Chcesz być na bieżąco - zapisz się do newslettera

ostatnia aktualizacja: 10-02-2021

Wir­tu­alna asy­stentka, to asy­stentka, która pra­cuje zdal­nie, poza sie­dzibą firmy i która – naj­czę­ściej – jest asy­stentką dla wię­cej niż jednej oso­by lub firmy.

Kie­dyś mia­łam taką roz­mowę:

 - Gdzie pracujesz?

 - Jestem wirtualną asystentką.

 - Jak jesteś wirtualna, to Cię nie widać :)

I na tym to, co pro­ste się koń­czy i zaczy­nają się schody. Dla­czego?

Czym zajmuje się asystentka stacjonarna?

Asy­stentka sta­cjo­narna pra­cuje w sie­dzi­bie firmy swo­jego praco­dawcy. Zakres jej obo­wiąz­ków jest bar­dzo zróż­ni­cowany, od przyj­mo­wa­nia inte­re­san­tów, odbie­ra­nie i przełącza­nia roz­mów, pisa­nia pro­to­ko­łów ze spo­tkań. Poprzez zarzą­dza­nie całym biu­rem firmy, czyli asy­stentka jest office mana­ge­rem, takim spi­na­czem. Koor­dy­na­to­rem, który rozdaje zada­nia. Pil­nuje, żeby wszy­scy zro­bili swoje zada­nia w ter­mi­nie. Jest łącz­ni­kiem pomię­dzy dzia­łami fir­my i pracow­nikami – prze­ka­zuje doku­menty, informuje zarząd o potrzeb­nych decy­zjach cząst­ko­wych i pil­nuje, żeby te decy­zje zostały pod­jęte, a potem je przeka­zuje wła­ści­wej komór­ce­/o­so­bie w fir­mie.

Na to czy jest asy­stentką zaj­mującą się stan­dar­do­wymi zada­niami sta­wia­nymi przed tym sta­no­wi­skiem, czy menadże-rem biura wpły­wają jej umie­jęt­no­ści prak­tyczne, tj. takie, które można wyko­nać przy wyko­ny­wa­niu konkret­nych zadań oraz umie­jęt­no­ści mięk­kie, komu­ni­ka­cyjne. Mają tu wpływ też czyn­niki subiek­tyw­nie nie­za­leżne (subiek­tyw­nie, ponie­waż dla każ­dego będą one inne), czyli:

• jakiej wiel­ko­ści jest firma,

• jak duża jest miej­sco­wość, w któ­rej firma ma sie­dzibę (w więk­szych aglo­me­ra­cjach jest więk­sza szansa na zna­le­zie­nie firmy, która potrze­buje office mana­gera)

• od świa­do­mo­ści pra­co­dawcy, jak można wyko­rzy­stać poten­cjał pra­cow­nika na sta­no­wi­sku asy­stentki.

Czym zajmuje się wirtualna asystentka?

W świe­cie wir­tu­al­nym to, czy wir­tu­alna asy­stentka będzie wyko­ny­wała stan­dar­dowe zada­nia asy­sten­ckie, czy zarzą­dzała back offi­ce’m firmy klienta, czy nawet samo­dziel­nie wyko­ny­wała spe­cja­li­styczne zada­nia, albo pro­wa­dziła pro­jekty (bo w tym kie­runku rów­nież czę­sto roz­wija się zawo­dowo osoba zaj­mu­jąca się wir­tu­alną asy­stą), zależy od jej umie­jęt­no­ści tech­nicz­nych – czyli wie­dzy, obsługi pro­gra­mów i tak dalej, umie­jęt­no­ści sprze­daży swojej wiedzy i od świa­do­mo­ści part­ne­ra/ klien­ta/ pra­co­dawcy, jak można wyko­rzy­stać poten­cjał danej osoby.

Jakie zatem możesz spo­tkać syl­wetki asy­stentki w świe­cie wir­tu­al­nym?

Wir­tu­alna asy­stentka (VA)

Odpo­wiada za kon­kretne zada­nia, które do niej są dele­go­wane i które póź­niej wracają do wery­fi­ka­cji osoby zle­ca­ją­cej (naj­czę­ściej klienta). Nie ma żad­nego lub ma mini­malny wpływ na roz­wój firmy, z którą współpra­cuje. Robi swoje zada­nia, oddaje je i na tym jej rola się koń­czy. Jest zależna z pracą od osoby decy­zyj­nej (klienta), np. jej zada­niem jest wysta­wie­nie fak­tur, ale musi cze­kać, aż ktoś inny sprawdzi, czy pie­nią­dze fak­tycz­nie wpły­nęły. Jej klien­tami są osoby, które nie korzy­stają w pełni z umie­jęt­no­ści dele­go­wa­nia i na takich klien­tów jest nakie­ro­wana. To osoba, która ma wiele umie­jęt­no­ści pozwa­la­ją­cych na wyko­ny­wa­nie zadań, róż­nych zadań w spo­sób zado­wa­la­jący, ale nie eks­percki.

