25 maja 2018
07 listopada 2018
Wywiadem z Leną Murawską - Blog Managerem rozpoczynam cykl wywiadów z ekspertami w różnych specjalizacjach wirtualnej asysty. Poniżej znajdziesz transkrypcję z rozmowy, którą w całości możesz: obejrzeć na YT posłuchać
31 października 2018
Jeśli rozliczasz się z klientem na podstawie przepracowanych roboczogodzin, to wcześniej czy później dostaniesz takie pytanie - mniej lub bardziej bezpośrednie:  - Jak sprawdzę ile to Pani czasu faktycznie zajęło?
23 października 2018
Kiedy Ela Wolińska zaproponowała mi zrecenzowanie jej książki „Jak zostać Wirtualną Asystentką?”, nie przesadzę, jeśli napiszę, że poczułam lekki dyskomfort. Z jednej strony było mi bardzo miło, że obdarzyła mnie
04 lipca 2018
Pytanie od osoby zainteresowanej wykonywaniem zawodu wirtualnej asystentki: ”Witam serdecznie, [...] 4. Czy posiadanie bloga w jakiś sposób ułatwi dotarcie do potencjalnych Klientów? Będę wdzięczna za każdą wskazówkę:) Podziwiam i
04 lipca 2018
Pytanie od osoby zainteresowanej wykonywaniem zawodu wirtualnej asystentki:   ”Witam serdecznie, [...] 3. Przyznaję szczerze, że nie ma mnie w sieci. Czy osobiste konto na Facebooku jest koniecznością? W jaki inny
03 lipca 2018
Nie podam Ci gotowej stawki, jaką powinnaś brać za wykonywanie zadań wirtualnej asystentki, ponieważ:   Nie ma takiej ogólnej stawki, a te rynkowe wahają się za samą VA w przedziale 30
30 czerwca 2018
Pytanie od osoby zainteresowanej wykonywaniem zawodu wirtualnej asystentki:     ” Niestety choruję i jestem zmuszona, by pracować w domu... VA wydała mi się bardzo dobrą inwestycją czasu, tym bardziej że jestem
12 czerwca 2018
W poprzednim wpisie podjęłam próbę usystematyzowania zawodu wirtualnej asystentki i wyjaśnienia tego dlaczego umiejętności i zakres wykonywanych zadań przez osoby zajmujące się wirtualną asystą jest tak zróżnicowany. Zapraszam do artykułu
25 maja 2018
Jed­nym z czę­sto poja­wia­ją­cych się pytań jest „Czy muszę posia­dać dzia­łal­ność gospo­dar­czą, żeby pra­co­wać jako Wir­tu­alna Asy­stentka?” lub z per­spek­tywy klienta „Jak for­mal­nie mogę współ­pra­co­wać z Wir­tu­alną Asy­stentką?”.   Nie wiem,
20 marca 2018
Zawód Wirtualnej Asystentki nie jest łatwym zawodem. Oprócz całego szeregu umiejętności praktycznych, przydatnych do wykonywania zadań dla klienta, typu znajomość i obsługa: programów mailingowych, crm-owych, CMS-ów programów usprawniających kontrolowanie poszczególnych

Stawiam Ci kawę i ciacho :) 

Jakie są możliwe formy współpracy WIRTUALNA ASYSTENTKA - KLIENT z omówieniem działalności nierejestrowej

Jed­nym z czę­sto poja­wia­ją­cych się pytań jest „Czy muszę posia­dać dzia­łal­ność gospo­dar­czą, żeby pra­co­wać jako Wir­tu­alna Asy­stentka?” lub z per­spek­tywy klienta „Jak for­mal­nie mogę współ­pra­co­wać z Wir­tu­alną Asy­stentką?”.

 

Nie wiem, która z form współ­pracy jest naj­lep­sza, czy jedy­nie słuszna, ale nie o tym będzie ten tekst. Oba­wiam się, że nawet doradca finan­sowy nie zna jed­no­znacz­nej odpo­wie­dzi na temat tego czy jest uni­wer­salne, opty­malne roz­wią­za­nie.

 

W poniż­szym arty­kule znaj­dzie­sz pod­su­mo­wa­nie z mojej roz­mowy z nie­sa­mo­witą księ­gową, która nie tylko w święta mówi ludz­kim gło­sem, Anetą Mikul­ską. Aneta pro­wa­dzi biuro rachun­kowe EPMA Aneta Mikulska i współ­pra­cuje zdal­nie z fir­mami z całej Pol­ski i ze świata. Jeśli masz mocne nerwy i nie boisz się oglą­dać robo­czego, naprawdę robo­czego spo­tka­nia, bo ode­rwa­łam Anetę od pracy i sama też nie jestem ani uma­lo­wana i ubrana w wygodny strój do pracy zdal­nej ;) możesz zoba­czyć pełne nagra­nie z roz­mowy.

