Chcesz zorganizować swoje spontaniczne działania?

Audyt, to wsparcie, które może Ci pomóc jeśli:

✅ chcesz zoptymalizować efekty, które osiągasz w swoim biznesie, ale nie stać Cię na testowanie rozwiązań "na własnej skórze"

✅ szukasz sposobu na dotarcie do klientów bardziej do Ciebie dopasowanych, ale nie wiesz co robisz źle i masz współprace z przypadku

✅ masz wrażenie, że nie działasz na 100% swoich możliwości - chcesz, mocno pragniesz, czegoś więcej

✅ nie wiesz, jakich formalności należy dopilnować prowadząc biznes online

✅ potrzebujesz sprawdzonych i skrojonych dla Ciebie rozwiązań i nie chcesz już sama ich testować

Mam wiedzę i doświadczenie, aby pomóc Ci w skutecznym rozpoczęciu i skalowaniu działań w wirtualnej asyście. 

Jeśli chcesz zobaczyć opinie o współpracy ze mną - kliknij tu. 

Zobacz poniżej jak mogę Ci pomóc:

Spotkamy się w mediach społecznościowych?

Czas przejść do ustalenia Twojej minimalnej stawki za godzinę pracy. 

Jak to zrobić? Podziel kartkę na pół, po jednej stronie spisz koszty biznesowe, po drugiej koszty prywatne.

Przypominam, że koszty prywatne to jest to, co do tej pory opłacałaś ze swojego wynagrodzenia.

Po stronie kosztów biznesowych zapewne znajdzie się:

- ZUS,

- NFZ,

- księgowość,

- konsultacje prawne,

- aplikacje, które są niezbędne do pracy, w zależności od tego co planujesz działać (ja na przykład korzystam z time trackera, z aplikacji do wysyłania newsletterów, z Google Workspace),

- domena, hosting, 

- materiały biurowe, 

- koszty reklamy i promocji (jeśli takowych nie robisz, to określ, idzie godzin Ty osobiście,  płacisz czasem sobie samej za własną reklamę i promocję, bo czas również jest kosztem),

- ubezpieczenie,

- kwota na zabezpieczenie szkoleń, czyli rozwoju osobistego (książki, e-booki, szkolenia, kursy, platformy subskrypcyjne),

- kwota, którą odkładasz na zakup nowego sprzętu, gdy obecny się już zużyje.

Teraz przejdźmy do kosztów prywatnych, może to być:

- kredyt,

- wszelkiego rodzaju ubezpieczenia,

- zajęcia dodatkowe dzieci,

- leki, wizyty domowe,

- jedzenie,

- ubrania,

- śmieci, gaz,

- środki czystości (koszty związane z eksploatacją mieszkania, domu, życia),

- odkładanie na przyszłą emeryturę,

- odkładanie na przyszłość dzieci.

Część kosztów to koszty wspólne, są zależne od tego gdzie prowadzisz swoje działania jako freelancer.

Jeśli wynajmujesz biuro, to należy do kosztów biznesowych doliczyć:

- wynajęcie biura,

- internet,

- telefon,

- media, o ile nie są wliczone w czynsz,

- paliwo, jeśli musisz do biura dojechać.

Ale jeśli prowadzisz swoje działania w domu, to będą to tzw. koszty wspólne i nie warto ich dublować, czyli wpisywać zarówno po stronie biznesowej jak i prywatnej, ponieważ nie płacisz 2 razy tego samego rachunku, np. za prąd, czynsz, telefon, internet.

Jak to obliczyć?

Załóżmy, dla prostych obliczeń, że wszystkie te koszty wynoszą 5 tys.

Kolejne założenie to takie, że masz czas na pracę w godzinach, kiedy Twoje dzieci są w placówkach, czyli między 8 a 16, przy czym fizycznie do pracy siadasz od 9 do 15.

