Program Edukacyjny - Wirtualna Asysta z certyfikatem MEiN

Sprawdź szczegóły, jeśli:

👉 chcesz wrócić do aktywności zawodowej po przerwie, ale szukasz większej elastyczności niż praca na etacie,

👉 zaczynasz karierę zawodową lub planujesz się przebranżowić,

👉 chcesz zdobyć umiejętności i kompetencje potrzebne do wspierania innych przedsiębiorców,

👉 działasz już w wirtualnej asyście, ale czujesz, że nie wykorzystujesz całego potencjału tego nowego zawodu,

👉 masz świadomość potrzeby ciągłego rozwoju i samodoskonalenia, gdyż jest to bardzo dynamicznie zmieniający się obszar,

👉 nie chcesz tracić czasu i swojej energii na długie dojazdy,

Mam wiedzę i doświadczenie, aby pomóc Ci w skutecznym rozpoczęciu i skalowaniu działań w wirtualnej asyście. 

Jeśli chcesz zobaczyć opinie o współpracy ze mną - kliknij tu. 

Jeśli chcesz sprawdzić aktualną ofertę - kliknij tu.

Spotkamy się też w mediach społecznościowych?

Dlaczego tak ważne jest to wdrożenie podwykonawcy i po co wdrażać taką osobę?

Najważniejszą rzeczą, jaką daje Ci wdrożenie pracownika, jest to, że ta osoba ma zagwarantować sukces i bezpieczeństwo Twojego przedsięwzięcia, projektu, pomysłu, biznesu. Jeśli będziesz współpracować z tą osobą cyklicznie, to będziesz mógł szybciej osiągać rezultaty w swoich projektach.

To ważny etap i to Ty jako przedsiębiorca-koordynator powinieneś się tym zająć. Na etapie wdrażania masz również możliwość obserwacji podwykonawcy, tak jak i on Ciebie. 

Ten moment wdrożenia, np. pierwszy pakiet, pierwszy miesiąc to powinien być czas wytężonej czujności z obu stron. Warto wykorzystać ten okres na sprawdzenie czy rezonujesz z tą osobą, czy warto angażować się dalej we wdrażanie tej osoby, czy jest warta tego, by to na niej oprzeć swój biznes. 

To również czas refleksji i spostrzeżeń dot. talentów i mniej efektywnych działań, by potem móc delegować tej osobie odpowiednie zadania, które wzniosą Twój biznes na wyższy poziom, a jej umożliwią rozwój zawodowy.

3 najważniejsze elementy wdrażania podwykonawcy

1. Nazwanie i określenie zasad komunikacji.

Dobra komunikacja to najważniejsza rzecz w nawiązywaniu jakiejkolwiek współpracy. Osoba, która wie jakim kanałem się komunikuje i z kim ma się komunikować, kiedy coś nagłego się dzieje, poradzi sobie nawet z nieprzewidzianą sytuacją i nie wpadnie w panikę.

Np. podstawowym kanałem komunikacji może być Asana, Trello, ale w sytuacji nagłej, podbramkowej ustal jak ta osoba ma się komunikować się z Tobą? Czy to może być sms czy telefon? 

W takiej “awaryjnej” chwili, dobry podwykonawca szybko i rzetelnie przedstawia Ci sytuację oraz np. 3 możliwe rozwiązania, co znacząco przyśpiesza decyzję, oszczędza czas i stres.

Jakie mogą być kanały komunikacji?

Najczęściej we współpracach zdalnych, to są aplikacje do zarządzania projektami typu Asana, spotkania zespołu Google Meet, e-mail, telefon, sms, Whatsapp, Slack itp. Należy ustalić w jakich warunkach, który kanał komunikacji wykorzystujecie. Nie zachęcam do używania więcej niż 3 kanałów komunikacji. Najlepiej gdy jest jeden podstawowy, a drugi awaryjny.