Celowo się do niego nie przy­go­to­wa­łam, żeby prze­oczyć jak naj­mniej oczy­wi­stych oczy­wi­sto­ści. Rozmowa była skie­ro­wana na omó­wie­nie naj­now­szej z moż­li­wo­ści – czyli dzia­łal­no­ści nie­re­je­stro­wej. Jeśli chcesz zagłe­bić się bar­dziej w temat Aneta pole­ciła nam porad­nik prak­tyczny dla począt­ku­ją­cych. A teraz zapra­szam Cię do prze­czy­ta­nia notatki z roz­mowy.

 

Legenda:

VA – Wir­tu­alna Asy­stentka

ZUS – Zakład Ubez­pie­czeń Spo­łecz­nych

US – Urząd Skar­bowy

działalność nierejestrowana = działalność nierejestrowa = działalność nieewidencjonowana

 


 

Osoba zaj­mu­jąca się wir­tu­alną asy­stą może współ­pra­co­wać ze swoim klien­tem na pod­sta­wie:

 

  • Umowa o pracę, umowa o tele­pracę – jest to co prawda zni­komy odse­tek form współ­pracy, ale jed­nak się poja­wia i regu­lują go prze­pisy kodeksu pracy.

 

  • Umowy cywilno-prawne, czyli umowa o dzieło i umowa zle­ce­nie – które z kolei regu­lują prze­pisy kodeksu cywil­nego.

 

Czy jest jakiś spo­sób (oprócz wyko­ny­wa­nia tego jako jedno z zadań dla klienta), żeby VA mogła prze­jąć na sie­bie roz­li­cze­nia z ZUS-em i US w przy­padku umów cywilno – praw­nych?

 

Jeśli wir­tu­alna asy­stentka współ­pra­cuje na umowę cywilno-prawną z firmą (nie ważne czy to DG, Sp. z o. o. czy inna forma prawna), to nie ma takiej opcji. Według prze­pi­sów pol­skich to Zle­ce­nio­dawca (firma), staje się płat­ni­kiem podatku docho­do­wego od osób fizycz­nych. Nawet jeżeli oby­dwoje tak chcą, żeby VA odpro­wa­dzała sama poda­tek, to jeśli VA nie ma dzia­łal­no­ści gospo­dar­czej i nie działa w ramach dzia­łal­no­ści nie­re­je­tro­wa­nej, tylko jest to fak­tycz­nie umowa o dzieło, czy umowa zle­ce­nie, nie ma takiej opcji. Klient wir­tu­al­nej asy­stentki staje się płat­ni­kiem i musi pobrać z jej wyna­gro­dze­nia zaliczkę na poda­tek docho­dowy i ten poda­tek odpro­wa­dzić do urzędu. A potem to musi zostać przez klienta roz­li­czone od strony księ­go­wej – podat­ko­wej, czyli musi być wysta­wiony PIT-11 na koniec roku dla VA jako wyko­nawcy, i PIT-4, czyli zesta­wie­nie wszyst­kich podat­ków za pra­cow­ni­ków, zle­ce­nio­bior­ców czy wyko­naw­ców dzieła. Jeżeli klient to mała firma, to jest to nieco uciąż­liwe, więc wymaga zaan­ga­żo­wa­nia księ­go­wej, bo te dekla­ra­cje nie każdy może wysłać. Na przy­kład gdyby chciała w imie­niu klienta zro­bić to VA, to musi mieć peł­no­moc­nic­two do wysy­ła­nia dekla­ra­cji w imie­niu klienta, albo wysłać to klien­towi, który sam musi sobie wtedy wysłać dekla­ra­cję do urzędu. Dla więk­szych firm to nie ma zna­cze­nia, bo jeśli i tak, i tak mają ludzi zatrud­nio­nych i za nich płacą podatki, to jedna osoba wię­cej czy mniej nie robi róż­nicy.

 

Jedy­nym wyjąt­kiem od tego jest jeśli VA ma pod­pi­saną umowę cywilno – prawną z firmą mającą swoją sie­dzibę poza gra­ni­cami Pol­ski. Wtedy sama odpro­wa­dza poda­tek docho­dowy od umowy cywilno - praw­nej według swo­jej rezy­den­cji podat­ko­wej (czyli tam gdzie mieszka). Od takiej firmy VA nie dosta­nie PIT-u 11.

