Dziękuję za Twój czas!

 

Pozostańmy w kontakcie,

 

 

 

ps. Jeśli zastanawiasz się, czy warto nawiązać współpracę ze mną współpracę, zerknij na referencje osób, które już mi zaufały i umów się na bezpłatną 15-minutową konsultację - wspólnie sprawdźmy, czy stworzymy zgrany team i dodamy skrzydeł Twoim projektom ;) 

 

11 pytań organizacyjnych, które warto zadać wirtualnej asystentce 

Współpraca z wirtualną asystentką jest specyficzna. Wirtualna asystentka powinna mieć umiejętności praktyczne, które są potrzebne do wykonywania zadań. Jednak to nie wszystko. Jakość współpracy znacznie poprawia wzajemne zrozumienie i możliwość sprawnej wymiany informacji. O ile na wzajemne zrozumienie raczej wpływu nie mamy - albo nadajemy na podobnych falach, albo nie - o tyle na szybkość reakcji już tak.

 

Na podstawie swojego doświadczenia w wirtualnej asyście przygotowałam listę jedenastu pytań dotyczących organizacji współpracy zdalnej, które warto zadać szczególnie swojej przyszłej wirtualnej asystentce (umieściłam też swoje odpowiedzi na nie, żebyś mógł zobaczyć, dlaczego uważam za istotne poznanie odpowiedzi na nie jeszcze przed nawiązaniem współpracy).

 

 

1. W jakich godzinach jesteś dostępna?

Zadania wykonuję w godzinach 9 - 15, w dni robocze. W tych godzinach jestem przy komputerze. Pod telefon lub przez inny, ustalony, kanał komunikacji jestem dostępna 9 - 18. Jednak po 15 nie gwarantuję, że będę miała komputer pod ręką, żeby od razu wykonać dla Ciebie zadanie. Za to bez problemu mogę rozmawiać i przekazać wyniki wykonanych prac, czy omówić szczegóły nowych zadań.

 

2. Czy pracujesz w weekendy?

Nie.

 

3. O ile wcześniej masz dostać zadanie, żebyś mogła je zrealizować w kolejnym dniu roboczym?

Grafik na kolejny dzień planuję i weryfikuję po godzinie 18. Zatem jeśli prześlesz mi zadania do godziny 18. i nie zajmują one łącznie więcej niż jedną roboczogodzinę, to zrealizuję je w kolejnym dniu roboczym. Jeśli objętościowo są to większe zadania — w kolejnym dniu roboczym podam Ci propozycję terminu realizacji.

W przypadku zadań cyklicznych (np. w każdy piątek mamy wideokonferencję) - zapisuję je w grafiku odpowiednio wcześniej.

Jeśli zadanie cykliczne wypada w weekend — za każdym razem piszę Ci czy mogę/ nie mogę się nim zająć.

4. Nigdy nikogo nie zatrudniałem, nie delegowałem. Nie wiem, jak moglibyśmy zorganizować współpracę. Czy możesz mi w tym pomóc?

Oczywiście. Mam doświadczenie w organizowaniu współpracy z klientami od przysłowiowego „zera”. Mam sprawdzone metody współpracy i mogę Ci je zaproponować. Spośród różnych możliwości, wspólnie wybierzemy taką drogę, która będzie dla Ciebie najwygodniejsza i najmniej angażująca, a jednocześnie pozwoli na szybszy rozwój Twojego biznesu.

 

5. Czym się różni usługa office managera od project managera?

Office manager, to osoba, która zarządza zespołem w firmie klienta oraz zajmuje się zapleczem administracyjnym. Project manager dołącza do Twojego zespołu i zajmuje się wyłącznie projektem, do którego obsługi został zaangażowany. Office manager w Twoim imieniu kontaktuje się z klientami, podwykonawcami czy innymi pracownikami. Pilnuje terminów w prowadzonych projektach, zgłasza uwagi, dba o prawidłowy obieg informacji. Office manager, jeśli chce się rozwijać w kierunku project managera, może również rozpisywać projekty, dzielić je na zadania, ustalać punkty kontrolne, weryfikować jakość oddanej pracy i jej zgodności z założeniami projektu, brać udział w obliczaniu rentowności projektu. 

