Windykacja to nie problem! To dbanie o swój biznes!
Moim gościem była Magda Szybiak.
Zgodziła się odpowiedzieć na pytanie: Jak zadbać o płynność finansową od A do Z?
Poznaj lepiej Magdę, ekspertkę, która wspiera biznesy online i pomaga ogarnąć temat windykacji po ludzku.
Naszą rozmowę możesz posłuchać 👇
lub obejrzeć 👇
Czym w ogóle jest windykacja w biznesie online
Często windykacja kojarzy nam się od razu z komornikiem. Ludzie nie lubią tego słowa, bo kojarzy się z czymś nieprzyjemnym i wstydliwym. Czujemy dyskomfort, bo nie lubimy dopominać się o swoje.
Ale! Windykacja to nie jest narzucanie się, tylko dbanie o płynność finansową naszego biznesu. Jeśli tak spojrzymy na temat windykacji, to zdamy sobie sprawę, że jest to naturalny element prowadzenia działalności przez wirtualną asystentkę, czy też freelancera.
Innymi słowy, windykacja to po prostu dbanie o to,
żeby twoje faktury i rachunki były płacone przez klientów na czas.
Wszystko, co robisz w tym celu, to windykacja.
Windykacja może mieć różne etapy – a zaczyna się od prostych przypomnień mailowych i/lub telefonicznych.
Działania windykacyjne, zwłaszcza te polubowne, pomagają unikać trudniejszych, bardziej sformalizowanych etapów, na przykład uzyskania tytułu wykonawczego do egzekucji komorniczej.
Pamiętaj: to nie upominanie się o łaskę, to coś, co jest Ci należne zgodnie z umową.
Co możesz zrobić samodzielnie, aby klient opłacił fakturę, zanim sprawa zrobi się "formalna"?
Windykacja ma swoje etapy, a wiele możesz zrobić samodzielnie:
Etap 1: Zabezpieczenie na początku współpracy
Absolutna podstawa to dobrze skonstruowana umowa!
Umowa powinna jasno określać terminy płatności i sposób, w jaki klient ma zapłacić. Klient, podpisując ją, zgadza się na te warunki (np. płatność w ciągu 7 dni od wystawienia faktury).
Umowa - najlepiej podpisana - jest też niezbędna do dalszych, bardziej sformalizowanych, działań windykacyjnych.
Etap 2: Działania po wystawieniu faktury
Wysyłaj fakturę bezpośrednio do klienta (np. mailowo, przez system fakturowy).
Na początku nie warto zakładać złych intencji - budują one w Tobie niepotrzebne napięcie. Może klient po prostu zapomniał – każdy ma dużo rachunków.
Stosuj przyjazne przypomnienia: kilka dni przed terminem płatności, w dniu płatności, a także 1-2 dni po terminie wysyłaj delikatne przypomnienia - pamiętaj o formie pisemnej, którą łatwiej udowodnić w przypadku późniejszych, formalnych, działań (mail, SMS, wiadomość na komunikatorze). Wiele systemów do fakturowania ma opcję automatycznych przypomnień – warto z tego korzystać.
Przypomnienia pomagają też szybko wyjaśnić ewentualne błędy
(np. w numerze konta, błąd pisarski na fakturze), które blokują płatność.
Jeśli zauważysz, że klient stale spóźnia się i płaci po terminie, to być może ma stały cykl płatności? Na przykład zawsze płaci 30. dnia miesiąca, albo potrzebuje 21 dni do “przeprocesowania” płatności, ponieważ zatwierdza ją kilka osób. A termin płatności Twoich faktur zawsze wypada wcześniej. Porozmawiaj z nim o aneksowaniu umowy i dostosowaniu terminu płatności do możliwych do wykonania realiów. Takie obustronne dogadanie się pozwala uniknąć stresu i buduje relację.
Uwaga: Jeśli Twój klient ma dłuższe terminy płatności, niż Ty przewidujesz w swoim biznesie, ale skoro i tak tego nie zmienisz, to podejmujesz też decyzję czy dalej współpracować z tym klientem, czy szukać innego zlecenia.
Etap 3: Dalsze działania przy braku płatności pomimo przypomnień
Im dłużej trwa zwłoka ze strony klienta, tym kontakt powinien być bardziej intensywny i sformalizowany.
Kontakt musi być możliwy do udowodnienia – np. maile, wiadomości, które zawierają wszystkie szczegóły (numer faktury, kwotę, okres pracy, odniesienie do umowy)
Dodatkowe strategie prewencyjne:
Płatności ratalne/etapowe: Przy większych kwotach lub długich terminach płatności (np. przy współpracy z korporacjami, gdzie procesy są dłuższe) rozważ porozumienie o płatnościach częściowych/zaliczkowych. Przy projektach (np. tworzenie strony internetowej) świetnie sprawdza się dzielenie projektu na etapy z płatnościami powiązanymi z ich zakończeniem. To korzystne dla obu stron.
Śledź płatności: Używaj narzędzi takich jak Excel, notatnik czy systemy do fakturowania. Pomaga to zaplanować działania windykacyjne. Dobry dziennik windykacyjny pomaga uporządkować informacje i przygotować się na przyszłość. Dzięki niemu będziesz mieć kontrolę nad swoim biznesem i przewidywalność wpływów “do kasy”
W jednym miejscu wszystko, czego potrzebujesz do skutecznego rozwoju w biznesie online!
Formuła: platforma subskrypcyjna - jak Netflix, tylko na wiedzy, którą tu zdobędziesz, możesz zarabiać
Nie czekaj na idealny moment! Odkryj, jak godnie zarabiać pracując zdalnie i zmienić ścieżkę swojej kariery!
Przetestuj przez 1 miesiąc i zostań, jeśli zechcesz.