 

W jaki spo­sób zatem VA może odcią­żyć swo­jego klienta z roz­li­czania ich współ­pracy od strony podat­ków?

 

Jest kilka moż­li­wo­ści, żeby wir­tu­alna asy­stentka mogła odcią­żyć klienta z roz­li­czania zobo­wią­za­nia wobec urzędu skar­bo­wego z ich współ­pracy:

 

  • wysta­wianie fak­tury przez useme czy inku­ba­tory – wtedy klient otrzy­muje od tej firmy fak­turę i ją opłaca i na tym cała obsługa współ­pracy dla klienta się koń­czy. Use­me/ inku­ba­tory roz­li­czają poda­tek docho­dowy, pobie­rają swoją pro­wi­zję i wypła­cają VA wyna­gro­dze­nie w for­mie umowy o dzie­ło/ zle­ce­nia. I na koniec roku VA otrzy­muje PIT-11.

 

  • pro­wa­dze­nie przez VA dzia­łal­no­ści gospo­dar­czej (czy ogól­nie firmy, bo forma prawna jest bez więk­szego zna­cze­nia, to może być spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka jawna itd.) – to jest dość długo w Pol­sce prak­ty­ko­wana forma i wszy­scy jej dzia­ła­nie rozu­mieją. Trzeba zało­żyć dzia­łal­ność, odpro­wa­dzać składki do ZUS-u, odpro­wa­dzać poda­tek, roz­li­czać swoje koszty. Przy współ­pracy VA wysta­wia fak­turę swo­jemu klien­towi (zmie­niły się prze­pisy i nie ma już rachun­ków, są fak­tury VAT i bez VAT). Pod­pi­sy­wana jest umowa o współ­pracy mię­dzy fir­mami.

 

  • dzia­łal­ność nie­re­je­strowa – choć to na początku nie było pewne, bo nie wia­domo było czy świad­cze­nie usług będzie można pro­wa­dzić w for­mie dzia­łal­no­ści nie­re­je­stro­wej, ale poja­wiły się wyja­śnie­nia i jest to moż­liwe, żeby VA pro­wa­dziła dzia­łal­ność nie­re­je­strową. Ale trzeba mieć na uwa­dze, że to są nowe prze­pisy i jesz­cze nie było kon­troli i nie ma ofi­cjal­nych inter­pre­ta­cji, ani tym bar­dziej wyro­ków sądów. Więc jak dzia­ła­nie w ramach dzia­łal­no­ści nie­re­je­stro­wej będzie wyglą­dało za kilka mie­sięcy, czy lat nie wia­domo.

 

Jeśli VA dekla­ruje, że pro­wa­dzi dzia­łal­ność nie­re­je­stro­waną, to klient nie roz­li­cza z tej współ­pracy podatku docho­do­wego, tylko wypłaca VA usta­lone wyna­gro­dze­nie, a VA jako wyko­nawca sama roz­li­cza sobie poda­tek docho­dowy w PIT-cie rocz­nym. Czyli jeśli VA uma­wia się z klien­tem na 1000 zło­tych, to ten 1000 dostaje, a sama obli­cza poda­tek w PIT-cie rocz­nym i sama go płaci. Obli­cza­jąc poda­tek w roz­li­cze­niu rocz­nym, oprócz przy­cho­dów VA powinna brać pod uwagę też koszty uzy­ska­nia przy­chodu (też je sumuje w skali roku), bo je może odli­czyć. Czyli poda­tek obli­cza nie tylko od kwoty przy­chodu, który wypra­co­wała, ale pomniej­sza tą kwotę o koszty uzy­ska­nia przy­chodu (tak jak w dzia­łal­no­ści gospo­dar­czej). Koszty oczy­wi­ście muszą być udo­ku­men­to­wane (muszą być fak­tury doku­men­tu­jące koszty; fak­tura będzie wysta­wiona na imię i nazwi­sko, adres – nie będzie tam NIP-u).

 

Wir­tu­alna asy­stentka musi pamię­tać o limi­cie przy­chodu, czyli „50% kwoty mini­mal­nego wyna­gro­dze­nia, o któ­rym mowa w usta­wie z dnia 10 paździer­nika 2002 r. o mini­mal­nym wyna­gro­dze­niu za pracę” na dzień dzi­siej­szy 1050 zł. Ale do tego limitu liczymy tylko to, co jest w ramach dzia­łal­no­ści nie­re­je­stro­wej, nie liczymy tu docho­dów z umów o pracę czy umowy zle­ce­nie.