Z tych 6 godzin zegarowych dziennie, po odliczeniu przerw na wizyty w toalecie, na zjedzenie obiadu, nalanie sobie szklanki wody, napicie się, wychodzi mniej więcej 4 roboczogodziny. I są to tylko dni robocze, których w miesiącu średnio jest ok. 20.

Mamy kosztów 5 tys. zł, dzielimy je przez ilość roboczogodzin w miesiącu (20*4=80).

5 000/80= 62,5 zł/rbh

Tę kwotę należy waloryzować o wysokość podatku dochodowego i o VAT, jeśli jesteś vatowcem (trzeba doliczyć podatek VAT).

Teraz należy się zastanowić czy Twoje umiejętności, które możesz zaoferować klientom, są dla nich na tym etapie już warte kwoty, która wyszła.

Jeśli w zadaniach, które oferujesz, czujesz się, jak stażysta na etacie, należałoby tę stawkę obniżyć, ponieważ dopiero się tego uczysz i potrzebujesz czasu na zdobycie wiedzy.

Jeśli to, co oferujesz dla Twojego klienta, jest pełnowartościowym produktem na poziomie statystycznego pracownika, sprawdź, czy ta stawka jest podobna do ofert innych osób na podobnym poziomie. Czyli czy jest stawką rynkową, czy jej nie zaniżyłaś np. przez niskie koszty utrzymania.

Jeśli jest to stawka rynkowa, to zostaw ją taką, jaka jest.

Jeśli czujesz się ekspertem/specjalistką — podnieś stawkę, uwzględniając w niej swojej know-how i doświadczenie.

Polityka cenowa to też ustalenie sposobu rozliczeń z klientami.

Sposób rozliczeń: co i jak, za ile, na jakich zasadach

1. Rozliczenie godzinowe, czyli pakiety godzin lub abonamenty, w ramach których klient ma do wykorzystania pewną ilość godzin, a ponad nią dokonuje dopłaty za wykorzystane godziny ponad pakiet.

2. Rozliczenie zadaniowe, czyli wyceniasz konkretne zadanie, mnożąc to później przez ilość zadań, które masz do wykonania dla klienta, np. stworzenie tekstu razy ilość takich tekstów, lub przepisanie minuty nagrania razy ilość minut w przesłanych plikach z nagraniem, czyli transkrypcja.

3. Rozliczenie projektowe, w którym szacujesz swoje zaangażowanie w różne grupy zadań, traktowane całościowo jako projekt i podajesz jednorazową stawkę klientowi za wsparcie w tym projekcie.

Takim projektem może być np. stworzenie e-booka i wzięcie pod uwagę wszystkiego, co jest z tym związane, czyli stworzenie treści, korektę treści, redakcję treści, przygotowanie grafik, stworzenie okładki, lub koordynację osób, które będą się tym zajmowały.

Rozliczenie godzinowe — z reguły pakiety godzin są ważne przez miesiąc lub dwa miesiące, czyli klient, wykupując np. 10 godzin, może je wykorzystać w ciągu miesiąca. Jeśli ich nie wykorzysta, to ten pakiet godzin przepada. Jeśli klient wykorzysta dany pakiet w ciągu tygodnia i dalej chce współpracować, to w drugim tygodniu wirtualna asystentka wystawia mu fakturę na kolejny pakiet 10 godzin.

Oczywiście jeśli klient wykorzysta pakiet w ciągu miesiąca, to kolejną fakturę dostanie w ciągu miesiąca. Jeśli nie wykorzysta i jest zapisane w zasadach współpracy, że te niewykorzystane godziny przepadają, to te godziny przepadną. I w kolejnym miesiącu, jeśli klient zechce współpracować, wykupuje kolejny pakiet.

W przypadku rozliczenia abonamentowego klient również jest fakturowany za ilość godzin do wykorzystania. Załóżmy, że ja ze swoim klientem umawiam się na wsparcie w zakresie prowadzenia projektu w wymiarze 10 rbh w miesiącu.

