejących projektów.
Przy współpracach okazjonalnych możemy dać danej osobie dostęp do pojedynczych zadań bez wglądu do całego projektu.
Asana daje możliwość utworzenia projektu, który będzie szablonem do przyszłych realizacji. Warto taki uzupełniać o dodatkowe elementy po skończonej realizacji, tak, aby przy powtarzalnych zadaniach nie tworzyć wszystkiego od początku.
W Asanie jedno zadanie może zostać przypisane do kilku projektów. To kolejna zaleta asany.
Asana w delegowaniu zadań
Jak wspomniałam wcześniej, Asana pozwala na szczegółowe rozpisanie zadań, umieszczenie w nich wszystkich niezbędnych informacji, linków, dat, załączników.
To gwarantuje, że większość pytań dotyczących projektu zniknie. Natomiast jeżeli się takie pojawią, to w Asanie jest możliwość pisania komentarzy. W takich sytuacjach dana osoba może wywołać inną, posiadającą wiedzę
w danym obszarze. Działa to na zasadzie skrzynki mailingowej.
Odpowiedź wraca do nadawcy, istnieje cała historia rozmowy, do której można wrócić.
Błędy przy korzystaniu z Asany
Pierwszym błędem w wykorzystaniu Asany jest traktowanie jej jak karteczki typu „post it”, czyli bardzo ogólnie, bez szczegółowego określenia parametrów zadania.
Kolejnym błędem jest brak dobrze podzielonego projektu na mniejsze zadania.
Asana daje możliwość przesyłania maili i automatycznego utworzenia podzadania.
Problemem, który również obserwuję u swoich klientów, jest strach przed tworzeniem zespołów.
Często istnieje jeden zespół i wiele niepotrzebnych projektów.
Niestety minusem bezpłatnej Asany jest to, że nie ma możliwości tworzenia prywatnych projektów, w których jest wiele osób. Albo jesteś tylko ty i projekt jest prywatny, albo jest on dostępny dla wszystkich.
Asana w organizacji szkoleń
Asana znajduje swoje zastosowanie do organizacji szkoleń, warsztatów i kursów. Tworzymy zespół w asanie,
w którym wymieniamy się informacjami i przekazujemy sobie wykonane zadania.
W razie konieczności można wywołać osoby, przesłać maila z dalszymi wskazówkami.
Asana w wersji premium
To, co szczególnie mogę polecić jako użytkownik wersji płatnej, to formularze. Jeżeli ktoś, chce umówić się
na spotkanie ze mną, wypełnia formularz w asanie, uzupełniając pola, które sama określiłam.
Dzięki temu przed spotkaniem otrzymuję pełną informację, której potrzebuję na temat klienta.
Drugą cechą wersji premium są pola niestandardowe, które pomagają mi ustrukturyzować informacje.
Są to pola takie jak: liczby, kwoty, listy rozwijane.
Dużym plusem są integracje. Na przykład integracja z zoomem pozwala na planowanie i organizację spotkań.
Najlepszy moment na wykorzystanie Asany do delegowania
Najważniejsze jest, aby z wdrożeniem aplikacji nie czekać do samego końca, kiedy pojawią się kłopoty.
Wtedy nie ma czasu na to, aby poznać program i móc się nim trochę pobawić. Wtedy kluczowe będzie gaszenie pożarów. Tak więc im szybciej, tym lepiej, nawet jeśli na ten moment nie jesteśmy pewni, czy będziemy delegować zadania.
Wskazówki wdrożeniowe
Po pierwsze, należy dobrze przygotować zadania i ich strukturę, nawet na kartce papieru.
Potem, kolejno opisując zadania szczegółowo przenosić je do asany.
Należy zadbać o komplet informacji, o linki, załączniki itd.
Trzeba zadbać, aby odpowiednie osoby zaprosić w odpowiednie miejsca i udzielić im odpowiednich dostępów.
Warto krótko przeszkolić uczestników projektu, jak poruszać się w obrębie przydzielonych zadań i dostępów,
by członkowie zespołu nie błądzili i nie tracili czasu na poszukiwania informacji.
Warto zadbać, aby Asana była bankiem wszystkich niezbędnych informacji dla zespołu.
Chcesz zostać w kontakcie z Anią?
Mam wiedzę i doświadczenie, aby pomóc Ci w skutecznym rozpoczęciu i skalowaniu działań w wirtualnej asyście.
Jeśli chcesz zobaczyć opinie o współpracy ze mną - kliknij tu.
OBM Elżbieta Nieradko NIP: 5213641211
ul. Żurawia 6/12, lok. 766, 00-503 Warszawa
e-mail: elzbieta@nieradko.pl | rozmowa telefoniczna
@2010 - 2024 Copyright by Elżbieta Nieradko