13 listopada 2018
Współpraca z wirtualną asystentką jest specyficzna. Osoba ta powinna posiadać
07 listopada 2018
Bardzo częstym pytaniem, które zadają przedsiębiorcy jest “w czym mi
31 października 2018
Jeśli rozliczasz się z klientem na podstawie przepracowanych roboczogodzin, to

Stawiam Ci kawę i ciacho :) 

Współpraca z wirtualną asystentką jest specyficzna. Osoba ta powinna posiadać umiejętności praktyczne, które są potrzebne do wykonywania zadań. Jednak to nie wszystko. Jakość współpracy znacznie poprawnia wzajemne zrozumienie i możliwość sprawnej wymiany informacji. O ile na wzajemne zrozumienie raczej wpływu nie mamy - albo nadajemy na podobnych falach, albo nie. O tyle na szybkość reakcji już tak. 

 

Dlatego przygotowałam listę jedenastu pytań dotyczących organizacji współpracy zdalnej, które warto zadać szczególnie swojej przyszłej prawej ręce (umieściłam też swoje odpowiedzi na nie, żebyś mógł zobaczyć dlaczego uważam je za istotne ze względów organizacyjnych):

 

 

1. W jakich godzinach jesteś dostępna?

Zadania wykonuję w godzinach 9 - 15, w dni robocze. W tych godzinach jestem przy komputerze. Pod telefon lub przez inny, ustalony, kanał komunikacji jestem dostępna 8 - 18. Jednak po 15 nie gwarantuję, że będę miała komputer pod ręką, żeby od ręki wykonać dla Ciebie zadanie. Za to bez problemu mogę rozmawiać i przekazać wyniki wykonanych prac, czy omówić szczegóły nowych zadań.

 

2. Czy pracujesz w weekendy?

Nie.  

 

3. Na ile wcześniej masz dostać zadanie, żebyś mogła je zrealizować w kolejnym dniu roboczym?

Grafik na kolejny dzień planuję i weryfikuję po godzinie 18.. Zatem jeśli prześlesz mi zadania do godziny 18 i nie zajmują one łącznie więcej niż jedną roboczogodzinę, to zrealizuję je w kolejnym dniu roboczym. Jeśli objętościowo są to większe zadania — w kolejnym dniu roboczym podam Ci propozycję terminu realizacji.

W przypadku zadań cyklicznych (np. w każdy piątek mamy wideokonferencję) - zapisuję je w grafiku odpowiednio wcześniej.

Jeśli zadanie cykliczne wypada w weekend — za każdym razem piszę Ci czy mogę/ nie mogę się nim zająć.

4. Nigdy nikogo nie zatrudniałem, nie delegowałem. Nie wiem, jak moglibyśmy zorganizować współpracę. Czy możesz mi w tym pomóc?

Oczywiście. Mam doświadczenie w organizowaniu współpracy z klientami od przysłowiowego „zera”. Mam sprawdzone metody współpracy i mogę Ci je zaproponować. Spośród różnych możliwości, wspólnie wybierzemy taką drogę, która będzie dla Ciebie najwygodniejsza i najmniej angażująca, a jednocześnie pozwoli na szybszy rozwój Twojego biznesu.

 

5. Czym się różni usługa office managera od project managera?

Office manager, to osoba, która zarządza zespołem w firmie klienta oraz zajmuje się zapleczem administracyjnym. W Twoim imieniu kontaktuje się z klientami, podwykonawcami czy innymi pracownikami. Pilnuje terminów w prowadzonych projektach, zgłasza uwagi, dba o prawidłowy obieg informacji. Office manager, w przeciwieństwie do project managera, nie rozpisuje projektów, nie dzieli ich na zadania, nie ustala punktów kontrolnych, nie weryfikuje jakości oddanej pracy i jego zgodności z założeniami projektu, nie oblicza rentowności projektów.

6. Z jakich programów korzystasz?

Programy, z których korzystam, wybierają klienci.