Ustalenie kwestii komunikacji spowoduje, że zbudujecie relację wzajemnego zaufania, co będzie skutkowało szybszą i skuteczniejszą pracą i większym zaangażowaniem w projekty.

Wyzwanie może się pojawić w sytuacjach, gdy ktoś nie respektuje ustalonych zasad komunikacji. Wtedy, trzeba się zastanowić co powoduje, że tak się dzieje. Jeśli wyzwanie jest duże, warto się zastanowić czy jest sens dalszej współpracy z taką osobą.

2. Ustalenie obowiązków i wprowadzenie w zadania.

Od początku warto ustalać jasne zasady, kto za co odpowiada. Ustrukturyzowanie tych informacji pozwoli obu stronom poczuć się bezpieczniej w tej współpracy. Ustalacie też, w jakim czasie ta osoba wykonuje te zadania. Nie chodzi tutaj o to, by uczyć technicznie tą osobę jak wykonać obowiązki, ale o wypracowanie wspólnych standardów. Chodzi o to, by nauczyć podwykonawcę jak Ty działasz i jak działa Twoja firma.

3. Wprowadzenie podwykonawcy w organizację Twojej firmy (procesy/ procedury).

Opisanie tego jak Ty pracujesz, w jakich godzinach, oraz jak pracuje Twój zespół, kto za co odpowiada, jak raportujecie pracę i jak rozliczacie godziny pracy jest bardzo istotne.

We współpracach z wirtualnymi asystentkami popularnym narzędziem jest time-tracker lub raporty roboczogodzin. Zdarzają się również współpracę na zasadach projektowych lub ryczałtowych.

Równie ważne jest ustalenie wcześniej, jak będzie przebiegała współpraca podczas urlopu/ choroby Twojej czy osoby z zespołu/ podwykonawcy.

Żeby skutecznie rozpocząć współpracę z podwykonawcą trzeba umieć delegować.

Jakie warunki musisz spełnić, aby z sukcesem delegować?

1. Należy mieć świadomość tego, czy jesteś gotów do delegowania.

Jeśli masz blokady, to bez ich przepracowania nie pójdziesz dalej.

Takie blokady to np:

- cały czas myślisz, że Ty zrobisz to zadanie lepiej, szybciej, masz lepsze kompetencje,

- znasz już cały proces i nie masz czasu na komunikowanie tego drugiej osobie,

- gdy odbierasz zadania, przy dawaniu feedbacku masz tendencję do krytykowania danej osoby, że zawiodła, że nie potrafi czegoś zrobić, że za dużo dopytywała, chociaż Ty nie opisałeś dokładnie procesu,

- masz zarzuty, że ktoś "nie potrafi czytać Ci w myślach".

Nie wszyscy umiemy delegować (to nie jest naturalna umiejętność każdego człowieka), ale można się tego nauczyć.

Naturalne jest, że w żadnej relacji nie oddajemy zaufania, od "tak sobie". Na zaufanie druga osoba musi sobie zapracować, ale i my musimy to zrobić. Dlatego (omówione wcześniej) elementy wdrożenia są tak ważne, gdyż to one  budują już od początku to zaufanie.

Zmiana to nowość i niepewność, dlatego wskazany jest też czas na oswojenie się ze zmianą. Nowy pracownik, nie daje pewności, więc na początku ostrożnie delegujesz dając małe zadania, później większe. Z czasem wdrożysz podwykonawcę, ale to od Ciebie zależy, czy ten proces w sobie (i w swojej firmie) uruchomisz. 

Czy potrafisz stworzyć atmosferę, w której będziesz otwarty na rozmowę o zadaniach i wdrożenie ludzi w swoją firmę.

Powtórzę, bo to ważne: jeśli nie przepracujesz swoich blokad, to nadal zamiast zarządzać, będziesz robić zadania techniczne, co będzie Cię stopowało przed skalowaniem swoich działań.

3 najważniejsze podstawy delegowania.

