W pracy wirtualnej asystentki często spotykam się z wymogiem wystawiania faktur, jako elementem niezbędnym zleceniodawcy przy nawiązaniu współpracy z wirtualną asystentką. Wcale się temu nie dziwię, ponieważ nawet współpraca na podstawie umów o dzieło z wirtualną asystentką pociąga za sobą dodatkową papierologię dla zleceniodawcy. Czyli szereg kolejnych czynności i obowiązków, których osoba decydująca się na współpracę z VA ma i tak nadmiar. Jednak nie każdej wirtualnej asystentce, czy freelancerowi, szczególnie na początku drogi zawodowej, opłaca się zakładać firmę i ponosić koszty związane z jej prowadzeniem. Oczywiście zawsze można skorzystać też z oferty inkubatorów przedsiębiorczości. Jednak to też wiąże się ze stałym, comiesięcznym kosztem w okolicach 300 zł netto.

 

Rozwiązaniem może być skorzystanie z usług useme.eu. O działalności firmy krążą różne opinie. Nikogo nie chcę tym artykułem ani namawiać do skorzystania z ich oferty, ani też zniechęcić do korzystania z niej. Artykuł powstaje w odpowiedzi na coraz częstsze pytania jak wygląda wystawianie faktury przez useme.eu, jakie kwotą kwotę będzie miał do zapłacenia zleceniodawca, a ile będzie mógł wypłacić zleceniobiorca. Na pytanie jak fizycznie wygląda faktura wysyłana do zleceniodawcy, jak wygląda umowa zleceniobiorcy, odpowiedzieli już sami pracownicy useme. Odpowiedzieli również na pytanie o podstawy prawne i dlaczego „wystaw fakturę bez firmy”, to tylko hasło marketingowe.

 


 

A teraz więcej o samych etapach wystawiania faktury:

 

  1. Pierwszym etapem jest założenie konta w serwisie i przejście weryfikacji danych. A następnie zalogowanie się do swojego konta.

  2. Kiedy już jesteś zalogowany i chcesz wystawić fakturę należy wybrać z górnego menu  "WYSTAW FAKTURĘ BEZ FIRMY" (pomiędzy "moje konto" a "znajdź zlecenie") 

  3. Zostaniesz przekierowany do formularza składającego się z 3 kroków. Pierwszy krok to określenie czego dotyczy umowa, jaka jest wartość Twojej faktury i ile z tego będziesz mógł sobie wypłacić, ile będzie miał do zapłaty zleceniodawca, czy chcesz przekazać prawa autorskie do swojej pracy, jaki jest termin płatności faktury.                            

  4. Uzupełniając tytuł pamiętaj, że będzie to informacja, która pojawi się na oficjalnych dokumentach tj. fakturze proforma, a potem właściwej fakturze sprzedażowej, dokumencie potwierdzającym wykonanie i oddanie przez ciebie dzieła i na protokole przekazania praw autorskich, jeśli je przekazujesz.                                                     Możesz wybrać kategorię prac spośród dostępnych w rozwijanym menu:                                      

  5. Następnie masz możliwość określić czy Twoja praca będzie oddawana i rozliczana etapami oraz czy przenosisz prawa autorskie na swojego zleceniodawcę. W jakiej walucie wystawiasz fakturę, Wpisujesz kwotę, na którą umówiłeś się ze zleceniodawcą i określasz termin płatności faktury.

  6. Pamiętaj, że jako pierwsza do twojego klienta zostanie wysłana faktura proforma. Dopiero po jej opłaceniu zleceniodawca otrzyma fakturę sprzedażową i od momentu zaksięgowania wpłaty rozpoczyna się czas trwania umowy. Zgodnie z regulaminem termin płatności faktury, który ustawiałeś wyżej, jest jednocześnie czasem, w którym deklarujesz oddanie wyników swojej pracy.

