13 listopada 2018
Współpraca z wirtualną asystentką jest specyficzna. Osoba ta powinna posiadać
07 listopada 2018
Bardzo częstym pytaniem, które zadają przedsiębiorcy jest “w czym mi
31 października 2018
Jeśli rozliczasz się z klientem na podstawie przepracowanych roboczogodzin, to

Stawiam Ci kawę i ciacho :) 

Czym zaj­muje się Wir­tu­alna Asy­stentka?

 

To jest pyta­nie, które naj­czę­ściej sły­szę od osób pro­wa­dzą­cych swoje firmy, czy ogól­nie pro­wa­dzą­cych pro­jekty komer­cyjne.

 

Zasad­ni­czo odpo­wiedź jest pro­sta: Wir­tu­alna Asy­stentka, to asy­stentka, która pra­cuje zdal­nie, poza sie­dzibą firmy i która – naj­czę­ściej – jest asy­stentką dla wię­cej niż jednej oso­by/ firmy.

 

 

Kie­dyś mia­łam taką roz­mowę:

 

 - Gdzie pracujesz?

 - Jestem Wirtualną Asystentką.

 - Jak jesteś wirtualna, to Cię nie widać :)

 

 

I na tym to co pro­ste się koń­czy i zaczy­nają się schody. Dla­czego?

 

Zacznę od tego czym zaj­muje się asy­stentka sta­cjo­narna, czyli taka, która pra­cuje w sie­dzi­bie firmy swo­jego praco­dawcy. Zakres jej obo­wiąz­ków jest bar­dzo zróż­ni­co­wany, od przyj­mo­wa­nia inte­re­san­tów, odbie­ra­nie i przełącza­nia roz­mów, pisa­nia pro­to­ko­łów ze spo­tkań. Poprzez zarzą­dza­nie całym biu­rem firmy, czyli asy­stentka jest office mana­ge­rem, takim spi­na­czem. Koor­dy­na­to­rem, który roz­daje zada­nia, pil­nuje żeby wszy­scy zro­bili swoje zada­nia w ter­mi­nie. Jest łącz­ni­kiem pomię­dzy dzia­łami fir­my/ pra­cow­nikami – prze­ka­zuje doku­menty, informuje zarząd o potrzeb­nych decy­zjach cząst­ko­wych i pil­nuje, żeby te decy­zje zostały pod­jęte, a potem je przeka­zuje wła­ści­wej komór­ce­/o­so­bie w fir­mie.

 

Na to czy jest asy­stentką zaj­mującą się stan­dar­do­wymi zada­niami sta­wia­nymi przed tym sta­no­wi­skiem, czy menadże­rem biura wpły­wają jej umie­jęt­no­ści prak­tyczne, tj. takie, które można wyko­nać przy wyko­ny­wa­niu konkret­nych zadań oraz umie­jęt­no­ści mięk­kie, komu­ni­ka­cyjne. Mają tu wpływ też czyn­niki subiek­tyw­nie nie­za­leżne (subiek­tyw­nie, ponie­waż dla każ­dego będą one inne), czyli:

  • jakiej wiel­ko­ści jest firma,

  • jak duża jest miej­sco­wość, w któ­rej firma ma sie­dzibę (w więk­szych aglo­me­ra­cjach jest więk­sza szansa na zna­le­zie­nie firmy, która potrze­buje office mana­gera)

  • od świa­do­mo­ści pra­co­dawcy, jak można wyko­rzy­stać poten­cjał pra­cow­nika na sta­no­wi­sku asy­stentki.

 

 

 

W świe­cie wir­tu­al­nym to czy wir­tu­alna asty­stentka będzie wyko­ny­wała stan­dar­dowe zada­nia asy­stenk­cie, czy zarzą­dzała back offi­ce’m firmy klienta, czy nawet samo­dziel­nie wyko­ny­wała spe­cja­li­styczne zada­nia, albo pro­wa­dziła pro­jekty (bo w tym kie­runku rów­nież czę­sto roz­wija się zawo­dowo osoba zaj­mu­jąca się wir­tu­alną asy­stą), zależy od jej umie­jęt­no­ści tech­nicz­nych – czyli wie­dzy, obsługi pro­gra­mów i tak dalej, umie­jęt­no­ści sprze­daży swojej wiedzy i od świa­do­mo­ści part­ne­ra/ klien­ta/ pra­co­dawcy, jak można wyko­rzy­stać poten­cjał danej osoby.

