13 listopada 2018
Współpraca z wirtualną asystentką jest specyficzna. Osoba ta powinna posiadać
07 listopada 2018
Bardzo częstym pytaniem, które zadają przedsiębiorcy jest “w czym mi
31 października 2018
Jeśli rozliczasz się z klientem na podstawie przepracowanych roboczogodzin, to

Stawiam Ci kawę i ciacho :) 

Jed­nym z czę­sto poja­wia­ją­cych się pytań jest „Czy muszę posia­dać dzia­łal­ność gospo­dar­czą, żeby pra­co­wać jako Wir­tu­alna Asy­stentka?” lub z per­spek­tywy klienta „Jak for­mal­nie mogę współ­pra­co­wać z Wir­tu­alną Asy­stentką?”.

 

Nie wiem, która z form współ­pracy jest naj­lep­sza, czy jedy­nie słuszna, ale nie o tym będzie ten tekst. Oba­wiam się, że nawet doradca finan­sowy nie zna jed­no­znacz­nej odpo­wie­dzi na temat tego czy jest uni­wer­salne, opty­malne roz­wią­za­nie.

 

W poniż­szym arty­kule znaj­dzie­sz pod­su­mo­wa­nie z mojej roz­mowy z nie­sa­mo­witą księ­gową, która nie tylko w święta mówi ludz­kim gło­sem, Anetą Mikul­ską. Aneta pro­wa­dzi biuro rachun­kowe EPMA Aneta Mikulska i współ­pra­cuje zdal­nie z fir­mami z całej Pol­ski i ze świata. Jeśli masz mocne nerwy i nie boisz się oglą­dać robo­czego, naprawdę robo­czego spo­tka­nia, bo ode­rwa­łam Anetę od pracy i sama też nie jestem ani uma­lo­wana i ubrana w wygodny strój do pracy zdal­nej ;) możesz zoba­czyć pełne nagra­nie z roz­mowy.Celowo się do niego nie przy­go­to­wa­łam, żeby prze­oczyć jak naj­mniej oczy­wi­stych oczy­wi­sto­ści. Rozmowa była skie­ro­wana na omó­wie­nie naj­now­szej z moż­li­wo­ści – czyli dzia­łal­no­ści nie­re­je­stro­wej. Jeśli chcesz zagłe­bić się bar­dziej w temat Aneta pole­ciła nam porad­nik prak­tyczny dla począt­ku­ją­cych. A teraz zapra­szam Cię do prze­czy­ta­nia notatki z roz­mowy.

 

Legenda:

VA – Wir­tu­alna Asy­stentka

ZUS – Zakład Ubez­pie­czeń Spo­łecz­nych

US – Urząd Skar­bowy

działalność nierejestrowana = działalność nierejestrowa = działalność nieewidencjonowana

 


 

Osoba zaj­mu­jąca się wir­tu­alną asy­stą może współ­pra­co­wać ze swoim klien­tem na pod­sta­wie:

 

  • Umowa o pracę, umowa o tele­pracę – jest to co prawda zni­komy odse­tek form współ­pracy, ale jed­nak się poja­wia i regu­lują go prze­pisy kodeksu pracy.

 

  • Umowy cywilno-prawne, czyli umowa o dzieło i umowa zle­ce­nie – które z kolei regu­lują prze­pisy kodeksu cywil­nego.

 

Czy jest jakiś spo­sób (oprócz wyko­ny­wa­nia tego jako jedno z zadań dla klienta), żeby VA mogła prze­jąć na sie­bie roz­li­cze­nia z ZUS-em i US w przy­padku umów cywilno – praw­nych?

