Pinterest manager
04/10/2024

Skalowanie przez delegowanie

Delegowanie zadań to kluczowy element skutecznego zarządzania i skalowania działań w każdej organizacji. Podczas ciekawej dyskusji, jaką przeprowadziłam z moimi gośćmi Anną, Michaliną i Karolem, udało się wyłonić kilka istotnych wniosków i praktycznych wskazówek dotyczących delegowania.

 

Najpierw jednak przedstawię Tobie moich gości:

 

Karol Budzyński jest właścicielem marki TaskMe. TaskMe to zespół wirtualnych concierge, wirtualnych asystentów, office managerów oraz projekt managerów, którzy wspierają przedsiębiorców w codziennych zadaniach administracyjnych, projektowych, organizacyjnych, zakupowych i innych procesach w formie outsourcingu na godziny.

 

Anna Kawecka-Buniewicz od 2010 roku działa w internecie, na początku jako blogerka i social media managerka, od 2019 związała się z branżą wirtualnej asysty i prowadzi agencję asystencką Ogarniaczki Chaosu, edukuje początkujące wirtualne asystentki i zdalne managerki (Wirtualna Akademia) oraz prowadzi agencję marketingową Marketingowe Czary. Do tego wszystkiego prowadzi też indywidualnie współpracę z firmami jako Brand PR & Marketing Manager.

 

Michlina Ossowska pomaga małym i średnim firmom jako Business Manager, wraz ze swoim zespołem planuje projekty, prowadzi zespoły, zajmuje się administracją biur i prowadzi wirtualną recepcję. Pracuje zarówno w języku polskim, jak i w języku angielskim z zagranicznymi firmami.

Czytając poniższy artykuł poznasz kluczowe wnioski z naszej rozmowy.

 

Naszą rozmowę możesz posłuchać 👇

lub obejrzeć   👇

 

1. Początki delegowania

 

W pierwszej kolejności zapytałam moich gości, jak zaczynali przygodę z delegowaniem zadań i czy potrzebne było do tego wcześniejsze doświadczenie.

 

Karol: ma doświadczenie w delegowaniu zadań w projektach realizowanych poza firmą, co nauczyło go odpowiedzialności i przedsiębiorczości.

 

Ania: jako menadżer w agencji pracy tymczasowej, musiała szybko nauczyć się delegować, aby efektywnie obsługiwać klientów. Nie miała więc z tym problemu, gdy zaczęła pracę online.

 

Michalina: pracowała wcześniej jako menedżer kawiarni oraz SPA, gdzie zarządzała ekspertami w swoich dziedzinach. Nauczyła się, że nie trzeba znać się na wszystkim, aby skutecznie delegować zadania.

 

2. Zespoły krajowe i międzynarodowe

 

Zapytałam się moich rozmówców o lokalizację ich zespołów oraz wpływu na skuteczność pracy.

 

Karol: skupia się na lokalnym rynku, wierząc w wartość bezpośredniego kontaktu w biurze. Uważa, że hybrydowa forma pracy jest najlepszym rozwiązaniem. Jednakże, gdy lokalny rynek nie wystarczy, planuje rozszerzyć poszukiwania pracowników poza swój region.

 

Ania: jej zespół składa się z osób mieszkających w Polsce – większość w Warszawie. Sama jednak dużo podróżuje i pracuje spoza Polski. Nie przeszkadza jej to w utrzymaniu dobrych relacji z pracownikami i dobrej organizacji pracy.

 

Michalina: jej zespół jest w Polsce, ale 3/4 klientów pochodzi z zagranicy, co wymaga komunikacji w języku angielskim. Jednym z podstawowych wymagań stawianych nowym pracownikom jest dobra znajomość języka angielskiego. Zwraca uwagę na to, że bezpośredni kontakt członków zespołu z pewnością buduje o wiele lepsze relacje. Ekran monitora stanowi jednak pewną barierę w budowaniu tych kontaktów i poczucia przynależności do grupy.

 

3. Trudności i wyzwania delegowania

 

Kolejnym istotnym tematem były trudności związane z delegowaniem, zwłaszcza na początku kariery.

 

Karol: zwrócił uwagę, że delegowanie wymaga ciągłego doskonalenia i nauki.

 

Ania: musiała nauczyć się ufać swoim pracownikom i pozwolić im na samodzielne działanie, co poprawiło efektywność jej firmy.

 

Michalina: początkowo miała problem z autorytetem i utrzymaniem profesjonalnych relacji, ale w świecie wirtualnym jest to dla niej łatwiejsze.

 

4. Skuteczność delegowania a zaufanie

 

Michalina, Karol i Ania podkreślili znaczenie zaufania w procesie delegowania zadań.

 

Karol: delegowanie to także odpowiedzialność za działania pracowników, co wiąże się z przedsiębiorczością i zaradnością.

 

Ania: podkreśliła znaczenie budowania zespołu opartego na zaufaniu i odpowiedzialności. Wspomina o początkach swojej pracy z zespołem. Stanowiła wtedy wąskie gardło działań swojego zespołu, ponieważ chcąc wszystko kontrolować opóźniała wypuszczanie projektów do klienta.

 

Michalina: ważne jest zaufanie do osób, którym delegujemy zadania. Pracuje zarówno ze specjalistami, jak i początkującymi wirtualnymi asystentkami, dostosowując poziom kontroli w zależności od ich doświadczenia.

 

W jednym miejscu wszystko, czego potrzebujesz do skutecznego rozwoju w biznesie online!

Zyskaj kompleksowe wsparcie!