 

Z tytułu pro­wa­dze­nia dzia­łal­no­ści nie­re­jer­to­wa­nej VA nie odpro­wa­dza skła­dek do ZUS-u. Nie ma żad­nego limitu cza­so­wego pro­wa­dze­nia dzia­łal­no­ści nie­re­je­stro­wej, więc jeśli nie prze­kra­cza progu docho­do­wego to może świad­czyć swoje usługi w tej for­mie nawet kilka lat lub dopóki się prze­pisy nie zmie­nią i to nie jest dzia­łal­ność, która wymaga kon­ce­sji.

 

Czy VA musi gdzieś zgła­szać, że pro­wa­dzi dzia­łal­ność nie­re­je­strową?

 

Zakła­da­jąc, że nie musi się reje­stro­wać do podatku VAT, to nie musi ni­gdzie zgła­szać. Wbrew pozo­rom trzeba tu rów­nież o VAT-cie pomy­śleć, bo jeśli na przy­kład VA pro­wa­dzi usługi dorad­cze, czy usługi praw­ni­cze to pomimo że ma dzia­łal­ność nie­re­je­strową, nie musi zakła­dać dzia­łal­no­ści w CEIDG, to w prze­pi­sach o VAT jak na razie nic się nie zmie­niło. Pro­wa­dząc dzia­łal­ność nie­re­je­strową VA korzy­sta ze zwol­nie­nia z VAT ze względu na wyso­kość rocz­nego obrotu, więc warto zwró­cić uwagę na prze­pisy o usłu­gach i towa­rach, które wyklu­czają moż­li­wość zwol­nie­nia z VAT. Może to się zmieni, ale na dzień dzi­siej­szy nawet jeżeli wykona jedną usługę dorad­czą w ramach dzia­łal­no­ści nie­re­je­strowanej, to powinna się zareje­stro­wać do podatku VAT. Warto też wie­dzieć o tym, że jeżeli VA współ­pra­cuje z oso­bami fizycz­nymi nie pro­wa­dzącymi dzia­łal­no­ści gospo­dar­czej, i nie spełnia warunków do skorzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej (np. zajmuje się też usługami kosmetycznymi), musi zaku­pić kasę fiskalną.

 

Jak VA ma poin­for­mo­wać klienta, że ma dzia­łal­ność nie­re­je­strową?

 

Wystar­czy w umo­wie o współ­pracy zawrzeć infor­ma­cję, że umowa jest pomię­dzy firmą X, z danymi NIP, REGON, adres a Wir­tu­alną Asy­stentką, posłu­gu­jącą się nume­rem PESEL lub serią i nume­rem dowodu oso­bi­stego, lub adres (tak żeby były jesz­cze jakieś dane oprócz imie­nia i nazwi­ska, które pozwolą ziden­ty­fi­ko­wać tą osobę), która pro­wa­dzi dzia­łal­ność nie­re­je­strową. Żeby for­mal­no­ści stało się zadość warto dopi­sać w umo­wie, że to wyko­nawca (VA) zobo­wią­zuje się roz­li­czyć poda­tek docho­dowy z tytułu wyko­ny­wa­nej umowy.

 

Jak VA może wysta­wiać fak­tury na dzia­łal­no­ści nie­re­je­stro­wej?

 

Przy wysta­wianiu fak­tur VA podaje swoje imię, nazwi­sko i adres jako dane sprze­dawcy. Można uspraw­nić pro­ces wysta­wiania fak­tur korzy­stając ze spe­cjal­nych pro­gra­mów, apli­ka­cji, które do 3 czy nawet 10 fak­tur mie­sięcz­nie są bez­płatne. Obecne prze­pisy mówią, że żeby wysta­wić fak­turę nie ma obo­wiązku pro­wa­dze­nia firmy. I taka fak­tura, w któ­rej dane sprze­dawcy to dane osoby fizycz­nej, będzie dla klienta kosz­tem uzy­ska­nia przy­chodu, zakła­da­jąc że przy­służa się uzy­ska­niu przy­chodu, a nie jest usługą dla celów pry­wat­nych.

 

Jak ewi­den­cjo­no­wać przy­chody, żeby w razie kon­troli móc się wybro­nić, że fak­tycz­nie co mie­siąc jej przy­chód był mniej­szy niż „50% kwoty mini­mal­nego wyna­gro­dze­nia”?

