Delegowanie zadań to kluczowy element skutecznego zarządzania i skalowania działań w każdej organizacji. Podczas ciekawej dyskusji, jaką przeprowadziłam z moimi gośćmi Anną, Michaliną i Karolem, udało się wyłonić kilka istotnych wniosków i praktycznych wskazówek dotyczących delegowania.
Najpierw jednak przedstawię Tobie moich gości:
Karol Budzyński jest właścicielem marki TaskMe. TaskMe to zespół wirtualnych concierge, wirtualnych asystentów, office managerów oraz projekt managerów, którzy wspierają przedsiębiorców w codziennych zadaniach administracyjnych, projektowych, organizacyjnych, zakupowych i innych procesach w formie outsourcingu na godziny.
Anna Kawecka-Buniewicz od 2010 roku działa w internecie, na początku jako blogerka i social media managerka, od 2019 związała się z branżą wirtualnej asysty i prowadzi agencję asystencką Ogarniaczki Chaosu, edukuje początkujące wirtualne asystentki i zdalne managerki (Wirtualna Akademia) oraz prowadzi agencję marketingową Marketingowe Czary. Do tego wszystkiego prowadzi też indywidualnie współpracę z firmami jako Brand PR & Marketing Manager.
Michlina Ossowska pomaga małym i średnim firmom jako Business Manager, wraz ze swoim zespołem planuje projekty, prowadzi zespoły, zajmuje się administracją biur i prowadzi wirtualną recepcję. Pracuje zarówno w języku polskim, jak i w języku angielskim z zagranicznymi firmami.
Czytając poniższy artykuł poznasz kluczowe wnioski z naszej rozmowy.
Naszą rozmowę możesz posłuchać 👇
lub obejrzeć 👇
W pierwszej kolejności zapytałam moich gości, jak zaczynali przygodę z delegowaniem zadań i czy potrzebne było do tego wcześniejsze doświadczenie.
Karol: ma doświadczenie w delegowaniu zadań w projektach realizowanych poza firmą, co nauczyło go odpowiedzialności i przedsiębiorczości.
Ania: jako menadżer w agencji pracy tymczasowej, musiała szybko nauczyć się delegować, aby efektywnie obsługiwać klientów. Nie miała więc z tym problemu, gdy zaczęła pracę online.
Michalina: pracowała wcześniej jako menedżer kawiarni oraz SPA, gdzie zarządzała ekspertami w swoich dziedzinach. Nauczyła się, że nie trzeba znać się na wszystkim, aby skutecznie delegować zadania.
Zapytałam się moich rozmówców o lokalizację ich zespołów oraz wpływu na skuteczność pracy.
Karol: skupia się na lokalnym rynku, wierząc w wartość bezpośredniego kontaktu w biurze. Uważa, że hybrydowa forma pracy jest najlepszym rozwiązaniem. Jednakże, gdy lokalny rynek nie wystarczy, planuje rozszerzyć poszukiwania pracowników poza swój region.
Ania: jej zespół składa się z osób mieszkających w Polsce – większość w Warszawie. Sama jednak dużo podróżuje i pracuje spoza Polski. Nie przeszkadza jej to w utrzymaniu dobrych relacji z pracownikami i dobrej organizacji pracy.
Michalina: jej zespół jest w Polsce, ale 3/4 klientów pochodzi z zagranicy, co wymaga komunikacji w języku angielskim. Jednym z podstawowych wymagań stawianych nowym pracownikom jest dobra znajomość języka angielskiego. Zwraca uwagę na to, że bezpośredni kontakt członków zespołu z pewnością buduje o wiele lepsze relacje. Ekran monitora stanowi jednak pewną barierę w budowaniu tych kontaktów i poczucia przynależności do grupy.
Kolejnym istotnym tematem były trudności związane z delegowaniem, zwłaszcza na początku kariery.
Karol: zwrócił uwagę, że delegowanie wymaga ciągłego doskonalenia i nauki.
Ania: musiała nauczyć się ufać swoim pracownikom i pozwolić im na samodzielne działanie, co poprawiło efektywność jej firmy.
Michalina: początkowo miała problem z autorytetem i utrzymaniem profesjonalnych relacji, ale w świecie wirtualnym jest to dla niej łatwiejsze.
Michalina, Karol i Ania podkreślili znaczenie zaufania w procesie delegowania zadań.
Karol: delegowanie to także odpowiedzialność za działania pracowników, co wiąże się z przedsiębiorczością i zaradnością.
Ania: podkreśliła znaczenie budowania zespołu opartego na zaufaniu i odpowiedzialności. Wspomina o początkach swojej pracy z zespołem. Stanowiła wtedy wąskie gardło działań swojego zespołu, ponieważ chcąc wszystko kontrolować opóźniała wypuszczanie projektów do klienta.
Michalina: ważne jest zaufanie do osób, którym delegujemy zadania. Pracuje zarówno ze specjalistami, jak i początkującymi wirtualnymi asystentkami, dostosowując poziom kontroli w zależności od ich doświadczenia.