Formuła: platforma subskrypcyjna  - jak Netflix, tylko na wiedzy, którą tu zdobędziesz, możesz zarabiać 

 

Jeśli marzysz o tym, aby pracować zdalnie, z dowolnego miejsca na świecie i zarabiać na kompetencjach cyfrowych, ta przestrzeń jest stworzona właśnie dla Ciebie!

 

Bez względu na to, czy dopiero zaczynasz swoją przygodę, czy chcesz podnieść swoje kompetencje na wyższy poziom – znajdziesz tu wszystko, czego potrzebujesz, aby rozwijać się w świecie cyfrowym i biznesowym.

 

Korzystasz ze wsparcia w zakresie, w którym tego potrzebujesz - tak długo jak tego potrzebujesz. Ty decydujesz ile mojego wsparcia potrzebujesz!

 

Czekają na Ciebie: 

 

 

 Nagrania szkoleń z różnych obszarów: back office, social media, sprzedaż, podcasty, vlogi, blogi, strony internetowe, webinary, newslettery, e-booki.

 

 

 Co miesiąc nowe szkolenie tematyczne - najbliższe we wrześniu o AI ;) 

 

 

 2 razy w miesiącu spotkania na Q&A (sobota i piatek) - na żywo

 

 

 4 razy w miesiącu CoWorking - na żywo, wspólna praca i omawianie wyzwań (wtorki lub środy)

 

 średnio w miesiącu widzimy się ok. 20 godzin ;) 

 

Kompetencje cyfrowe i biznesowe: Wirtualna Asysta

 

5. Sposoby budowania zespołu

 

Efektywne delegowanie zadań wymaga również solidnego procesu budowania zespołu.

 

Karol: inwestowanie w pracownika to inwestowanie w firmę. Zwraca uwagę na optymalizację kosztów i elastyczność w delegowaniu zadań, szczególnie w kontekście wirtualnej asysty.

 

Ania: przyznaje, że poświęca bardzo dużo czasu na szukanie nowych pracowników. Podkreśla, że ważne jest dokładne wyjaśnienie zadań i odpowiedzialności nowym pracownikom. Daje im również przestrzeń na zadawanie pytań. Uczy też tego, aby nie bać się wypytywać klientów o wszystkie szczegóły projektu, nad którym pracują.

 

Michalina: podkreśla znaczenie tworzenia procedur i zasad, które ułatwiają delegowanie i poprawiają komunikację w zespole.

 

6. Komunikacja i uczenie się na błędach

 

Komunikacja w zespole to fundament skutecznego delegowania.

 

Karol: zwraca uwagę na konieczność bycia mediatorem pomiędzy pracownikami a klientem. Z czasem nauczył się, nie każdy problem który zgłasza klient wynika z błędów popełnianych przez pracowników. Często źródłem takich problemów są nieporozumienia w komunikacji.

 

Ania: uczyła się, że odpowiednia komunikacja z klientami i pracownikami jest kluczem do sukcesu, szczególnie w kontekście wyciągania wniosków z błędów. Podkreśla ważność zadawania pytań i wyciągnięcia jak najwięcej informacji od klienta.

 

Michalina: dobra komunikacja to podstawa zgranego zespołu. Ważne jest, aby przekazywać pełne i jasne komunikaty.

 

7. Praktyczne porady na początek delegowania

 

Na koniec, poprosiłam moich gości o trzy porady dla osób, które zaczynają swoją przygodę z delegowaniem.

 

Karol: 

1) Zacznij delegować,

2) Zaufaj sobie i innym,

3) Ucz się na błędach i doskonal proces.

 

Ania: 

1) Miej listę zadań do oddelegowania,

2) Przygotuj brief dla klienta,

3) Dokładnie szukaj pracowników i pytaj klientów o szczegóły.

 

Michalina: 

1) Spisz zadania do zrobienia,

2) Deleguj proste zadania na początek,

3) Spisz zasady i procedury.

 

Delegowanie zadań to nie tylko sposób na skuteczne rozplanowanie pracy, ale także na rozwój i skalowanie biznesu. Kluczem do sukcesu jest odpowiednia komunikacja, zaufanie oraz ciągłe doskonalenie procesu. Pomimo początkowych trudności, warto inwestować czas i zasoby w naukę skutecznego delegowania, aby osiągnąć lepsze wyniki i efektywność w działaniach.

 

 

Chcesz zostać w kontakcie z Anną, Karolem i Michaliną?

Mam wiedzę i doświadczenie, aby pomóc Ci w skutecznym rozpoczęciu i skalowaniu działań w wirtualnej asyście. 

Jeśli chcesz zobaczyć opinie o współpracy ze mną - kliknij tu. 

 

Jeśli chcesz sprawdzić aktualną ofertę - kliknij tu.

Pakiet umów

Zaczynasz działać jako wirtualna asystentka i chcesz mieć sprawdzone dokumenty, które zabezpieczą Twoją współpracę z klientami? Zobacz ofertę.

Sprawdź

Zatrzymałaś się w miejscu i nie wiesz, co warto zrobić dalej? Umów się na konsultacje z mentorką wirtualnych asystentek.

Sprawdź

Zaczynasz działać jako wirtualna asystentka i chcesz mieć sprawdzone dokumenty, które zabezpieczą Twoją współpracę z klientami? Zobacz ofertę.

 

OBM Elżbieta Nieradko NIP: 5213641211

ul. Żurawia 6/12, lok. 766, 00-503 Warszawa

e-mail: elzbieta@nieradko.pl   |  881689833  rozmowa telefoniczna

 

 

@2010 - 2024 Copyright by Elżbieta Nieradko