Skalowanie przez delegowanie
Delegowanie zadań to kluczowy element skutecznego zarządzania i skalowania działań w każdej organizacji. Podczas ciekawej dyskusji, jaką przeprowadziłam z moimi gośćmi Anną, Michaliną i Karolem, udało się wyłonić kilka istotnych wniosków i praktycznych wskazówek dotyczących delegowania.
Najpierw jednak przedstawię Tobie moich gości:
Karol Budzyński jest właścicielem marki TaskMe. TaskMe to zespół wirtualnych concierge, wirtualnych asystentów, office managerów oraz projekt managerów, którzy wspierają przedsiębiorców w codziennych zadaniach administracyjnych, projektowych, organizacyjnych, zakupowych i innych procesach w formie outsourcingu na godziny.
Anna Kawecka-Buniewicz od 2010 roku działa w internecie, na początku jako blogerka i social media managerka, od 2019 związała się z branżą wirtualnej asysty i prowadzi agencję asystencką Ogarniaczki Chaosu, edukuje początkujące wirtualne asystentki i zdalne managerki (Wirtualna Akademia) oraz prowadzi agencję marketingową Marketingowe Czary. Do tego wszystkiego prowadzi też indywidualnie współpracę z firmami jako Brand PR & Marketing Manager.
Michlina Ossowska pomaga małym i średnim firmom jako Business Manager, wraz ze swoim zespołem planuje projekty, prowadzi zespoły, zajmuje się administracją biur i prowadzi wirtualną recepcję. Pracuje zarówno w języku polskim, jak i w języku angielskim z zagranicznymi firmami.
Czytając poniższy artykuł poznasz kluczowe wnioski z naszej rozmowy.
Naszą rozmowę możesz posłuchać 👇
lub obejrzeć 👇
1. Początki delegowania
W pierwszej kolejności zapytałam moich gości, jak zaczynali przygodę z delegowaniem zadań i czy potrzebne było do tego wcześniejsze doświadczenie.
Karol: ma doświadczenie w delegowaniu zadań w projektach realizowanych poza firmą, co nauczyło go odpowiedzialności i przedsiębiorczości.
Ania: jako menadżer w agencji pracy tymczasowej, musiała szybko nauczyć się delegować, aby efektywnie obsługiwać klientów. Nie miała więc z tym problemu, gdy zaczęła pracę online.
Michalina: pracowała wcześniej jako menedżer kawiarni oraz SPA, gdzie zarządzała ekspertami w swoich dziedzinach. Nauczyła się, że nie trzeba znać się na wszystkim, aby skutecznie delegować zadania.
2. Zespoły krajowe i międzynarodowe
Zapytałam się moich rozmówców o lokalizację ich zespołów oraz wpływu na skuteczność pracy.
Karol: skupia się na lokalnym rynku, wierząc w wartość bezpośredniego kontaktu w biurze. Uważa, że hybrydowa forma pracy jest najlepszym rozwiązaniem. Jednakże, gdy lokalny rynek nie wystarczy, planuje rozszerzyć poszukiwania pracowników poza swój region.
Ania: jej zespół składa się z osób mieszkających w Polsce – większość w Warszawie. Sama jednak dużo podróżuje i pracuje spoza Polski. Nie przeszkadza jej to w utrzymaniu dobrych relacji z pracownikami i dobrej organizacji pracy.
Michalina: jej zespół jest w Polsce, ale 3/4 klientów pochodzi z zagranicy, co wymaga komunikacji w języku angielskim. Jednym z podstawowych wymagań stawianych nowym pracownikom jest dobra znajomość języka angielskiego. Zwraca uwagę na to, że bezpośredni kontakt członków zespołu z pewnością buduje o wiele lepsze relacje. Ekran monitora stanowi jednak pewną barierę w budowaniu tych kontaktów i poczucia przynależności do grupy.
3. Trudności i wyzwania delegowania
Kolejnym istotnym tematem były trudności związane z delegowaniem, zwłaszcza na początku kariery.
Karol: zwrócił uwagę, że delegowanie wymaga ciągłego doskonalenia i nauki.
Ania: musiała nauczyć się ufać swoim pracownikom i pozwolić im na samodzielne działanie, co poprawiło efektywność jej firmy.
Michalina: początkowo miała problem z autorytetem i utrzymaniem profesjonalnych relacji, ale w świecie wirtualnym jest to dla niej łatwiejsze.
4. Skuteczność delegowania a zaufanie
Michalina, Karol i Ania podkreślili znaczenie zaufania w procesie delegowania zadań.
Karol: delegowanie to także odpowiedzialność za działania pracowników, co wiąże się z przedsiębiorczością i zaradnością.
Ania: podkreśliła znaczenie budowania zespołu opartego na zaufaniu i odpowiedzialności. Wspomina o początkach swojej pracy z zespołem. Stanowiła wtedy wąskie gardło działań swojego zespołu, ponieważ chcąc wszystko kontrolować opóźniała wypuszczanie projektów do klienta.