W jednym miejscu wszystko, czego potrzebujesz do skutecznego rozwoju w biznesie online!
Formuła: platforma subskrypcyjna - jak Netflix, tylko na wiedzy, którą tu zdobędziesz, możesz zarabiać
Jeśli marzysz o tym, aby pracować zdalnie, z dowolnego miejsca na świecie i zarabiać na kompetencjach cyfrowych, ta przestrzeń jest stworzona właśnie dla Ciebie!
Bez względu na to, czy dopiero zaczynasz swoją przygodę, czy chcesz podnieść swoje kompetencje na wyższy poziom – znajdziesz tu wszystko, czego potrzebujesz, aby rozwijać się w świecie cyfrowym i biznesowym.
Korzystasz ze wsparcia w zakresie, w którym tego potrzebujesz - tak długo jak tego potrzebujesz. Ty decydujesz ile mojego wsparcia potrzebujesz!
Czekają na Ciebie:
Nagrania szkoleń z różnych obszarów: back office, social media, sprzedaż, podcasty, vlogi, blogi, strony internetowe, webinary, newslettery, e-booki.
Co miesiąc nowe szkolenie tematyczne - najbliższe we wrześniu o AI ;)
2 razy w miesiącu spotkania na Q&A (sobota i piatek) - na żywo
4 razy w miesiącu CoWorking - na żywo, wspólna praca i omawianie wyzwań (wtorki lub środy)
średnio w miesiącu widzimy się ok. 20 godzin ;)
5. Sposoby budowania zespołu
Efektywne delegowanie zadań wymaga również solidnego procesu budowania zespołu.
Karol: inwestowanie w pracownika to inwestowanie w firmę. Zwraca uwagę na optymalizację kosztów i elastyczność w delegowaniu zadań, szczególnie w kontekście wirtualnej asysty.
Ania: przyznaje, że poświęca bardzo dużo czasu na szukanie nowych pracowników. Podkreśla, że ważne jest dokładne wyjaśnienie zadań i odpowiedzialności nowym pracownikom. Daje im również przestrzeń na zadawanie pytań. Uczy też tego, aby nie bać się wypytywać klientów o wszystkie szczegóły projektu, nad którym pracują.
Michalina: podkreśla znaczenie tworzenia procedur i zasad, które ułatwiają delegowanie i poprawiają komunikację w zespole.
6. Komunikacja i uczenie się na błędach
Komunikacja w zespole to fundament skutecznego delegowania.
Karol: zwraca uwagę na konieczność bycia mediatorem pomiędzy pracownikami a klientem. Z czasem nauczył się, nie każdy problem który zgłasza klient wynika z błędów popełnianych przez pracowników. Często źródłem takich problemów są nieporozumienia w komunikacji.
Ania: uczyła się, że odpowiednia komunikacja z klientami i pracownikami jest kluczem do sukcesu, szczególnie w kontekście wyciągania wniosków z błędów. Podkreśla ważność zadawania pytań i wyciągnięcia jak najwięcej informacji od klienta.
Michalina: dobra komunikacja to podstawa zgranego zespołu. Ważne jest, aby przekazywać pełne i jasne komunikaty.
7. Praktyczne porady na początek delegowania
Na koniec, poprosiłam moich gości o trzy porady dla osób, które zaczynają swoją przygodę z delegowaniem.
Karol:
1) Zacznij delegować,
2) Zaufaj sobie i innym,
3) Ucz się na błędach i doskonal proces.
Ania:
1) Miej listę zadań do oddelegowania,
2) Przygotuj brief dla klienta,
3) Dokładnie szukaj pracowników i pytaj klientów o szczegóły.
Michalina:
1) Spisz zadania do zrobienia,
2) Deleguj proste zadania na początek,
3) Spisz zasady i procedury.
Delegowanie zadań to nie tylko sposób na skuteczne rozplanowanie pracy, ale także na rozwój i skalowanie biznesu. Kluczem do sukcesu jest odpowiednia komunikacja, zaufanie oraz ciągłe doskonalenie procesu. Pomimo początkowych trudności, warto inwestować czas i zasoby w naukę skutecznego delegowania, aby osiągnąć lepsze wyniki i efektywność w działaniach.
Chcesz zostać w kontakcie z Anną, Karolem i Michaliną?
Mam wiedzę i doświadczenie, aby pomóc Ci w skutecznym rozpoczęciu i skalowaniu działań w wirtualnej asyście.
Jeśli chcesz zobaczyć opinie o współpracy ze mną - kliknij tu.
OBM Elżbieta Nieradko NIP: 5213641211
ul. Żurawia 6/12, lok. 766, 00-503 Warszawa
e-mail: elzbieta@nieradko.pl | 881689833 rozmowa telefoniczna
@2010 - 2024 Copyright by Elżbieta Nieradko