@2010 - 2021 Copyright by Elżbieta Nieradko.

Po co wirtualnej asystentce time tracker?

Ważna dla klienta, ale i dla Ciebie, powinna być ewidencja Twojego czasu pracy, czyli roboczogodzin spędzonych nad zadaniami. W mojej ocenie ewidencjonować czas pracy warto, nawet jeśli rozliczasz się projektowo, nie godzinowo, ponieważ pozwoli Ci to mieć lepszy obraz tego, ile czasu spędzasz nad danym zadaniem i w przyszłości przełoży się to na lepszą i sprawniejszą wycenę.

 

Z doświadczenia wiem, że czas pracy przy dwóch niby podobnych zadaniach np. stworzeniu posta na FB jest inny w sytuacji, gdy wszystko tworzysz sama, inny gdy grafiki masz od klienta, a jeszcze inny gdy klient dostarcza Ci wszystkie materiały, a Ty masz je jedynie zaplanować w aplikacji do planowania postów.

 

Jak ewidencjonować czas pracy?

 

• możesz po prostu korzystać z zegarka,

• możesz skorzystać ze zdalnej aplikacji zliczającej czas pracy — time tracker. 

 

Ja znam dwie takie aplikacje — obydwie mają wersję płatną i bezpłatną. Pierwsza — Toogl, ma możliwość tworzenia oddzielnych workspace dla każdego z klientów, dzięki czemu mają na bieżąco wgląd w rozliczenie czasu pracy. Druga

(z której sama korzystam w wersji płatnej) to Hubstaff.

 

Wybrałam ją ze względu na możliwość podłączenia klienta pod jego projekty, tak aby na bieżąco miał wgląd w postępy pracy, a przy okazji mógł sprawdzić, czy faktycznie pracowałam nad jego zadaniami oraz jak bardzo byłam w zadania zaangażowana. Dzięki temu nie muszę przełączać się pomiędzy workspace’ami, a klienci widzą

tylko swoje projekty (umowa o poufności).

 

Dla mnie Hubstaff to nie tylko program do śledzenia czasu pracy. To aplikacja, która pozwala zyskać zaufanie klienta

już na początku współpracy :)

 

Bez względu na to czy korzystasz z zegarka, czy z aplikacji, klient lubi mieć przejrzystość i wgląd w wykorzystanie czasu, za który płaci. Do tego mogą posłużyć Ci raporty dostępne online. Programy do time trackingu wspomniane

wyżej, udostępniają taki wgląd w czasie rzeczywistym.

 

Jeśli rozliczasz się z klientem na podstawie przepracowanych roboczogodzin, to wcześniej czy później dostaniesz takie pytanie — mniej lub bardziej bezpośrednie:

 

— Jak sprawdzę, ile to Pani czasu faktycznie zajęło?

 

— Ja robię takie zadanie w X minut (godzin), dlaczego Pani robi to dłużej?

 

— Skąd mam wiedzieć, czy w czasie, który Pani twierdzi, że pracowała nad moimi zadaniami, nie przeglądała Pani Facebooka/ nie pracowała nad czymś innym?

 

Wiem. Sytuacje wyglądają na przejaskrawione.

Tak. Możesz odpowiedzieć, że jak nie ma zaufania to i tak współpraca się nie będzie układała i nie ma co sobie głowy zawracać. Ale wiem też, że przegrałam kilka ciekawych współprac, ponieważ mój ówczesny system raportowania nie

zapewniał klientowi wystarczającego poziomu bezpieczeństwa.

 

Co to znaczy? Klienci naprawdę rzadko sprawdzają ile czasu przeznaczam na zadania, ale lubią mieć taką możliwość. To trochę jak ze sprzedawaniem i kupowaniem, nikt nie lubi, jak mu się coś sprzedaje, ale każdy lubi kupować.