1. Określ czas (deadline) - jeśli nie określisz go konkretnie, to Twój podwykonawca może wykonać zadania wtedy, kiedy sam będzie uważał to, za odpowiedni moment.

Jeśli coś nie jest pilne, i tak to komunikujesz, to osoba może wpisać sobie to zadanie w swoim grafiku, wtedy, kiedy ma na niego przestrzeń. Jeśli coś jest mało ważne, to takie zadanie może poczekać ok. tygodnia. Jeśli coś jest bardzo pilne, to daj wyraźny komunikat, że to powinno być zrobione natychmiast.

Ustal, co się stanie jeśli te bardzo pilne zadania nie zostaną zrobione od razu. Pamiętaj, zadania mogą być ważne z perspektywy projektu, ale nie pilne.

2. Zadaj sobie pytanie (i osobie z którą współpracujesz): czy robiła wcześniej takie/ podobne zadanie/ zadania?

Jeśli nie robiła tego wcześniej, to zapytaj czy jest gotowa do takiego zadania. Jeśli jest gotowa, ale nie robiła tego wcześniej, to czy ma pytania/jakie ma pytania. Przygotuj się na to, że osoba wdrażająca się może dopytywać Cię w trakcie, gdy np. nie jest czegoś pewna. Nie chodzi tu o kwestie techniczne, tylko co jest dla Ciebie istotne w tym zadaniu.

3. Określ kryteria wykonania zadania.

 Po czym obydwie strony poznają, że to zadanie jest wykonane poprawnie. (Np. "ładny plakat" - czyli jaki?, co ma się na nim znaleźć?, czego ma nie być?, jakie informacje powinny tam się znajdować?, jaka konfiguracja treści w stosunku do grafiki?).

Delegowanie odpowiedzialności.

Co zrobić, jakie budować relacje z zespołem, by nie mieć poczucia, że to Ty za wszystko odpowiadasz.

Delegowanie odpowiedzialności pozwoli Ci zobaczyć różnicę w delegowaniu zadań, tak żeby ludzie (Twój zespół) mogli się przy Tobie rozwijać i brać odpowiedzialność za to, co robią, a nie tylko odhaczać zadania z listy.

Nie delegujesz odpowiedzialności gdy:

- jeśli jesteś rozczarowany zaangażowaniem zespołu w wykonywane zadania,

- jeśli uważasz, że Twój zespół nie stara się wykonać zadań jak najlepiej,

- jeśli masz poczucie, że Twoje zadania zostały wykonane wg szablonu, maszynowo, bez refleksji i odniesienia do specyfiki firmy,

- jeśli masz poczucie, że na wszystko musisz mieć oko, wszystko sprawdzać, kontrolować i wszystko poprawiać.

Jak delegować odpowiedzialność i bardziej angażować swoich podwykonawców/ pracowników?

1. Przy delegowaniu stwórz przestrzeń na informację zwrotną.

 Zapytaj o pomysł na realizację, gotowość do wykonania zadania, czy ta osoba czuje się na siłach by wykonać to zadanie, jeśli to jest zupełnie nowe zadanie. Porozmawiajcie o obawach i wątpliwościach.

Dzięki temu jeszcze lepiej poznasz osobę, z którą współpracujesz. Dodatkowo dajesz jej przestrzeń do wypowiedzenia się, ocenienia samej siebie.

Pamiętaj, że to Ty jesteś właścicielem w swojej firmie i nikt lepiej od Ciebie nie zna wizji Twojego pomysłu, więc to Ty jesteś najbardziej kompetentną osobą do wsparcia zespołu, dostarczenia odpowiednich informacji, narzędzi i struktury, by Twój pomysł został zrealizowany jak najlepiej.