  7. Ponieważ pojawiają się pytania o to, skąd wiadomo ile będę mógł sobie wypłacić lub jaką kwotę do zapłaty otrzyma mój zleceniodawca, ponizej pokazuję symulację dla kwoty 1000 PLN netto.                     

  8. Jak widzisz już w pierwszym kroku widzisz zarówno ile zarobisz, jak i ile będzie miał do zapłaty twój klient. Zatem jeśli umówiłeś się z nim na kwotę brutto na fakturze, możesz samodzielnie ustawić właściwą kwotę netto, bez zbędnych wyliczeń i gimnastyki rachunkowej. (zmieniając tylko wartość "kwota netto na fakturze dla zleceniodawcy").

  9. Po ustaleniu terminu płatności przechodzisz do drugiego kroku, w którym podajesz dane swojego klienta. Na początek jesteś proszony o podanie tylko adresu mailowego zleceniodawcy:                      

  10. Następnie system weryfikuje czy posiada już ten adres mailowy w swojej bazie. Jeśli adres mailowy jest już w bazie, przechodzisz od razu do kroku trzeciego. Ale jeśli go nie ma, pojawi ci się formularz, w którym będziesz mógł wybrać czy twój zleceniodawca to osoba fizyczna, czy firma i zostaniesz poproszony o podanie podanie jego danych.                           

  11. Jeśli twój klient nie ma konta w useme.eu wcale nie musi go zakładać. Za każdym razem, kiedy będzie otrzymywał od kogoś fakturę, otrzyma również link z prośbą o sprawdzenie swoich danych. Jeśli cokolwiek nie będzie się zgadzało, może je poprawić również bez konieczności zakładania konta. System zapamiętuje adres mailowy i przypisaną do niego firmę (dane), nawet jeśli właściciel nie zakład konta w serwisie, więc gdy kolejnym razem będziesz chciał wystawić fakturę tej samej firmie nie będzie konieczności ponownego wpisywania danych. 

  12. I w ten sposób dobrnęliśmy już do kroku trzeciego. 

  13. Jeżeli masz już wyniki swojej pracy, możesz je wgrać jako plik. "Akceptacja pracy przez wpłatę" oznacza tyle, że jeśli twój klient opłaci proformę i ty dostarczysz wyniki swojej pracy, to nie będziesz czekał aż zleceniodawca dokona odbioru dzieła (tj. zaloguje się do serwisu i odfajkuje akceptację). 

  14. Zostało już tylko wysłać formularz. Po jego wysłaniu, twoja faktura trafia do oceny administratora pod względem zgodności z regulaminem. Jeśli zostanie zaakceptowana, to twój zleceniodawca otrzyma wiadomość z fakturą proforma i linkiem do oferty, zaś ty otrzymasz wiadomość z informacją o akceptacji twojej oferty i protokół przekazania praw autorskich, jeśli je zaznaczyłeś.

  15. Na jakim etapie jest akceptacja twojej faktury możesz sprawdzić przechodząc w "moje konto" --> "wysłane faktury" (lub po lewej stronie na szarym tle "moje umowy")                       

  16. useme.eu zawsze przypomina, jeśli o czymś zapomniałeś, tak jak niżej o dosłaniu podpisanego protokołu przekazania praw autorskich:             

  17. Po zaakceptowaniu twojej pracy przez zleceniodawcę wynagrodzenie otrzymujesz w ciągu maksymalnie 7 dni. A z mojego doświadczenia wynika, że jest to nie więcej niż 2 dni robocze :) 

  18. Za pomoc w wystawianiu faktury useme.eu pobiera od wystawiającego fakturę (i tylko od niego) prowizję --> 5% wartości netto faktury.

 

 

Masz pytania? A może chcesz spróbować, ale się wahasz? Napisz do mnie, dam Ci pierwszą fakturę bez prowizji useme.

Elżbieta Nieradko
Czy można wystawić fakturę bez posiadania firmy
07 grudnia 2016