 

Trzeba pro­wa­dzić ewi­den­cję przy­cho­dów ze sprze­daży w dowol­nej for­mie. To może być spi­sy­wa­nie nawet w arku­szu kal­ku­la­cyj­nym, w zeszy­cie. Jeśli to są tylko wpływy na konto, to może być wyciąg z konta. I taka ewi­den­cja sprze­daży jest wystar­cza­jąca. Może to być zesta­wie­nie z pro­gramu, w któ­rym wysta­wiane są fak­tury. Trzeba samemu na bie­żąco pil­no­wać wpły­wów na konto, żeby wie­dzieć kiedy próg „50% kwoty mini­mal­nego wyna­gro­dze­nia” zosta­nie prze­kro­czony.

 

Co się dzieje jeśli w jed­nym mie­siącu VA osią­gnie przy­chód więk­szy niż „50% kwoty mini­mal­nego wyna­gro­dze­nia”?

 

Jeśli VA prze­kro­czy ten limit, to ma obo­wią­zek zare­je­stro­wa­nia się w CEIDG w ciągu 7 dni od dnia, w któ­rym limit prze­kro­czyła. To nie jest tak, że prze­kro­czyła limit, to ona już koń­czy swoją dzia­łal­ność nie­re­je­stro­waną i będzie robiła coś innego. Nie. Wtedy ma 7 dni na zare­je­stro­wa­nie się w CEIDG. Czyli droga jest taka: dzia­łal­ność nie­re­je­strowa → prze­kra­cza limit, musi zareje­stro­wać firmę → roz­my­śliła się i nie chce już się zaj­mo­wać VA, świad­czyć usług to zawie­sza lub zamyka firmę. Można firmę zareje­stro­wać i od razu zamknąć, ale trzeba pamię­tać o tym, że póź­niej przez 60 mie­sięcy nie można ponow­nie dzia­łać w ramach dzia­łal­no­ści nie­re­je­stro­wej, bo taki jest waru­nek w usta­wie. Może ewen­tu­al­nie świad­czyć te usługi w ramach umowy o dzieło lub zle­ce­nia, jeśli prze­pisy na to pozwa­lają. Ale załóżmy, że VA na­dal chce dzia­łal­ność pro­wa­dzić więc jej droga może być rów­nież taka: dzia­łal­ność nie­re­je­strowa → prze­kra­cza limit, musi zareje­stro­wać firmę → może skorzy­stać z pół­rocz­nej ulgi na start (przez pierw­sze 6 mie­sięcy nie płaci skła­dek spo­łecz­nych, czyli płaci składkę zdro­wotną) → przez kolejne 2 lata może korzy­stać z ZUS-u pre­fe­ren­cyj­nego (czyli w sumie 2,5 roku mamy sporo niż­szy ZUS) → firma prze­cho­dzi na nor­malny ZUS

 

Czy oprócz tych krucz­ków z ustawy o VAT, są jesz­cze jakieś na które VA powinna zwró­cić uwagę?

 

Jeżeli wir­tu­alna asy­stentka kupuje na potrzeby swo­jej nie­re­je­strowanej dzia­łal­no­ści, na uży­tek komer­cyjny np. domenę, hosting, pro­gram do obsługi mailin­gów, licen­cji na pro­gramy nie­pu­deł­kowe, czyli doko­nuje importu usług według ustawy o VAT i nawet jeśli nie pro­wa­dzi dzia­łal­no­ści gospo­dar­czej, to powinna się zareje­stro­wać do trans­ak­cji wewnątrz­w­spól­no­to­wych i pła­cić od tego VAT w Pol­sce. To nie jest to samo, że sta­jemy się VAT-owcem w Pol­sce. Otrzy­mu­jemy VAT ID i roz­li­czamy import usług z zagra­nicy w Pol­sce. To doty­czy też reklam na Face­bo­oku.

 

 

edit (08-06-2018): Jak "fizycznie" wystawić taką fakturę?

 

Ja polecam FAKTURA XLponieważ ma największy wachlarz usług darmowych, np. 10 faktur miesięcznie. A późniejsze pakiety to też nie jest jakiś ogromny koszt. Ale oczywiście możesz zrobić sobie fakturę w excellu i wysyłać ją klientowi jako pdf. Nic nie stoi na przeszkodzie, ale polecam maksymalną automatyzację swoich działań, żeby uwolnić moce przerobowe i roboczogodziny na zarabianie. :)

 

Wzór faktury i informacje, jakie powinny się na niej znaleźć:

 

 

 

 

 

 

 

 

Sukcesów,

 

 

 

Jeśli interesuje Cię zawód Wirtualnej Asystentki -zapraszam do grupy na FB tylko dla WA :)