Bonusem wspólnej rozmowy jest również to, że podwykonawca/wirtualna asystentka już na tym etapie angażuje się w realizację zadania. Po pytaniach, jakie zadaje, sposobie, w jakim rozmawia z Tobą o tym zadaniu poznasz, czy ta osoba wchodzi myślami w to zadanie. Jeśli tak robi, to jest to dla Ciebie większa pewność, że się zaangażuje na wysokim poziomie.

2. Rozliczamy z takiej ilości odpowiedzialności, ile dajemy samodzielności i uprawnień.

Jeśli podwykonawca nie ma wolności ani żadnej przestrzeni, by móc podjąć samodzielnie pewne decyzje, to nie można od takiej osoby oczekiwać, że weźmie odpowiedzialność za to, co robi.

3. Ustalenie momentu, w którym zadanie zostanie przez was podsumowane.

Podsumowanie zadań, daje możliwość feedbacku tej osobie, co zrobiła dobrze, a co może zrobić w przyszłości lepiej. Ponadto dajesz możliwość wypowiedzenia się tej osobie, jakie wyzwania spotkała na swojej drodze, co przyszło jej łatwo, co było trudniejsze? Oprócz tego wzajemnego feedbacku możesz zaobserwować, w którym kierunku warto by ta osoba się rozwijała i jakie jej talenty możesz jeszcze lepiej wykorzystać w dalszej waszej współpracy.

Współpraca z podwykonawcą - od czego zacząć?

Rozpoczynając współpracę z podwykonawcą, warto wcześniej - (zanim rozpoczniemy poszukiwania takiej osoby) ustalić ze sobą pewne istotne kwestie.

Najważniejsze kwestie to:

1. Do jakich zadań szukasz wsparcia?

I głębiej: których zadań nie lubisz wykonywać?

Co zajmuje Ci dużo czasu, a nie jest strategiczne w skalowaniu Twojej firmy?

2. Czy wiesz dokładnie, jakie mają być kryteria wykonywania tych zadań, aby móc je opisać i oddelegować?

Wskazane jest, że zanim cokolwiek oddelegujesz, zanim będziesz koordynować proces, który będą wykonywać podwykonawcy, warto najpierw przejść samodzielnie przez ten proces, żeby wiedzieć dokładnie na czym polega sukces danego zadania, danego etapu projektu, czy też sukces całego projektu.

Jeśli przedsiębiorca chce po raz pierwszy wydać e-booka, (nigdy wcześniej tego nie robiąc), to powinien zapoznać się z case - procedurą dot. wydawania e-booka. Powinien również wziąć duży margines na to, że pewne etapy pracy mogą być testem, mogą się wiązać z dużym ryzykiem błędów lub opóźnień w opisie delegowanych zadań.

A jeśli komunikat dot. delegowania zadań jest zakłócony przez niepełne/ zniekształcone informacje - nie może być skutecznie oddelegowany. Wtedy wykonawca z reguły pracuje nad tym na tzw. "czuja".

3. W jakich godzinach pracujesz?

I czy chcesz by wirtualna asystentka lub inny podwykonawca pracował synchronicznie z Tobą (w tych samych godzinach, co Ty)?

Praca synchroniczna ma tę przewagę, że postępy w komunikacji idą szybciej, a tym samym postępy w projektach idą szybciej. Nie znaczy to, że wszyscy podwykonawcy muszą pracować synchronicznie.

Np. osoba, która składa e-booka może go złożyć, w dowolnym momencie, pod warunkiem, że zachowa deadline, i zapas czasu by inni członkowie zespołu mogli również wykonać swoje zadania w terminie.

4. Czy masz czas na wdrożenie nowej osoby do zespołu?

Nawet doświadczoną wirtualną asystentkę trzeba wdrożyć w swój biznes, aby mogła skutecznie Cię wspierać.