 

Jakie zatem możesz spo­tkać syl­wetki asy­stentki w świe­cie wir­tu­al­nym?

 

Wir­tu­alna Asy­stentka (VA) – odpo­wiada za kon­kretne zada­nia, które do niej są dele­go­wane i które póź­niej wracają do wery­fi­ka­cji osoby zle­ca­ją­cej (naj­czę­ściej klienta). Nie ma żad­nego lub ma mini­malny wpływ na roz­wój firmy, z którą współpra­cuje. Robi swoje zada­nia, oddaje je i na tym jej rola się koń­czy. Jest zależna z pracą od osoby decy­zyj­nej (klienta) np. jej zada­niem jest wysta­wie­nie fak­tur, ale musi cze­kać, aż ktoś inny spraw­dzi czy pie­nią­dze fak­tycz­nie wpły­nęły. Jej klien­tami są osoby, które nie korzy­stają w pełni z umie­jęt­no­ści dele­go­wa­nia i na takich klien­tów jest nakie­ro­wana. To osoba, która ma wiele umie­jęt­no­ści pozwa­la­ją­cych na wyko­ny­wa­nie zadań, róż­nych zadań w spo­sób zado­wa­la­jący, ale nie eks­percki.

 

Wir­tu­alna Asy­stentka + Ekspert w jed­nej/ dwóch dzie­dzi­nach – to wir­tu­alna asy­stentka, którą można opi­sać jak wyżej, ale w jed­nej/ dwóch dzie­dzi­nach jest eks­pertką i w tym zakre­sie jej wspar­cie ma bar­dzo wysoki poziom, a pozo­stałe zada­nia wyko­nuje w spo­sób zado­wa­la­jący, na pozio­mie asy­stenc­kim. Przy­kład: jest specjalistką w rese­archu, ale potrafi też wysta­wiać fak­tury, zaj­mo­wać się obsługą posprze­da­żową, obsłu­gi­wać kam­pa­nie mar­ke­tin­gowe – jed­nak to rese­arch jest jej naj­moc­niej­szą umie­jęt­no­ścią, pozo­stałe zada­nia wyko­nuje w stop­niu zado­wa­la­jącym.

 

Vir­tual Office Mana­ger, Wir­tu­alny Mena­dżer Biu­ra/ Firmy (VOM) – to osoba, która dla swo­jego klienta wyko­nuje zada­nia, ma przy­pi­saną do sie­bie odpo­wie­dzial­ność za te zada­nia – naj­czę­ściej są one cykliczne, czyli powta­rzają się raz w mie­siącu (np. wery­fi­ka­cja dostę­pów dla kur­san­tów), raz na kwar­tał (np. dostar­cze­nie fak­tur do księ­go­wej), roczne (np. dopil­no­wa­nie ter­minu roz­li­cze­nia rocz­nego). To ona ma pamię­tać o ter­mi­nach i angażuje klienta wyłącz­nie, gdy napo­tka pro­blem, z któ­rym sobie nie radzi lub prze­ka­zuje raport z wyko­na­nych zadań, żeby się nie nie­po­koił czy wszystko jest we wła­ści­wym cza­sie. Jej działką, czę­ścią dzia­łań firmy za którą jest odpo­wie­dzialna może być rów­nież obsługa klienta, wspar­cie sprze­daży, czu­wa­nie nad pra­wi­dło­wym dzia­ła­niem skle­pu/ strony inter­ne­to­wej/ sys­temu mailin­go­wego i w przy­padku błę­dów zgła­sza­nie ich do odpo­wied­niego supportu. Ma ona wszyst­kie, nie­zbędne do wyko­ny­wa­nia zadań za które jest odpo­wie­dzialna, upraw­nie­nia i dostępy. Ma dostęp do banku, ponie­waż bez spraw­dze­nia płat­no­ści nie wie kogo usu­nąć z kursu. Ma dostęp do paneli admi­ni­stra­cyj­nych apli­ka­cji nad któ­rych dzia­ła­niem czuwa, bo bez nich nie może spraw­dzić czy pro­blem (zgło­szony przez użyt­kow­nika) fak­tycz­nie ist­nieje, czy też użyt­kow­nik potrze­buje wspar­cia i instruk­tażu. Jest przed­sta­wiona podwy­ko­naw­com jako osoba, która ma odpo­wied­nie upraw­nie­nia, żeby w imie­niu klienta zle­cać im zada­nia, czy zgła­szać błędy. Anga­żuje swo­jego zle­ce­nio­dawcę w momen­cie prze­ka­zy­wa­nia rapor­tów z wyko­na­nych prac, zgła­sza­nia błę­dów, które są poza jej zasię­giem decy­zyj­nym. Jest nie­zbędna w trak­cie oma­wia­nia pla­nów na roz­wój. Może zgła­szać swoje uwagi i pro­po­no­wać roz­wią­za­nia. Bycie VOM nie wyklu­cza się z byciem spe­cja­li­stą w jakiejś dzie­dzi­nie, czy wyko­ny­wa­niem dla kogoś innego zadań VA. Ale z doświad­cze­nia wiem, że jak ktoś już zaczął być VOM to trudno jest men­tal­nie wró­cić do bycia VA. 