 

6. Z jakich programów korzystasz?

Programy, z których korzystam, wybierają klienci.

Miałam okazję pracować na między innymi na:

  • CRM-y, czyli zarządzanie relacjami z klientami — Insightly, vTiger, Hubspot

  • współpraca w zespole zdalnym — aplikacje Google Drive

  • zarządzanie projektami — Asana, Trello

  • systemy do mailingów — Active Campaign, Mail Chimp, Getresponce, MailerLite, SendInBlue

  • CMS-y, czyli zarządzanie treścią stron internetowychCMS-y — WordPress, Sqarespace, WebWave

  • sklepy internetowe — WooCommerce, PrestaShop

  • obróbka audio — AudaCity, Auphonic

  • obróbka wideo — VSDC Video Editor, DaVinci Resolve, 

  • obróbka grafiki — Canva, Crello, GIPM, Gravit, 

 

7. Co, jeśli nie znasz programów, na których ja pracuję?

Uczę się ich. Jeśli są to programy ogólnodostępne, to nie liczę czasu, który poświęcam na naukę, ponieważ prawdopodobieństwo, że ta wiedza przyda mi się we współpracy z inną firmą, jest dość wysokie. Jeśli to program tworzony pod Twoje potrzeby, czas na naukę doliczam do czasu pracy - mało prawdopodobne, żeby inny klient z niego korzystał. Jednak większość programów ma bardzo podobną zasadę działania, więc przyzwyczajenie się do Twojego może być porównywalne do zmiany samochodu - chwilę zajmuje wyczucie silnika ;), choć i tu zdarzają się aplikacje wymagające większej uwagi - jak przy zmianie samochodu z manualnej na automatyczną skrzynię biegów.

 

8. Co, jeśli coś, co ja robię w godzinę, a Ty to robisz dłużej?

Pierwszy miesiąc to okres próbny, w którego trakcie poznajemy się nawzajem, ustalamy kanały komunikacji, układamy współpracę. To okres, w którym z racji nowej relacji pewne procesy przebiegają wolniej. Przewidując to, w tym okresie uwzględniłem niższą stawkę. Szczegóły wyceny są ustalane indywidualnie i znajdziesz je w podsumowaniu mailowym z naszych rozmów. Jeśli jednak Ty jesteś w czymś specjalistą i wiesz, że ja w tym zakresie specjalistką nie jestem, nie oczekuj ode mnie efektywności na poziomie specjalisty. Wykonaj zadanie sam lub znajdźmy specjalistę, który zajmie się tym zadaniem na Twoim poziomie.

9. Czego potrzebujesz do rozpoczęcia współpracy?

Gdy już porozmawiamy i ustalimy, że chcemy nawiązać współpracę potrzebuję danych do faktury :) Po opłaceniu faktury zarezerwuję czas na wsparcie Twoich działań. Najczęściej potrzebuję też adresu mailowego w domenie oraz dostępów (loginów i haseł), do programów, na których mam pracować — jeśli tego będą wymagały zadania do wykonania.

10. Skąd mogę mieć pewność, że dane mojej firmy i moich klientów nie wyciekną na zewnątrz?

Po opłaceniu pierwszej faktury przesyłam Ci scany podpisanych przeze mnie Klauzulę Poufności i Umowę Powierzenia Danych Osobowych. Posiadam własne wzory tych dokumentów, które wcześniej podsyłam Ci do weryfikacji i omówienia. Jak najbardziej wskazane jest dostosowanie treści dokumentów do naszych ustaleń. Jeśli jednak nie masz przestrzeni na zajęcie się tym przed rozpoczęciem współpracy, podsyłam scany podpisanych dokumentów, żeby spełnić wymogi formalne obecnego ustawodawstwa i nie narażać Cię na nieprzyjemnie konsekwencje ich zaniechania.

 

11. Czy wystawiasz faktury?

Tak, wystawiam faktury VAT.

 

 

Pytań można zadać oczywiście o wiele więcej. Wszystko zależy od Twoich osobistych potrzeb.

 

 

 

 

 

12 czerwca 2019
Czym zajmuje się wirtualny office manager

       

Elżbieta

Nieradko

Własność i wykonanie - Elżbieta Nieradko.

Copyright by Elżbieta Nieradko.