Michalina: ważne jest zaufanie do osób, którym delegujemy zadania. Pracuje zarówno ze specjalistami, jak i początkującymi wirtualnymi asystentkami, dostosowując poziom kontroli w zależności od ich doświadczenia.
5. Sposoby budowania zespołu
Efektywne delegowanie zadań wymaga również solidnego procesu budowania zespołu.
Karol: inwestowanie w pracownika to inwestowanie w firmę. Zwraca uwagę na optymalizację kosztów i elastyczność w delegowaniu zadań, szczególnie w kontekście wirtualnej asysty.
Ania: przyznaje, że poświęca bardzo dużo czasu na szukanie nowych pracowników. Podkreśla, że ważne jest dokładne wyjaśnienie zadań i odpowiedzialności nowym pracownikom. Daje im również przestrzeń na zadawanie pytań. Uczy też tego, aby nie bać się wypytywać klientów o wszystkie szczegóły projektu, nad którym pracują.
Michalina: podkreśla znaczenie tworzenia procedur i zasad, które ułatwiają delegowanie i poprawiają komunikację w zespole.
6. Komunikacja i uczenie się na błędach
Komunikacja w zespole to fundament skutecznego delegowania.
Karol: zwraca uwagę na konieczność bycia mediatorem pomiędzy pracownikami a klientem. Z czasem nauczył się, nie każdy problem który zgłasza klient wynika z błędów popełnianych przez pracowników. Często źródłem takich problemów są nieporozumienia w komunikacji.
Ania: uczyła się, że odpowiednia komunikacja z klientami i pracownikami jest kluczem do sukcesu, szczególnie w kontekście wyciągania wniosków z błędów. Podkreśla ważność zadawania pytań i wyciągnięcia jak najwięcej informacji od klienta.
Michalina: dobra komunikacja to podstawa zgranego zespołu. Ważne jest, aby przekazywać pełne i jasne komunikaty.
7. Praktyczne porady na początek delegowania
Na koniec, poprosiłam moich gości o trzy porady dla osób, które zaczynają swoją przygodę z delegowaniem.
Karol:
1) Zacznij delegować,
2) Zaufaj sobie i innym,
3) Ucz się na błędach i doskonal proces.
Ania:
1) Miej listę zadań do oddelegowania,
2) Przygotuj brief dla klienta,
3) Dokładnie szukaj pracowników i pytaj klientów o szczegóły.
Michalina:
1) Spisz zadania do zrobienia,
2) Deleguj proste zadania na początek,
3) Spisz zasady i procedury.
Delegowanie zadań to nie tylko sposób na skuteczne rozplanowanie pracy, ale także na rozwój i skalowanie biznesu. Kluczem do sukcesu jest odpowiednia komunikacja, zaufanie oraz ciągłe doskonalenie procesu. Pomimo początkowych trudności, warto inwestować czas i zasoby w naukę skutecznego delegowania, aby osiągnąć lepsze wyniki i efektywność w działaniach.
Chcesz zostać w kontakcie z Anną, Karolem i Michaliną?
Cześć!
Nazywam się Ela Nieradko i miło mi Cię "gościć" w mojej wirtualnej przestrzeni.
Mam nadzieję, że treści, które znajdują sie powyżej, były właśnie tym, czego potrzebowałaś i szukałaś.
Jeśli potrzebujesz więcej inspiracji, zapraszam Cię do kolejnych artykułów na moim blogu lub do zapisania się na newsletter (taką możliwość znajdziesz poniżej).
A jeśli jesteś już na etapie, w którym potrzebujesz konkretnych kompetencji cyfrowych lub wiedzy i know how o tym, jak prowadzić swoje działania jako wirtualna asystentka, zajrzyj do sklepu.
Możesz też wskoczyć na testowy miesiąc do "Platforma: Kompetencje Cyfrowe i Biznesowe" i zobaczyć jak szkolę, zanim zdecydujesz się na dłuższe szkolenia u mnie.
Zapewne zechcesz też zobaczyć opinie osób, które wspierałam w rozpoczęciu działań i zarabiania jako wirtualna asystentka. Jeśli tak, kliknij tu i przejdź do opinii.
W jednym miejscu wszystko, czego potrzebujesz do skutecznego rozwoju w biznesie online!
Formuła: platforma subskrypcyjna - jak Netflix, tylko na wiedzy, którą tu zdobędziesz, możesz zarabiać
Nie czekaj na idealny moment! Odkryj, jak godnie zarabiać pracując zdalnie i zmienić ścieżkę swojej kariery!
Przetestuj przez 1 miesiąc i zostań, jeśli zechcesz.
Platforma:Kompetencje Cyfrowe i Biznesowe
OBM Elżbieta Nieradko NIP: 5213641211
ul. Żurawia 6/12, lok. 766, 00-503 Warszawa
e-mail: elzbieta@nieradko.pl | 881689833 rozmowa telefoniczna
@2010 - 2024 Copyright by Elżbieta Nieradko