5. Po czym poznasz, że to jest właściwa osoba, a po czym, że taka osoba nie jest dla Ciebie jednak odpowiednia? 

Możesz trafić na osobę, która technicznie wykonuje swoje zadania świetnie, jednak wasze wyczucie stylu, ekspresja komunikacji będzie wywoływała pewne zgrzyty. W takiej współpracy będziesz się męczyć, nie będzie Ci ona przynosiła satysfakcji i będziesz unikać delegowania zadań, by unikać kontaktu z tą osobą. Warto to przemyśleć.

6. Jaki budżet możesz przeznaczyć na wsparcie?

Bardzo dużo osób mówi, że nie wie, ile będzie kosztowała wirtualna asysta i dlatego nie podaje stawek. Każdy z nas jednak ma określony pewien budżet, który może na to przeznaczyć i warto wiedzieć, czy osoby, które zgłoszą się do nas w trakcie rekrutacji -  po prostu wpisują się w ten budżet.

Albo jeśli znajdziemy osobę, która ma bardzo duże umiejętności i poda wyższą stawkę, to czy mamy możliwość znalezienia dodatkowych środków, by akurat z tą osobą móc współpracować.

Gdzie szukać podwykonawców?

Wszystko zależy od tego, jak szybko chcesz znaleźć to wsparcie?

Na ile Twoja marka jest rozpoznawalna? 

Jakie zadania chcesz delegować? 

Jaki masz na to budżet?

Moje 3 propozycje, jak szukać podwykonawców nie wyczerpują oczywiście wszystkich sposobów.  Jednak w moim odczuciu są to jedne z najskuteczniejszych dróg w poszukiwaniu tych osób.

Sposób 1: Jeśli masz rozpoznawalną markę to masz swoją bazę obserwatorów na Facebook, Instagram, LinkedIn, masz może również swoją bazę mailingową. Jeśli chcesz by podwykonawca znał Twoją markę i dodatkowo podzielał wartości, jakimi się kierujesz, to najszybciej i najskuteczniej znajdziesz taką osobę, kierując ogłoszenie do swojej społeczności.

Ta grupa osób już Cię zna, już wie jakie projekty realizujesz. Osoba, która jest wśród Twoich fanów będzie dobrze wiedziała jakie masz wartości, jaki masz charakter i tutaj właśnie jest duże prawdopodobieństwo, że trafisz na osobę, która z Tobą świetnie rezonuje. A to jest kluczowe w dobrej współpracy.

Sposób 2: Jeśli szukasz specjalisty w danej dziedzinie, najskuteczniej jest posiłkować się grupami tematycznymi i portalami ogłoszeniowymi, które skupiają właśnie takie osoby.

Twoje ogłoszenie powinno mieć zakres, w jakim szukasz specjalisty oraz warunki rekrutacji. Warto wskazać też budżet - wtedy oszczędzasz czas sobie i osobom, które rekrutują. Jeśli nie masz dokładnego budżetu, warto wskazać chociaż widełki.

Bardzo polecam również ankiety rekrutacyjne, ponieważ przy okazji możesz w kilku krótkich pytaniach/ zadaniach zweryfikować umiejętności danej osoby. To bardzo przybliża do sukcesu.

Sposób 3: Jeśli masz potrzebę możesz również sam po słowach kluczowych, wyszukać w Google, Facebook, LinkedIn lub na innych portalach osobę, która posiada dane umiejętności. Możesz sprawdzić jej portfolio, stronę internetową, czy inne social media i sam się do niej odezwać.

lub obejrzeć   👇

Poniżej znajdziesz materiał z konferencji dla freelancerów i wirtualnych asystentek.

Opowiadam w nim o dobrych praktykach, które są pomocne przy rozpoczynaniu współpracy z podwykonawcą.

Możesz posłuchać 👇

OBM Elżbieta Nieradko NIP: 5213641211

ul. Żurawia 6/12, lok. 766, 00-503 Warszawa

e-mail: elzbieta@nieradko.pl   |   rozmowa telefoniczna

@2010 - 2024 Copyright by Elżbieta Nieradko

Regulamin

Polityka prywatności i plików cookies