Jeśli klient w danym miesiącu wykorzysta więcej niż 10 roboczogodzin, to w kolejnej fakturze wystawionej kolejnego miesiąca, ilość godzin ponad pakiet, który jest w abonamencie, jest doliczany do tej faktury.

Co to oznacza? Jeśli 1 sierpnia wystawiam fakturę nowemu klientowi na wsparcie przy projekcie za 10 godzin, to te 10 godzin są ważne od pierwszego do ostatniego sierpnia. Załóżmy, że klient w sierpniu wykorzystał 12 rbh. 1.09. klient otrzymuje ode mnie nową fakturę: abonament za pakiet godzin na wrzesień plus, druga pozycja na fakturze, rozliczenie godzin ponad pakiet od 1.08. do 31.08. w liczbie 2 godzin.

Co jeszcze powinno się znaleźć w Twojej polityce cenowej?

Powinnaś na początku ustalić termin płatności faktur. Czyli Ty wewnętrznie przyjmujesz 7-dniowy termin płatności faktury, 14-dniowy, miesięczny.

Po czym powinnaś ustalić, co się dzieje w sytuacji, gdy Twój klient nie praktykuje takiego samego terminu płatności. Co wtedy robisz? Np. Twój potencjalny klient, nie praktykuje 7-dniowych terminów płatności, ponieważ sam ma ustalone ze swoimi klientami 21-dniowe terminy płatności, i tego też oczekuje od swoich podwykonawców. Czy w ogóle, i jakich sytuacjach, możesz zgodzić się na taką zmianę?

Warto ustalić z sobą samą, co się dzieje, jeśli Twojemu klientowi często zdarza się zapominać o zapłaceniu faktury na czas? Mam na myśli zwykłe ludzkie zapominanie. Co w tej sytuacji? Czy dopiero po fakcie, po iluś dniach będziesz przypominała temu klientowi o tym, że faktura jest przeterminowana, czy też, żeby temu zapobiec, wewnętrznie w swoim systemie ustawisz przypomnienie o płatności, jeśli faktura nie jest opłacona, np. przez sms lub mail, na 2 dni przed terminem płatności, w dniu płatności? Zastanów się sama, co w takiej sytuacji robisz.

A co kiedy klient celowo unika płatności i ją przedłuża, być może urywa z Tobą kontakt, albo obiecuje, tak dziś zapłacę, ale nadal nie widzisz tej płatności, to co robisz w takich sytuacjach? 

Czyli co robisz w przypadku miękkiej i twardej windykacji. Jakie są kolejne procedury, gdzie się udajesz, czy idziesz od razu do sądu, czy wysyłasz przedsądowe wezwanie do zapłaty, czy sprzedajesz ten dług firmom, które takowe skupują? Jak długo przypominasz po terminie płatności Twojemu klientowi, o tym, że powinien Ci zapłacić?

To wszystko, to są podstawowe elementy, które warto przemyśleć przed rozpoczęciem swoich działań i spisać sobie swoją wewnętrzną procedurę, politykę cenową.

Po co to robić?

Czyli po co tworzyć swoją własną politykę cenową? Przede wszystkim dlatego, że z każdą kolejną współpracą z nowym klientem mało co może Cię zaskoczyć. Ta polityka powinna być na bieżąco uzupełniana o wewnętrzne ustalenia.

Z każdą kolejną współpracą zapewne pojawią się nowe sytuacje, które warto by było sobie dookreślić i uściślić swoje wewnętrzne zasady współpracy. Te wewnętrzne zasady współpracy wpływają na Twój komfort. Wiem z doświadczenia i z rozmów z innymi osobami, że opóźnienia w płatnościach potrafią być frustrujące i strasznie demotywujące. 

Oprócz tego warto zastanowić się, czy i w jakich sytuacjach warto mieszać różne formy rozliczenia się z klientami. Czyli np. godzinowy z zadaniowym, albo godzinowy z projektowym.

