@2010 - 2021 Copyright by Elżbieta Nieradko.

Po co wirtualnej asystentce time tracker?

Ewidencja roboczogodzin spędzonych nad zadaniami powinna być ważna dla klienta, ale i dla Ciebie. W mojej ocenie ewidencjonować czas pracy warto, nawet jeśli rozliczasz się projektowo, nie godzinowo, ponieważ pozwoli Ci to mieć lepszy obraz tego, ile czasu spędzasz nad danym zadaniem i w przyszłości przełoży się to na lepszą i sprawniejszą wycenę.

 

Z doświadczenia wiem, że czas pracy przy dwóch niby podobnych zadaniach np. stworzeniu posta na FB jest inny w sytuacji, gdy wszystko tworzysz sama, inny gdy grafiki masz od klienta, a jeszcze inny gdy klient dostarcza Ci wszystkie materiały, a Ty masz je jedynie zaplanować w aplikacji do planowania postów.

 

Jak ewidencjonować czas pracy?

 

• możesz po prostu korzystać z zegarka,

• możesz skorzystać ze zdalnej aplikacji zliczającej czas pracy — time tracker. 

 

Ja znam dwie takie aplikacje — obydwie mają wersję płatną i bezpłatną. Pierwsza — Toogl, ma możliwość tworzenia oddzielnych workspace dla każdego z klientów, dzięki czemu mają na bieżąco wgląd w rozliczenie czasu pracy. Druga

(z której sama korzystam w wersji płatnej) to Hubstaff.

 

Hubstaff wybrałam ze względu na możliwość podłączenia klienta pod jego projekty, tak aby na bieżąco miał wgląd w postępy pracy, a przy okazji mógł sprawdzić, czy faktycznie pracowałam nad jego zadaniami oraz jak bardzo byłam w zadania zaangażowana. Dzięki temu nie muszę przełączać się pomiędzy workspace’ami, a klienci widzą

tylko swoje projekty (umowa o poufności).

 

Dla mnie Hubstaff to nie tylko program do śledzenia czasu pracy. To aplikacja, która pozwala zyskać zaufanie klienta

już na początku współpracy :)

 

Bez względu na to czy korzystasz z zegarka, czy z aplikacji, klient lubi mieć przejrzystość i wgląd w wykorzystanie czasu, za który płaci. Do tego mogą posłużyć Ci raporty dostępne online. Programy do time trackingu wspomniane

wyżej, udostępniają taki wgląd w czasie rzeczywistym.

 

Jeśli rozliczasz się z klientem na podstawie przepracowanych roboczogodzin, to wcześniej czy później dostaniesz takie pytanie — mniej lub bardziej bezpośrednie:

 

— Jak sprawdzę, ile to Pani czasu faktycznie zajęło?

— Ja robię takie zadanie w X minut (godzin), dlaczego Pani robi to dłużej?

— Skąd mam wiedzieć, czy w czasie, który Pani twierdzi, że pracowała nad moimi zadaniami, nie przeglądała Pani Facebooka/ nie pracowała nad czymś innym?

 

Wiem. Sytuacje wyglądają na przejaskrawione.

Tak. Możesz odpowiedzieć, że jak nie ma zaufania to i tak współpraca się nie będzie układała i nie ma co sobie głowy zawracać. Ale wiem też, że przegrałam kilka ciekawych współprac, ponieważ mój ówczesny system raportowania nie

zapewniał klientowi wystarczającego poziomu bezpieczeństwa.

 

W czym pomaga time tracker poza monitorowaniem czasu pracy?

 

Klienci naprawdę rzadko sprawdzają ile czasu przeznaczam na zadania, ale lubią mieć taką możliwość. To trochę jak ze sprzedawaniem i kupowaniem, nikt nie lubi, jak mu się coś sprzedaje, ale każdy lubi kupować.