 

Jeśli wir­tu­alna asy­stentka współ­pra­cuje na umowę cywilno-prawną z firmą (nie ważne czy to DG, Sp. z o. o. czy inna forma prawna), to nie ma takiej opcji. Według prze­pi­sów pol­skich to Zle­ce­nio­dawca (firma), staje się płat­ni­kiem podatku docho­do­wego od osób fizycz­nych. Nawet jeżeli oby­dwoje tak chcą, żeby VA odpro­wa­dzała sama poda­tek, to jeśli VA nie ma dzia­łal­no­ści gospo­dar­czej i nie działa w ramach dzia­łal­no­ści nie­re­je­tro­wa­nej, tylko jest to fak­tycz­nie umowa o dzieło, czy umowa zle­ce­nie, nie ma takiej opcji. Klient wir­tu­al­nej asy­stentki staje się płat­ni­kiem i musi pobrać z jej wyna­gro­dze­nia zaliczkę na poda­tek docho­dowy i ten poda­tek odpro­wa­dzić do urzędu. A potem to musi zostać przez klienta roz­li­czone od strony księ­go­wej – podat­ko­wej, czyli musi być wysta­wiony PIT-11 na koniec roku dla VA jako wyko­nawcy, i PIT-4, czyli zesta­wie­nie wszyst­kich podat­ków za pra­cow­ni­ków, zle­ce­nio­bior­ców czy wyko­naw­ców dzieła. Jeżeli klient to mała firma, to jest to nieco uciąż­liwe, więc wymaga zaan­ga­żo­wa­nia księ­go­wej, bo te dekla­ra­cje nie każdy może wysłać. Na przy­kład gdyby chciała w imie­niu klienta zro­bić to VA, to musi mieć peł­no­moc­nic­two do wysy­ła­nia dekla­ra­cji w imie­niu klienta, albo wysłać to klien­towi, który sam musi sobie wtedy wysłać dekla­ra­cję do urzędu. Dla więk­szych firm to nie ma zna­cze­nia, bo jeśli i tak, i tak mają ludzi zatrud­nio­nych i za nich płacą podatki, to jedna osoba wię­cej czy mniej nie robi róż­nicy.

 

Jedy­nym wyjąt­kiem od tego jest jeśli VA ma pod­pi­saną umowę cywilno – prawną z firmą mającą swoją sie­dzibę poza gra­ni­cami Pol­ski. Wtedy sama odpro­wa­dza poda­tek docho­dowy od umowy cywilno - praw­nej według swo­jej rezy­den­cji podat­ko­wej (czyli tam gdzie mieszka). Od takiej firmy VA nie dosta­nie PIT-u 11.

 

W jaki spo­sób zatem VA może odcią­żyć swo­jego klienta z roz­li­czania ich współ­pracy od strony podat­ków?

 

Jest kilka moż­li­wo­ści, żeby wir­tu­alna asy­stentka mogła odcią­żyć klienta z roz­li­czania zobo­wią­za­nia wobec urzędu skar­bo­wego z ich współ­pracy:

 

  • wysta­wianie fak­tury przez useme czy inku­ba­tory – wtedy klient otrzy­muje od tej firmy fak­turę i ją opłaca i na tym cała obsługa współ­pracy dla klienta się koń­czy. Use­me/ inku­ba­tory roz­li­czają poda­tek docho­dowy, pobie­rają swoją pro­wi­zję i wypła­cają VA wyna­gro­dze­nie w for­mie umowy o dzie­ło/ zle­ce­nia. I na koniec roku VA otrzy­muje PIT-11.

 

  • pro­wa­dze­nie przez VA dzia­łal­no­ści gospo­dar­czej (czy ogól­nie firmy, bo forma prawna jest bez więk­szego zna­cze­nia, to może być spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka jawna itd.) – to jest dość długo w Pol­sce prak­ty­ko­wana forma i wszy­scy jej dzia­ła­nie rozu­mieją. Trzeba zało­żyć dzia­łal­ność, odpro­wa­dzać składki do ZUS-u, odpro­wa­dzać poda­tek, roz­li­czać swoje koszty. Przy współ­pracy VA wysta­wia fak­turę swo­jemu klien­towi (zmie­niły się prze­pisy i nie ma już rachun­ków, są fak­tury VAT i bez VAT). Pod­pi­sy­wana jest umowa o współ­pracy mię­dzy fir­mami.