 

Zawód wir­tu­al­nej asy­stentki ewo­lu­ował rów­nież w kie­runku samo­dziel­nego pro­wa­dze­nia pro­jek­tów, dla­tego kolejna syl­wetka to Vir­tual Pro­ject Mana­ger – Wir­tu­alny Mena­dżer Pro­jek­tów (VPM). VPM koor­dy­nują konkretne pro­jekty, któ­rymi się zaj­mują i są odpo­wie­dzialne za dopro­wa­dze­nie ich do końca, czyli np. wdro­że­nia roz­wią­za­nia w fir­mie, wpro­wa­dze­nie na rynek nowego kursu, czy zba­da­nie moż­li­wo­ści i zain­te­re­so­wa­nia klien­tów na pro­dukt klienta w kon­kret­nym rejo­nie Pol­ski lub świata. Mogą mieć jed­nego klienta, dla któ­rego pro­wa­dzą kilka pro­jek­tów, lub kilku klien­tów i dla każ­dego pro­wa­dzą po jed­nym pro­jek­cie. Korzy­stają ze wspar­cia klienta, jego pra­cow­ni­ków i podwy­ko­naw­ców, albo mają swój zespół.

 

Pani Elu, czym się Pani zaj­muje?

 

Do mnie naj­czę­ściej zgła­szają się osoby potrze­bu­jące:

  • VOM – kom­plek­so­wego wspar­cia i sta­łego odcią­że­nia ich z kon­kret­nych czyn­no­ści, np. spraw finan­sowo-księgo­wych, mimo że korzy­stają ze wspar­cia księ­go­wej, jed­nak zaj­mo­wa­nie się papie­ro­lo­gią i dostar­cza­niem doku­men­tów jest dla nich zbyt męczące lub zbyt­nio odciąga od reali­za­cji zadań głów­nych,

  • VPM – potrze­bu­jący popro­wa­dze­nia kon­kret­nych dzia­łań jed­no­ra­zowo – np. zba­da­nia moż­li­wo­ści sprze­daży ich pro­duktu w okre­ślo­nym rejo­nie, sko­or­dy­no­wa­nia wpro­wa­dze­nia na rynek nowego kursu, sko­or­dy­no­wa­nia i uru­cho­mie­nia szko­leń otwar­tych.

 

 

W grupie na FB, którą współprowadzę, organizujemy cykliczne spotkania - telekonferencje - w których rozmawiamy o wirtualnej asyście pod kątem tematów, które podają nam osoby zastanawiające się nad współpracą z VA. Serdecznie zapraszam: Wirtualna Asystentka - grupa dla osób chcących rozpocząć współpracę z VA

Uprzedzam - zatwierdzamy tylko zgłoszenia osób, które wypełniły ankietę.

 

Zapraszam do obejrzenia nagrania: "Jakie obowiązki może przejąć wirtualna asystentka?"

 

Możesz też posłuchać w wersji audio.

 

 

 

Dziękuję za Twój czas,

 

Ela Nieradko

 

 

Napisz do mnie, jeśli potrzebujesz wsparcia.

 

 

 

Jeśli rozważasz pierwszą współpracę z wirtualną asystentką lub masz już doświadczenia w takiej współpracy, ale chcesz z niej jeszcze efektywniej korzystać, zapraszam Cię do grupy dla przedsiębiorców, w której spotkasz się z osobami o podobnych wyzwaniach. 

 

Czym zajmuje się Wirtualna Asystentka? Pani Elu, czym się Pani zajmuje?

14 maja 2018

STREFA KLIENTA