Miałam okazję pracować na między innymi na:

  • CRM-y, czyli zarządzanie relacjami z klientami — Insightly, vTiger

  • współpraca w zespole zdalnym — aplikacje Google Drive

  • zarządzanie projektami — Asana

  • systemy do mailingów — Active Campaign, Mail Chimp, Getresponce

  • CMS-y, czyli zarządzanie treścią stron internetowychCMS-y — WordPress, Sqarespace, WebWave

  • sklepy internetowe — WooCommerce, PrestaShop

  • obróbka audio — AudaCity, Auphonic

  • obróbka wideo — VSDC Video Editor,

  • obróbka grafiki — Canva, Crello, GIPM

 

7. Co, jeśli nie znasz programów, na których ja pracuję?

Uczę się ich. Jeśli są to programy ogólnodostępne, to nie liczę czasu, który poświęcam na naukę, ponieważ prawdopodobieństwo, że ta wiedza przyda mi się we współpracy z inną firmą, jest dość wysokie. Jeśli to program tworzony pod Twoje potrzeby, czas na naukę doliczam do czasu pracy-mało prawdopodobne, żeby inny klient z niego korzystał. Jednak większość programów ma bardzo podobną zasadę działania, więc przyzwyczajenie się do Twojego może być porównywalne do zmiany samochodu-chwilę zajmuje wyczucie silnika ;) Choć zdarzają się aplikacje wymagające większej uwagi-jak przy zmianie samochodu z manualnej na automatyczną skrzynię biegów.

 

8. Co, jeśli coś, co ja robię w godzinę, a Ty to robisz dłużej?

Pierwszy miesiąc to okres próbny, w którego trakcie poznajemy się nawzajem, ustalamy kanały komunikacji, układamy współpracę. To okres, w którym z racji nowej relacji pewne procesy przebiegają wolniej. Przewidując to, w tym okresie uwzględniłem niższą stawkę. Szczegóły wyceny są ustalane indywidualnie i znajdziesz je w podsumowaniu mailowym z naszych rozmów. Jeśli jednak Ty jesteś w czymś specjalistą i wiesz, że ja w tym zakresie specjalistką nie jestem, nie oczekuj ode mnie efektywności na poziomie specjalisty. Wykonaj zadanie sam lub znajdźmy specjalistę, który zajmie się tym zadaniem na Twoim poziomie.

9. Czego potrzebujesz do rozpoczęcia współpracy?

Danych do faktury :) Po opłaceniu faktury zarezerwuję czas na wsparcie Twoich działań. Najczęściej potrzebuję też adresu mailowego w domenie oraz dostępów (loginów i haseł), do programów, na których mam pracować — jeśli tego będą wymagały zadania do wykonania.

10. Skąd mogę mieć pewność, że dane mojej firmy i moich klientów nie wyciekną na zewnątrz?

Po opłaceniu pierwszej faktury przesyłam Ci sany podpisanych przeze mnie Klauzulę Poufności i Umowę Powierzenia Danych Osobowych. Posiadam własne wzory tych dokumentów, które wcześniej podsyłam Ci do weryfikacji i omówienia. Jak najbardziej wskazane jest dostosowanie treści dokumentów do naszych ustaleń. Jeśli jednak nie masz przestrzeni na zajęcie się tym przed rozpoczęciem współpracy, podsyłam scany podpisanych dokumentów, żeby spełnić wymogi formalne obecnego ustawodawstwa i nie narażać Cię na nieprzyjemnie konsekwencje ich zaniechania.

 

11.Czy wystawiasz faktury?

Tak, wystawiam faktury VAT.

 

 

 

 

 

W grupie na FB, którą współprowadzę, organizujemy cykliczne spotkania - telekonferencje - w których rozmawiamy o wirtualnej asyście pod kątem tematów, które podają nam osoby zastanawiające się nad współpracą z VA. Serdecznie zapraszam: Wirtualna Asystentka - grupa dla osób chcących rozpocząć współpracę z VA

Uprzedzam - zatwierdzamy tylko zgłoszenia osób, które wypełniły ankietę.

 

 

Dziękuję za Twój czas,

 

Ela Nieradko

 

 

Napisz do mnie, jeśli potrzebujesz wsparcia.

 

 

 

 

11 pytań, które warto zadać wirtualnej asystentce (i moje odpowiedzi na nie)

13 listopada 2018

STREFA KLIENTA