 

  • dzia­łal­ność nie­re­je­strowa – choć to na początku nie było pewne, bo nie wia­domo było czy świad­cze­nie usług będzie można pro­wa­dzić w for­mie dzia­łal­no­ści nie­re­je­stro­wej, ale poja­wiły się wyja­śnie­nia i jest to moż­liwe, żeby VA pro­wa­dziła dzia­łal­ność nie­re­je­strową. Ale trzeba mieć na uwa­dze, że to są nowe prze­pisy i jesz­cze nie było kon­troli i nie ma ofi­cjal­nych inter­pre­ta­cji, ani tym bar­dziej wyro­ków sądów. Więc jak dzia­ła­nie w ramach dzia­łal­no­ści nie­re­je­stro­wej będzie wyglą­dało za kilka mie­sięcy, czy lat nie wia­domo.

 

Jeśli VA dekla­ruje, że pro­wa­dzi dzia­łal­ność nie­re­je­stro­waną, to klient nie roz­li­cza z tej współ­pracy podatku docho­do­wego, tylko wypłaca VA usta­lone wyna­gro­dze­nie, a VA jako wyko­nawca sama roz­li­cza sobie poda­tek docho­dowy w PIT-cie rocz­nym. Czyli jeśli VA uma­wia się z klien­tem na 1000 zło­tych, to ten 1000 dostaje, a sama obli­cza poda­tek w PIT-cie rocz­nym i sama go płaci. Obli­cza­jąc poda­tek w roz­li­cze­niu rocz­nym, oprócz przy­cho­dów VA powinna brać pod uwagę też koszty uzy­ska­nia przy­chodu (też je sumuje w skali roku), bo je może odli­czyć. Czyli poda­tek obli­cza nie tylko od kwoty przy­chodu, który wypra­co­wała, ale pomniej­sza tę kwotę o koszty uzy­ska­nia przy­chodu (tak jak w dzia­łal­no­ści gospo­dar­czej). Koszty oczy­wi­ście muszą być udo­ku­men­to­wane (muszą być fak­tury doku­men­tu­jące koszty; fak­tura będzie wysta­wiona na imię i nazwi­sko, adres – nie będzie tam NIP-u).

 

Wir­tu­alna asy­stentka musi pamię­tać o limi­cie przy­chodu, czyli „50% kwoty mini­mal­nego wyna­gro­dze­nia, o któ­rym mowa w usta­wie z dnia 10 paździer­nika 2002 r. o mini­mal­nym wyna­gro­dze­niu za pracę” na dzień dzi­siej­szy 1050 zł. Ale do tego limitu liczymy tylko to, co jest w ramach dzia­łal­no­ści nie­re­je­stro­wej, nie liczymy tu docho­dów z umów o pracę czy umowy zle­ce­nie.

 

Z tytułu pro­wa­dze­nia dzia­łal­no­ści nie­re­jer­to­wa­nej VA nie odpro­wa­dza skła­dek do ZUS-u. Nie ma żad­nego limitu cza­so­wego pro­wa­dze­nia dzia­łal­no­ści nie­re­je­stro­wej, więc jeśli nie prze­kra­cza progu docho­do­wego to może świad­czyć swoje usługi w tej for­mie nawet kilka lat lub dopóki się prze­pisy nie zmie­nią i to nie jest dzia­łal­ność, która wymaga kon­ce­sji.

 

Czy VA musi gdzieś zgła­szać, że pro­wa­dzi dzia­łal­ność nie­re­je­strową?

 