Na przykład obsługę klienta bardzo trudno jest wycenić zadaniowo, projektowo czy też ryczałtowo. Należy ustalić z klientem jedną stałą kwotę miesięcznie, w obrębie której się poruszamy i ma on zapewnioną obsługę klienta. 

Co będzie trudno rozliczyć też projektowo czy zadaniowo? Współprace, które stale się rozwijają, czyli w których co miesiąc stale dochodzi jakieś nowe zadanie lub grupa zdań. Tutaj trudno będzie to wyliczyć, ale najczęściej klienci, którzy proponują takie współprace, zdają sobie też z tego sprawę, że to się rozwija, oni mają różne potrzeby i trudno oszacować kwotę z góry.

Omówiłam tutaj rozliczenia godzinowe, projektowe, zadaniowe, gdzie mamy ustalone stawki. Ale możesz tworzyć ofertę pod to, co klient potrzebuje, pod każdą współpracę z klientem i wtedy każdy nowy klient będzie potrzebował indywidualnego podejścia do wyceny i oszacowania swojego zaangażowania, abstrahując od tego czy to będzie wycena zadaniowa, projektowa, abonamentowa lub pakiety godzin.

Jeśli chodzi o politykę cenową i przedstawienie tego klientowi, można to zrobić dwojako.

Nie wpisujemy klientowi wszystkich omówionych tutaj punktów, ponieważ nie wszystko będzie go interesowało. Przedstawiamy tylko ogólne zasady współpracy w regulaminie współpracy.

Czyli np. co się dzieje, jeśli klient nie opłaci faktury w terminie? Albo co się dzieje gdy chcemy waloryzować stawkę? Albo co się dzieje gdy chcemy w ogóle renegocjować warunki umowy o współpracę, po jakim czasie możemy renegocjować te warunki o współpracę? Takie rzeczy warto określać w takich dokumentach jak regulaminy świadczenia usług lub w umowie o współpracę. 

Co się bardziej opłaca, czy rozliczenie z klientem na podstawie ilości przepracowanych godzin, czy też rozliczenie projektowe? Jedna zasada jest taka, jeśli współpracujemy z klientem, godzinowo trudniej jest wynegocjować wyższą stawkę nawet jeśli masz takie umiejętności, ponieważ zawsze znajdzie się ktoś, kto dopiero wchodzi na rynek i będzie chciał to oferować taniej.

Pamiętajmy, że nie przeskoczymy pewnej ilości godzin, więc wynagrodzenie godzinowe tworzy nam pewien sufit. W wynagrodzeniu projektowym możemy lepiej opakować grupy produktów, możemy lepiej tym zarządzać i z reguły finansowo bardziej opłaca się wynagrodzenie projektowe.

Czym jest polityka cenowa?

Zaczynając działać na swoim, warto ustalić na początku, pewne zasady, kontrakt z samą sobą.

Osoba, która zaczyna dopiero działać jako wirtualna asystentka, na samym początku swoich działań, najczęściej ustala takie rzeczy jak:

- w jakich godzinach chce pracować,

- jakie usługi chce oferować,

- z jakimi klientami chce współpracować,

- powinna ustalić stawkę, jaką chce lub powinna oferować swoim klientom,

- oraz to, jaką formę działalności przyjmie (NDG, JDG czy rozliczając się z klientami w innym modelu, np. korzystając z usług useme, inkubatora przedsiębiorczości albo fundacji rozwoju przedsiębiorczości).

Następnie, należy określić jeszcze:

- personę tzw. antyklienta, czyli określić cechy osób, z którymi nie chce pracować,

- zasady współpracy, których nie chce przestrzegać,

- branże, których nie chce wspierać,

- idee, których nie chce wspierać.

Freelancer dopiero zaczynający swoje działania, powinien ustalić wewnętrznie ze sobą zasady, co się stanie, gdy klient nie zapłaci. Jakie ma procedury miękkiej i twardej windykacji.