Kompetencje cyfrowe i biznesowe: Wirtualna Asysta
Kiedy pomyśleć o pomocy specjalisty (i co on właściwie robi)?
Samodzielne działania mają swoje granice. Większość przedsiębiorców samodzielnie realizuje strategie związane z windykacją polubowną (miękką).
Jeśli pomimo ich zastosowania klient nadal nie płaci warto pomyśleć o zgłoszeniu się do specjalisty od windykacji, gdy:
Skala: Masz tylu klientów z zaległościami, że ogarnianie tego samodzielnie zabiera Ci zbyt dużo czasu i energii.
Złożoność: Potrzebujesz doświadczenia w przejściu od windykacji polubownej do bardziej formalnej (np. przygotowania dokumentacji do sprawy w sądzie)
Wartość: Kwota zaległości jest na tyle znacząca, że opłaca się zainwestować w pomoc, by ją odzyskać.
Potrzebujesz sformalizować proces odzyskiwania należności - na przykład chcesz skonsultować kolejne etapy windykacji polubownej, treść przedsądowego wezwania do zapłaty, czy też dowiedzieć się co i w jaki sposób masz przygotować przez złożeniem wniosku do e-sądu.
Co może zrobić dla Ciebie specjalista ds. windykacji?
Przygotuje i wyśle wezwanie do zapłaty. Wie, co powinno znaleźć się w takim dokumencie i jak go skutecznie dostarczyć.
Pomoże wpisać klienta do Krajowego Rejestru Długów (KRD) – to informacja dla innych przedsiębiorców, aby uważali na tego kontrahenta. Pamiętaj, że są minimalne kwoty zadłużenia, które można wpisać do KRD.
Skonsultuje i pomoże zoptymalizować kolejne etapy działań w Twojej firmie.
Pomoże przygotować dokumentację do sądu. Dobre przygotowanie dokumentacji zwiększa szansę na pozytywne rozpatrzenie sprawy przez sąd.
Może pomóc w kontakcie z komornikiem.
Kluczowe: Specjalista jest niezaangażowany emocjonalnie, co pozwala skutecznie przeprowadzić proces.
Jak minimalizować ryzyko, czyli prewencja w windykacji
Lepiej zapobiegać niż leczyć! Jak wybierać klientów i co robić, by minimalizować ryzyko?
Sprawdzaj potencjalnych klientów. Zajrzyj do Krajowego Rejestru Długów (KRD).
Jeśli potrafisz czytać sprawozdania finansowe, możesz sprawdzić dane w KRS (ale nie każdy przedsiębiorca jest w KRS – JDG mają NIP/Regon).
Jeśli klient jest płatnikiem VAT, możesz też sprawdzić białą listę.
Wyszukaj informacje o firmie w Internecie (opinie w Google, na Facebooku, stronie internetowej) – naucz się wyłapywać znaki ostrzegawcze.
Najważniejsze: Porozmawiaj z klientem! Zwróć uwagę, jak rozmawia o finansach, czy unika tematu, czy próbuje zbić stawkę do minimum, itp.
Zaufaj swojej intuicji! Czasem czujemy, że coś jest nie tak – nie ignoruj tego.
Jeśli masz taką możliwość, zapytaj inne osoby, które pracowały z danym klientem, o ich doświadczenia z płatnościami.
Zawsze zabezpieczaj się umową! Umowa jest podstawą do wszelkich dalszych kroków prawnych i Twoim jedynym prawdziwym zabezpieczeniem. Umowa potwierdza dane klienta, na jej podstawie wystawiasz poprawną fakturę.
Najważniejszy wniosek: Myśl jak przedsiębiorca!
Na koniec kluczowe rady z rozmowy:
1. Dbanie o finanse, płynność finansową i windykacja to naturalny element prowadzenia biznesu. To nie jest temat tabu, czy "słoń w pokoju".
2. Windykacja polubowna to część dobrej higieny finansowej Twojej firmy!
3. Ewentualne problemy z płatnościami to element biznesu, którego trzeba się nauczyć, a nie Twoja osobista porażka.
4. Niezależnie od tego, czy prowadzisz JDG, NDG, czy pracujesz na umowach cywilnoprawnych – musisz myśleć, jak przedsiębiorca i przewidywać różne scenariusze.
5. Pamiętaj, że bycie przygotowanym i proaktywne dbanie o finanse to klucz do spokojnego prowadzenia biznesu online, niezależnie od tego czy jesteś specjalistą, konsultantem, czy też świadczysz usługi jako wirtualna asystentka!
Chcesz zostać w kontakcie z Magdą?
Ponad 50 pytań w prosty sposób sprawdzających Twoją wiedzę techniczną, biznesową i freelancerką.
✅ Zweryfikować, czy masz już umiejętności potrzebne do rozpoczęcia kariery jako wirtualna asystentka lub freelancerka.
✅ Zrozumieć, co jeszcze musisz opanować, aby wspierać przedsiębiorców działających online.
✅ Odkryć, jak daleko jesteś od wymarzonej pracy, która pozwoli Ci pracować z dowolnego miejsca i na własnych zasadach.
Wykonaj test Kompetencji Cyfrowych i Biznesowych, który pozwoli Ci:
Mam wiedzę i doświadczenie, aby pomóc Ci w skutecznym rozpoczęciu i skalowaniu działań w wirtualnej asyście.
Jeśli chcesz zobaczyć opinie o współpracy ze mną - kliknij tu.
OBM Elżbieta Nieradko NIP: 5213641211
ul. Żurawia 6/12, lok. 766, 00-503 Warszawa
e-mail: elzbieta@nieradko.pl | 881689833 rozmowa telefoniczna
@2010 - 2024 Copyright by Elżbieta Nieradko