Zakła­da­jąc, że nie musi się reje­stro­wać do podatku VAT, to nie musi ni­gdzie zgła­szać. Wbrew pozo­rom trzeba tu rów­nież o VAT-cie pomy­śleć, bo jeśli na przy­kład VA pro­wa­dzi usługi dorad­cze, czy usługi praw­ni­cze to pomimo że ma dzia­łal­ność nie­re­je­strową, nie musi zakła­dać dzia­łal­no­ści w CEIDG, to w prze­pi­sach o VAT jak na razie nic się nie zmie­niło. Pro­wa­dząc dzia­łal­ność nie­re­je­strową VA korzy­sta ze zwol­nie­nia z VAT ze względu na wyso­kość rocz­nego obrotu, więc warto zwró­cić uwagę na prze­pisy o usłu­gach i towa­rach, które wyklu­czają moż­li­wość zwol­nie­nia z VAT. Może to się zmieni, ale na dzień dzi­siej­szy nawet jeżeli wykona jedną usługę dorad­czą w ramach dzia­łal­no­ści nie­re­je­strowanej, to powinna się zareje­stro­wać do podatku VAT. Warto też wie­dzieć o tym, że jeżeli VA współ­pra­cuje z oso­bami fizycz­nymi nie pro­wa­dzącymi dzia­łal­no­ści gospo­dar­czej i nie spełnia warunków do skorzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej (np. zajmuje się też usługami kosmetycznymi), musi zaku­pić kasę fiskalną.

 

Jak VA ma poin­for­mo­wać klienta, że ma dzia­łal­ność nie­re­je­strową?

 

Wystar­czy w umo­wie o współ­pracy zawrzeć infor­ma­cję, że umowa jest pomię­dzy firmą X, z danymi NIP, REGON, adres a Wir­tu­alną Asy­stentką, posłu­gu­jącą się nume­rem PESEL lub serią i nume­rem dowodu oso­bi­stego, lub adres (tak żeby były jesz­cze jakieś dane oprócz imie­nia i nazwi­ska, które pozwolą ziden­ty­fi­ko­wać tą osobę), która pro­wa­dzi dzia­łal­ność nie­re­je­strową. Żeby for­mal­no­ści stało się zadość warto dopi­sać w umo­wie, że to wyko­nawca (VA) zobo­wią­zuje się roz­li­czyć poda­tek docho­dowy z tytułu wyko­ny­wa­nej umowy.

 

Jak VA może wysta­wiać fak­tury na dzia­łal­no­ści nie­re­je­stro­wej?

 

Przy wysta­wianiu fak­tur VA podaje swoje imię, nazwi­sko i adres jako dane sprze­dawcy. Można uspraw­nić pro­ces wysta­wiania fak­tur korzy­stając ze spe­cjal­nych pro­gra­mów, apli­ka­cji, które do 3 czy nawet 10 fak­tur mie­sięcz­nie są bez­płatne. Obecne prze­pisy mówią, że żeby wysta­wić fak­turę nie ma obo­wiązku pro­wa­dze­nia firmy. I taka fak­tura, w któ­rej dane sprze­dawcy to dane osoby fizycz­nej, będzie dla klienta kosz­tem uzy­ska­nia przy­chodu, zakła­da­jąc że przy­służa się uzy­ska­niu przy­chodu, a nie jest usługą dla celów pry­wat­nych.

 

Jak ewi­den­cjo­no­wać przy­chody, żeby w razie kon­troli móc się wybro­nić, że fak­tycz­nie co mie­siąc jej przy­chód był mniej­szy niż „50% kwoty mini­mal­nego wyna­gro­dze­nia”?

 

Trzeba pro­wa­dzić ewi­den­cję przy­cho­dów ze sprze­daży w dowol­nej for­mie. To może być spi­sy­wa­nie nawet w arku­szu kal­ku­la­cyj­nym, w zeszy­cie. Jeśli to są tylko wpływy na konto, to może być wyciąg z konta. I taka ewi­den­cja sprze­daży jest wystar­cza­jąca. Może to być zesta­wie­nie z pro­gramu, w któ­rym wysta­wiane są fak­tury. Trzeba samemu na bie­żąco pil­no­wać wpły­wów na konto, żeby wie­dzieć kiedy próg „50% kwoty mini­mal­nego wyna­gro­dze­nia” zosta­nie prze­kro­czony.

 

Co się dzieje jeśli w jed­nym mie­siącu VA osią­gnie przy­chód więk­szy niż „50% kwoty mini­mal­nego wyna­gro­dze­nia”?