 

Time tracking i raportowanie z użyciem profesjonalnego programu, których na rynku jest kilkadziesiąt, daje klientowi większą pewność, że systemu nie oszukasz. Zegarek to tylko zegarek. Możesz w tabelce z raportem wpisać prawdziwą wartość albo nie. Tu jesteś sam na sam ze swoją uczciwością. A klient na zaufanie bierze prawidłowość Twoich raportów.

 

Ja poszłam o krok dalej. Szukałam programu, który będzie mi nagrywał to, co się dzieje na monitorze, od momentu kliknięcia start w time trackerze, do kliknięcia stop. Takiego nie znalazłam. Pewnie jeszcze go nikt nie stworzył.

 

Ale znalazłam time tracker:

 

• robiące print screany w losowych momentach (3 zdjęcia/ 10 minut),

• umożliwiające podłączenie klienta pod jego projekt i pozwalające mu na bieżąco sprawdzać, co robię i jaka jest moja produktywność w tym czasie,

• pozwalające na obsługę klientów - każdego z nich mogę podłączyć pod jego projekty, a klient A nie widzi projektów klienta B, co było moim priorytetem,

• z ustawieniami powiadomień np. gdy klient zbliża się do końca opłaconego pakietu roboczogodzin, czy ryczałtu miesięcznego, a jeśli klient jest dodany do tego projektu, również otrzymuje mailem takie powiadomienie,

• dające możliwość wpisania przy każdym projekcie, jaką mam w nim stawkę i w raporcie automatycznie wyliczane jest moje wynagrodzenie; nie muszę ręcznie liczyć, o jaką kwotę klient przekroczył opłacony pakiet,

• umożliwiające podłączenie pod projekty również członków zespołu i sprawdzanie ich produktywności oraz wyliczanie ich wynagrodzenia.

 

Wybrałam ten program do time trackingu nie inny, ponieważ daje on wgląd klientowi w to co robię, tylko gdy włączę start w jego zadaniach i zabiera, gdy włączę stop. Nie śledzi całej mojej aktywności na komputerze. W przeciwieństwie do innych, które śledzą, co się robi na komputerze w trakcie całej jego pracy, czyli od włączenia komputera, do jego wyłączenia. Nie tylko komfort klienta jest dla mnie ważny, ale i moja prywatność ;)

 

Bardzo dużą zaletą tej aplikacji jest jej koszt — to jedynie ok. 45 zł brutto/ miesiąc (10$/mieś), mniej niż moja stawka za 1 godzinę pracy. Jeśli zechcesz wypróbować Hubstaff, zarejestruj się z tego linku - zyskasz 10% zniżki (jeśli

zdecydujesz się na wersję płatną po okresie testowym)

 

Jest to jeden z rozdziałów mojego ebooka „Zanim zainwestujesz w rozwój w wirtualną asystę”. Jeśli zainteresował Cię ten artykuł, gorąco zachęcam Cię do pobrania darmowej publikacji pod tym linkiem. Znajdziesz tam mnóstwo merytorycznej wiedzy, która pomoże Ci przejść przez początki drogi w wirtualnej asyście :)

 

 

 

 

Pozostańmy w kontakcie,

 

 

 

ps.

Szukasz wsparcia w skutecznym przekwalifikowaniu zawodowym do wirtualnej asysty?

Bezpłatne wsparcie znajdziesz w grupie na FB tylko dla WA. Oprócz moich nagrań i comiesięcznych live'ów spotkasz tam grono fantastycznych kobiet (choć mamy też paru „Rodzynków” wśród nas! ;) ), które dzielą się swoim doświadczeniem i dają ogrom wsparcia! ;)

Jeśli Twoje pytania wymagają indywidualnego podejścia i analizy sytuacji - zapoznaj się z moją ofertą spotkań indywidualnych i warsztatów grupowych.

 

Możesz też napisać bezpośrednio do mnie na elzbieta@nieradko.pl

Na jakiej podstawie wirtualna asystentka powinna ustalać swoje stawki? Jak zweryfikować ile pracuje wirtualna asystentka?
04 września 2019

ostatnia aktualizacja: 

Wróć do bloga