Należy ustalić, co się stanie, gdy nie będzie można oferować swojego wsparcia klientom, w założonych przez siebie 100%. Czyli co się stanie gdy dziecko się rozchoruje, gdy sama będziesz miała jakąś niedyspozycję i nie będziesz mogła oferować swojego wsparcia.

To są 3 rzeczy, czyli persona antyklienta, co się dzieje, gdy ktoś się rozchoruje i co się dzieje, gdy klient nie zapłaci, o których na początku swoich działań zapominamy.

Ja się skupię tutaj wyłącznie na polityce cenowej, czyli:

- ustalenie swojej stawki, 

- ustalenie sposobu rozliczeń,

- i tego co się stanie, gdy klient nie zapłaci.

Polityka cenowa to spisany Twój wewnętrzny kodeks własnych zasad w rozliczeniach we współpracy z klientami.

W polityce cenowej powinny się znaleźć takie punkty jak:

- sposób prowadzenia działań, czyli czy chcesz działać jako nieewidencjonowana działalność gospodarcza, jednoosobowa działalność gospodarcza, czy chcesz się rozliczać za pośrednictwem portalu useme, czy chcesz korzystać z jakiegoś inkubatora przedsiębiorczości jak np. fundacja rozwoju przedsiębiorczości Twój start-up,

- ile godzin dziennie, tygodniowo i miesięcznie chcesz lub możesz pracować,

- ile musisz zarabiać za godzinę pracy, żeby praca na freelansie Ci się opłacała,

- kiedy i w jakich sytuacjach waloryzujesz swoją stawkę, w górę lub w dół,

- sposób rozliczania się z klientami, czy to jest stawka godzinowa, pakiety roboczogodzin, abonamenty, czy też może ryczałt za całość działań miesięcznie, czy stawki projektowe, a może stawki zadaniowe.

Nie będę się tutaj skupiała na rozliczeniach umów cywilno-prawnych z klientami (umowa o dzieło, umowa zlecenie), będę się odnosiła do sytuacji, w których Ty, jako freelancer, rozliczasz się osobiście z klientem na zasadach B2B.

Pierwszym elementem, który należy zrobić, jest wybór formy prowadzenia działań. Gdy już wybierzesz czy chcesz działać jako NDG, JDG, przez useme, czy w ramach inkubatora przedsiębiorczości, np. Twój Start-Up, to wtedy powinnaś dowiedzieć się, jakie koszty będziesz ponosiła. Będzie miało wpływ na Twoją stawkę godzinową, jaką potrzebujesz zarobić, aby działalność Ci się opłacała.

Czyli wybierając formę działalności:

- spisujesz koszty prowadzenia takiej działalności,

- spisujesz koszty prywatne, jakie posiadasz, czyli te wszystkie koszty, na które przeznaczałaś swoje wynagrodzenie.

Nawet jeśli nie od razu chcesz zakładać działalność gospodarczą, warto wziąć pod uwagę kalkulację kosztów do tej docelowej formy, ponieważ później podwyższenie stawki dla klientów, z którymi nawiążesz już współpracę, może okazać się dość trudne.

Powinnaś również uświadomić sobie ile godzin dziennie, tygodniowo i miesięcznie możesz lub chcesz pracować. Trzeba tutaj wziąć pod uwagę naturalny rytm dobowy swojej rodziny, wszelkie zajęcia swoich domowników, godziny pracy partnera, zajęcia dodatkowe dzieci itp. To bardzo istotne kwestie, zadbaj o nie.

lub obejrzeć   👇

Poniżej znajdziesz materiał z konferencji dla freelancerów i wirtualnych asystentek.

Opowiadam w nim o polityce cenowej,  czyli po co ustalać wewnętrzne zasady rozliczeń z klientami.

OBM Elżbieta Nieradko NIP: 5213641211

ul. Żurawia 6/12, lok. 766, 00-503 Warszawa

e-mail: elzbieta@nieradko.pl   |   rozmowa telefoniczna

@2010 - 2024 Copyright by Elżbieta Nieradko

Regulamin

Polityka prywatności i plików cookies