 

Jeśli VA prze­kro­czy ten limit, to ma obo­wią­zek zare­je­stro­wa­nia się w CEIDG w ciągu 7 dni od dnia, w któ­rym limit prze­kro­czyła. To nie jest tak, że prze­kro­czyła limit, to ona już koń­czy swoją dzia­łal­ność nie­re­je­stro­waną i będzie robiła coś innego. Nie. Wtedy ma 7 dni na zare­je­stro­wa­nie się w CEIDG. Czyli droga jest taka: dzia­łal­ność nie­re­je­strowa → prze­kra­cza limit, musi zareje­stro­wać firmę → roz­my­śliła się i nie chce już się zaj­mo­wać VA, świad­czyć usług to zawie­sza lub zamyka firmę. Można firmę zareje­stro­wać i od razu zamknąć, ale trzeba pamię­tać o tym, że póź­niej przez 60 mie­sięcy nie można ponow­nie dzia­łać w ramach dzia­łal­no­ści nie­re­je­stro­wej, bo taki jest waru­nek w usta­wie. Może ewen­tu­al­nie świad­czyć te usługi w ramach umowy o dzieło lub zle­ce­nia, jeśli prze­pisy na to pozwa­lają. Ale załóżmy, że VA na­dal chce dzia­łal­ność pro­wa­dzić więc jej droga może być rów­nież taka: dzia­łal­ność nie­re­je­strowa → prze­kra­cza limit, musi zareje­stro­wać firmę → może skorzy­stać z pół­rocz­nej ulgi na start (przez pierw­sze 6 mie­sięcy nie płaci skła­dek spo­łecz­nych, czyli płaci składkę zdro­wotną) → przez kolejne 2 lata może korzy­stać z ZUS-u pre­fe­ren­cyj­nego (czyli w sumie 2,5 roku mamy sporo niż­szy ZUS) → firma prze­cho­dzi na nor­malny ZUS

 

Czy oprócz tych krucz­ków z ustawy o VAT, są jesz­cze jakieś na które VA powinna zwró­cić uwagę?

 

Jeżeli wir­tu­alna asy­stentka kupuje na potrzeby swo­jej nie­re­je­strowanej dzia­łal­no­ści, na uży­tek komer­cyjny np. domenę, hosting, pro­gram do obsługi mailin­gów, licen­cji na pro­gramy nie­pu­deł­kowe, czyli doko­nuje importu usług według ustawy o VAT i nawet jeśli nie pro­wa­dzi dzia­łal­no­ści gospo­dar­czej, to powinna się zareje­stro­wać do trans­ak­cji wewnątrz­w­spól­no­to­wych i pła­cić od tego VAT w Pol­sce. To nie jest to samo, że sta­jemy się VAT-owcem w Pol­sce. Otrzy­mu­jemy VAT ID i roz­li­czamy import usług z zagra­nicy w Pol­sce. To doty­czy też reklam na Face­bo­oku.

 

 

 

edit (08-06-2018): Jak "fizycznie" wystawić taką fakturę?

 

Ja polecam FAKTURA XLponieważ ma największy wachlarz usług darmowych, np. 10 faktur miesięcznie. A późniejsze pakiety to też nie jest jakiś ogromny koszt. Ale oczywiście możesz zrobić sobie fakturę w excellu i wysyłać ją klientowi jako pdf. Nic nie stoi na przeszkodzie, ale polecam maksymalną automatyzację swoich działań, żeby uwolnić moce przerobowe i roboczogodziny na zarabianie. :)

 

Wzór faktury i informacje, jakie powinny się na niej znaleźć:

 

 

 

 

 

 

Dziękuję za Twój czas,

 

Ela Nieradko

 

 

Napisz do mnie, jeśli potrzebujesz wsparcia.

 

 

 

Jeśli rozważasz pierwszą współpracę z wirtualną asystentką lub masz już doświadczenia w takiej współpracy, ale chcesz z niej jeszcze efektywniej korzystać, zapraszam Cię do grupy dla przedsiębiorców, w której spotkasz się z osobami o podobnych wyzwaniach. 

 

Jakie są możliwe formy współpracy KLIENT - WIRTUALNA ASYSTENTKA z omówieniem działalności nierejestrowej

25 maja 2018

STREFA KLIENTA