Wir­tu­alna asy­stentka + ekspert z jed­nej/ więcej dzie­dzi­nach

To wir­tu­alna asy­stentka, którą można opi­sać jak wyżej, ale w jed­nej/ dwóch dzie­dzi­nach jest eks­pertką i w tym zakre­sie jej wspar­cie ma bar­dzo wysoki poziom, a pozo­stałe zada­nia wyko­nuje w spo­sób zado­wa­la­jący, na pozio­mie asy­stenc­kim. Przy­kład: jest specjalistką w rese­archu, ale potrafi też wysta­wiać fak­tury, zaj­mo­wać się obsługą posprze­da­żową, obsłu­gi­wać kam­pa­nie mar­ke­tin­gowe – jed­nak to rese­arch jest jej naj­moc­niej­szą umie­jęt­no­ścią, pozo­stałe zada­nia wyko­nuje w stop­niu zado­wa­la­jącym.

Vir­tual office mana­ger, wir­tu­alny mena­dżer biu­ra/ firmy (VOM)

To osoba, która dla swo­jego klienta wyko­nuje zada­nia, ma przy­pi­saną do sie­bie odpo­wie­dzial­ność za te zada­nia – naj­czę­ściej są one cykliczne, czyli powta­rzają się raz w mie­siącu (np. wery­fi­ka­cja dostę­pów dla kur­san­tów), raz na kwar­tał (np. dostar­cze­nie fak­tur do księ­go­wej), roczne (np. dopil­no­wa­nie ter­minu roz­li­cze­nia rocz­nego). To ona ma pamię­tać o ter­mi­nach i angażuje klienta wyłącz­nie, gdy napo­tka pro­blem, z któ­rym sobie nie radzi lub prze­ka­zuje raport z wyko­na­nych zadań, żeby się nie nie­po­koił czy wszystko jest we wła­ści­wym cza­sie. Jej działką, czę­ścią dzia­łań firmy, za którą jest odpo­wie­dzialna, może być rów­nież obsługa klienta, wspar­cie sprze­daży, czu­wa­nie nad pra­wi­dło­wym dzia­ła­niem skle­pu/ strony inter­ne­to­wej/ sys­temu mailin­go­wego i w przy­padku błę­dów zgła­sza­nie ich do odpo­wied­niego supportu.

Ma ona wszyst­kie upraw­nie­nia i dostępy nie­zbędne do wyko­ny­wa­nia zadań, za które jest odpo­wie­dzialna. Ma dostęp do banku, ponie­waż bez spraw­dze­nia płat­no­ści nie wie kogo usu­nąć z kursu. Ma dostęp do paneli admi­ni­stra­cyj­nych aplikacji, nad których dzia­ła­niem czuwa, bo bez nich nie może sprawdzić, czy pro­blem (zgło­szony przez użyt­kow­nika) fak­tycz­nie ist­nieje, czy też użyt­kow­nik potrze­buje wspar­cia i instruk­tażu. Jest przed­sta­wiona podwy­ko­naw­com jako osoba, która ma odpo­wied­nie upraw­nie­nia, żeby w imie­niu klienta zle­cać im zada­nia, czy zgła­szać błędy.

Virtual office manager anga­żuje swo­jego zle­ce­nio­dawcę w momen­cie prze­ka­zy­wa­nia rapor­tów z wyko­na­nych prac, zgła­sza­nia błę­dów, które są poza jej zasię­giem decy­zyj­nym. Jest nie­zbędna w trak­cie oma­wia­nia pla­nów na roz­wój. Może zgła­szać swoje uwagi i pro­po­no­wać roz­wią­za­nia. Bycie VOM nie wyklu­cza się z byciem spe­cja­li­stą w jakiejś dzie­dzi­nie, czy wyko­ny­wa­niem dla kogoś innego zadań VA. Ale z doświad­cze­nia wiem, że jak ktoś już zaczął być VOM to trudno jest men­tal­nie wró­cić do bycia VA. 

Wirtualne zarządzanie projektami

Zawód wir­tu­al­nej asy­stentki ewo­lu­ował rów­nież w kie­runku samo­dziel­nego pro­wa­dze­nia pro­jek­tów, dla­tego kolejna syl­wetka to vir­tual pro­ject mana­ger – wir­tu­alny mena­dżer pro­jek­tów (VPM). VPM koor­dy­nują konkretne pro­jekty, któ­rymi się zaj­mują i są odpo­wie­dzialne za dopro­wa­dze­nie ich do końca, czyli np. wdro­że­nia roz­wią­za­nia w fir­mie, wpro­wa­dze­nie na rynek nowego kursu, czy zba­da­nie moż­li­wo­ści i zain­te­re­so­wa­nia klien­tów na pro­dukt klienta w kon­kret­nym rejo­nie Pol­ski lub świata. Mogą mieć jed­nego klienta, dla któ­rego pro­wa­dzą kilka pro­jek­tów, lub kilku klien­tów i dla każ­dego pro­wa­dzą po jed­nym pro­jek­cie. Korzy­stają ze wspar­cia klienta, jego pra­cow­ni­ków i podwy­ko­naw­ców, albo mają swój zespół.

Jest to fragment mojego e-booka „Zanim zainwestujesz w rozwój w wirtualną asystę”. Znajdziesz tam cały wachlarz wskazówek, inspiracji, drogowskazów, które mają na celu pomóc Ci w zdecydowaniu czy droga, którą chcesz podążać, jest dla Ciebie tą odpowiednią. E-booka możesz pobrać za darmo, klikając w ten link. 

OBM Elżbieta Nieradko NIP: 5213641211

ul. Żurawia 6/12, lok. 766, 00-503 Warszawa

e-mail: elzbieta@nieradko.pl   |   rozmowa telefoniczna

@2010 - 2024 Copyright by Elżbieta Nieradko

Regulamin

Polityka prywatności i plików cookies