 

Time tracking i raportowanie z użyciem profesjonalnego programu, których na rynku jest kilkadziesiąt, daje klientowi większą pewność, że systemu nie oszukasz. Zegarek to tylko zegarek. Możesz w tabelce z raportem wpisać prawdziwą wartość albo nie. Tu jesteś sam na sam ze swoją uczciwością. A klient na zaufanie bierze prawidłowość Twoich raportów.

 

Ja poszłam o krok dalej. Szukałam programu, który będzie mi nagrywał to, co się dzieje na monitorze, od momentu kliknięcia start w time trackerze, do kliknięcia stop. Takiego nie znalazłam. Pewnie jeszcze go nikt nie stworzył.

 

Ale znalazłam time tracker:

 

• który robi print screany w losowych momentach (3 zdjęcia/ 10 minut),

 

• mogę podłączyć klienta pod jego projekt i on na bieżąco może sprawdzać co robię i jaka jest moja produktywność w tym czasie,

 

• mam kilku klientów i każdego z nich mogę podłączyć pod jego projekty, a klient A nie widzi projektów klienta B, co było moim priorytetem,

 

• mogę ustawić powiadomienia, gdy klient zbliża się do końca opłaconego pakietu roboczogodzin, czy ryczałtu miesięcznego, a jeśli klient jest dodany do tego projektu, również otrzymuje mailem takie powiadomienie,

 

• przy każdym projekcie mogę wpisać, jaką mam w nim stawkę i w raporcie automatycznie wyliczane jest moje wynagrodzenie; nie muszę ręcznie liczyć, o jaką kwotę klient przekroczył opłacony pakiet,

 

• mogę podłączyć pod projekty również członków zespołu i sprawdzać ich produktywność oraz wyliczać ich wynagrodzenie.

 

Wybrałam ten program do time trackingu nie inny, ponieważ daje on wgląd klientowi w to co robię, tylko gdy włączę start w jego zadaniach i zabiera, gdy włączę stop. Nie śledzi całej mojej aktywności na komputerze. W przeciwieństwie do innych, które śledzą, co się robi na komputerze w trakcie całej jego pracy, czyli od włączenia komputera, do jego wyłączenia. Nie tylko komfort klienta jest dla mnie ważny, ale i moja prywatność ;)

 

Bardzo dużą zaletą tej aplikacji jest jej koszt — to jedynie ok. 45 zł brutto/ miesiąc (10$/mieś), mniej niż moja stawka za 1 godzinę pracy. Jeśli zechcesz wypróbować Hubstaff, zarejestruj się z tego linku - zyskasz 10% zniżki (jeśli

zdecydujesz się na wersję płatną po okresie testowym)

 

Jest to jeden z rozdziałów mojego ebooka „Zanim zainwestujesz w rozwój w wirtualną asystę”. Jeśli zainteresował Cię ten artykuł, gorąco zachęcam Cię do pobrania darmowej publikacji pod tym linkiem. Znajdziesz tam mnóstwo merytorycznej wiedzy, która pomoże Ci przejść przez początki drogi w wirtualnej asyście :)

 

 

 

 

Pozostańmy w kontakcie,

 

 

 

ps.

Szukasz wsparcia w skutecznym przekwalifikowaniu zawodowym do wirtualnej asysty?

Bezpłatne wsparcie znajdziesz w grupie na FB tylko dla WA. Oprócz moich nagrań i comiesięcznych live'ów spotkasz tam grono fantastycznych kobiet (choć mamy też paru „Rodzynków” wśród nas! ;) ), które dzielą się swoim doświadczeniem i dają ogrom wsparcia! ;)

Jeśli Twoje pytania wymagają indywidualnego podejścia i analizy sytuacji - zapoznaj się z moją ofertą spotkań indywidualnych i warsztatów grupowych.

 

Możesz też napisać bezpośrednio do mnie na elzbieta@nieradko.pl

Na jakiej podstawie wirtualna asystentka powinna ustalać swoje stawki? Jak zweryfikować ile pracuje wirtualna asystentka?
04 września 2019

ostatnia aktualizacja: 

       


 

Wróć do bloga